Koszty w firmie – 11 tipsów jak obniżyć koszty prowadzenia firmy

tips

Im większa firma, tym więcej okazji do obniżenia kosztów. Koszty w firmie bardzo łatwo obniżyć. Nie myl jednak obniżania kosztów z oszczędzaniem na jakości oferowanych produktów!

Choć moją księgowość prowadzi zewnętrzna firma, to nie zwalnia mnie to z obowiązku prowadzenia własnej rachunkowości. Jeśli chcę zaoszczędzić, to muszę wiedzieć jak kształtują się koszty w firmie na przestrzeni danego okresu. Muszę znać stany liczników w poszczególnych miesiącach i interesować się sposobami na oszczędzanie. Księgowa nie zadzwoni za mnie do hurtowni i nie będzie negocjowała lepszej oferty.

1. Jak negocjować umowę na wynajem lokalu?

Podpisywanie umowy na wynajem lokalu to najlepsza okazja, aby obniżyć koszty prowadzenia firmy już na samym początku. Mnie udało się utargować zwolnienie z czynszu za pierwszy miesiąc, dzięki czemu miałem czas na remont lokalu. W miesiącach gdy obrót jest niższy, również możesz poprosić o zniżkę i aneks do umowy. Z uwagi na brak ogródka, a co za tym idzie niższe przychody w lecie, udało mi się wynegocjować niższy czynsz – obniżyłem koszty o prawie 1300zł.

Gdy kupujesz do lokalu jakiś sprzęt trwały (na przykład drzwi wejściowe, klimatyzację) lub podniesiesz jego standard, to ubiegaj się o obniżenie czynszu lub dofinansowanie inwestycji. Właściciel to też człowiek, jeśli jesteś w porządku w stosunku do niego, to zawsze możesz coś ugrać. Zanim podpiszesz umowę przeczytaj artykuł o tym, jakich błędów uniknąć przy umowie najmu lokalu.

2. Bezpłatne konto firmowe

Drugą sprawą, którą musisz mieć podczas otwarcia i prowadzenia działalności jest konto firmowe w banku. Konto firmowe jak każdy inny produkt może być tanie, albo drogie. Konto firmowe w banku jest normalnym produktem, z którego możesz zrezygnować i które możesz zmienić, aby zaoszczędzić i zmniejszyć koszty w firmie. Specjalnie dla Ciebie uaktualniam co miesiąc propozycję taniego konta firmowego.

W marcu korzystnie jest założyć bezpłatne konto firmowe w Smart Banku. Przebija wszystkie inne oferty, ponieważ jest prawie całkowicie darmowe. Konto firmowe w SmartBanku uwzględnia:

  • 0 zł za otwarcie konta,
  • 0 zł za prowadzenie konta, 
  • 0 zł miesięcznie za kartę płatniczą,
  • 0 zł za przelewy do ZUS i US,
  • 0 zł za przelewy międzybankowe przez Internet,
  • 0 zł za przelewy międzypaństwowe,
  • 0 zł za wypłatę gotówki ze wszystkich bankomatów w Polsce i na świecie.

Jedynym minusem jest brak możliwości bezpłatnej wpłaty gotówki i koszt zlecenia stałego (5zł). Możesz jednak wpłacać pieniądze w placówkach płatniczych np. Ergo Hestia, gdzie koszt przelewu wynosi 2,5%. Jeśli oferta Cię zainteresowała, to wypełnij wniosek online i ciesz się najtańszym kontem na rynku!

Aktualny ranking kont firmowych z ich dokładnym opisem znajdziesz tutaj.

3. Prowadzić księgowość samemu czy zlecić w biurze rachunkowym?

Księgowość w firmie możesz prowadzić sam – na przykład przy pomocy programu komputerowego. Możesz też zlecić prowadzenie księgowości w biurze rachunkowym lub znajomej księgowej. Sami musisz ocenić, czy Twoja wiedza jest wystarczająca, a także czy warto poświęcać cenny czas na prowadzenie ksiąg. Ceny prowadzenia księgowości w jednoosobowej działalności gospodarczej wahają się od 100 do 500zł. To niewiele, dlatego dłuższe poszukiwania księgowości mogą okazać się dobrym rozwiązaniem na obniżenie kosztów w Twojej firmie.

Jeśli jest to Twoja pierwsza działalność, to rozejrzyj się na rynku w celu znalezienia dobrego i niedrogiego księgowego. Ja płaciłem 150zł na miesiąc, a za takie same usługi proponowano mi 400zł. Doświadczona księgowa wie, jak zachować się w przypadku kontroli z Urzędu Skarbowego, jak podpisać umowę z pracownikiem i zna wiele tajników, które w zawiłym systemie podatkowym będą bardzo przydatne. 

Jeśli szukasz księgowości internetowej, to możesz skorzystać z oferty TAX Care. TAX Care oferuje usługi księgowe, a ponadto zapewnia pomoc przy zdobyciu dofinansowania do działalności. Wystarczy, że wypełnisz wniosek online (imię i nazwisko, email i nr telefonu) i zaczekasz na telefon od konsultanta. Wypytaj o wszystko co Cię interesuje.

4. Jak nie płacić za ZAiKS i STOART?

Jeśli nie musisz puszczać komercyjnej muzyki, to nie rób tego. Na rynku jest wiele niszowych zespołów, które tworzą muzykę z licencją Creative Commons. Oznacza to, że zezwalają na jej nieodpłatne korzystanie, a co za tym idzie pozwalają zaoszczędzić setki złotych. Puszczając muzykę CC nie musisz opłacać ZAiKS-u i innych Stowarzyszeń. Nie wiem czy zdajesz sobie sprawę, ale gdy wpadnie do Ciebie ZAiKS (lub sam się do niego zgłosisz), to po 2 tygodniach zadzwoni STOART. ZAiKS broni praw autorów, STOART praw artystów, a są jeszcze obrońcy praw producentów, obrońcy praw artystów audio-video i wiele innych obrońców mających chrapkę na Twoje pieniądze. 

Ile kosztuje ZAiKS:
– 90zł / przy płatności co miesiąc
– 245zł / przy płatności co kwartał
– 460zł / przy płatności co pół roku
– 808zł / przy płatności za rok z góry
Pełna tabela opłat ZAiKS: http://www.zaiks.org.pl/256,150

Ile kosztuje STOART:
– 92zł / miesiąc za lokal do 20 miejsc
– 185zł / miesiąc za lokal do 50 miejsc
– 365zł / miesiąc za lokal pow. 50 miejsc
– 0,2% od obrotu, lecz nie mniej niż 55zł / m-c
Pełna tabela opłat STOART: http://www.stoart.org.pl/index/oplaty/2/#oplaty_tab

Łącznie na rezygnacji z komercyjnej muzyki zaoszczędzisz od 1468zł do +∞/rok. Równie dobrze możesz nie rezygnować z komercyjnej muzyki i liczyć, że ZAIKS Cię nie odwiedzi. Znam restauratorów, którzy gdy przychodzi kontrola to wyłączają radio i telewizor i mówią, że przez przypadek ktoś puścił. Barany. Jak już przyjdą to nie rób z siebie idioty.

Brak komercyjnej muzyki to duże oszczędności w firmie. Więcej o tym jak nie płacić ZAIKS-owi i co możesz zrobić aby nie płacić w ogóle za muzykę w lokalu, przeczytasz w artykule Muzyka bez ZAIKS.

5. Ile możesz utargować w hurtowniach?

Im więcej zamawiasz, tym mniej zapłacisz, a każdą cenę można negocjować. Pamiętaj o tym gdy rozpoczynasz współpracę z hurtowniami. Czasami zamiast niższej ceny możesz utargować na przykład dłuższy czas płatności lub dowóz towaru. Oszczędności w firmie mogą wynosić od kilku do kilkunastu procent.

Ta sama zasada tyczy się kupowania reklam, wynajmu miejsca do powieszenia baneru, przynależności do różnych organizacji itd. Zawsze warto negocjować, aby obniżyć koszty.

6. Opłaty za publicznej wyświetlanie filmów

Znam przypadek nałożenia wysokiej kary za projekcję filmu bez zezwolenia. Każdy wypożyczony film możesz sobie obejrzeć w domu, ale żeby go publicznie emitować potrzebujesz licencji. Firmy oferujące licencje są troszkę do tyłu z obecnymi trendami. Pamiętam, że na pytanie o licencję na emisję filmu w kawiarni odpowiedziały dwie. Pozostałe miały oferty dostosowane do wielkopowierzchniowych kin. Taka licencja w przypadku kawiarni kosztuje 1500zł/rok a i tak nie ma w ofercie wszystkich producentów. Jeśli zadowolą Cię tylko polskie filmy, to polecam projekt Kino za Rogiem, gdzie opłaty są dużo niższe i możesz sporo zaoszczędzić.

W przypadku licencji na publiczne odtwarzanie filmów wspomnę jeszcze o terminie wypowiedzenia. W umowie była zawarta klauzula 3-miesięcznego wypowiedzenia, natomiast w razie braku wypowiedzenia, umowa jest automatycznie przedłużana na cały rok. Nie warto przez nieuwagę powiększać kosztów w firmie. Czytaj więc umowy i zapisuj sobie w kalendarzu ważne daty. 

7. Jak nie zapłacić mandatu przy kontroli Sanepidu?

Oszczędności w firmie związane z Sanepidem to… brak mandatów przy kontroli :) Jak zabezpieczyć się przed kontrolą opisałem w osobnym artykule: Odbiór i kontrola lokalu przez Sanepid – od A do Z

8. Podwyższenie kosztów w firmie? Tak, aby obniżyć podatek dochodowy.

Im więcej zarobisz tym większy podatek dochodowy zapłacisz do Urzędu Skarbowego. Przy wyborze formy opodatkowania poradź się ludzi z Twojej branży, a także przyszłej księgowej. Knajpa z założenia ma spore koszty (dzięki częstym zamówieniom towarów), zatem w tym wypadku wybierz księgę przychodów i rozchodów.

Istnieje sprawdzony i zgodny z prawem sposób na ominięcie lub zaniżenie podatku dochodowego – wystarczy śledzić aktualny stan przychodów i wydatków. Jeśli Twoja branża jest sezonowa i dokonujesz dużych ale rzadkich zakupów, warto opłacać podatek kwartalnie. Jeśli kupujesz często, opłacaj go miesięcznie. Dzięki śledzeniu wysokości podatku, możesz w ostatnim miesiącu (lub w ostatnich dniach miesiąca) zrobić większe zakupy, a tym samym zwiększyć koszty prowadzenia działalności i obniżyć podatek do zapłacenia.

Na zachodzie takie porady są dawane przez pracowników Urzędów Skarbowych. W Polsce co najwyżej poradzą Ci jak rozłożyć karne odsetki na raty ;) Tym bardziej polecam Ci śledzić blogi, takie jak mój.

9. Jak korzystnie opłacać koncesję na alkohol i na co uważać?

Opłaty za koncesję na alkohol są zależne od gminy i obrotów w naszej knajpie. Jeśli rozpoczynasz działalność, to zapłacisz:

  • koncesja A – 525zł za alkohol do 4,5% i piwa,
  • koncesja B – 525zł za alkohol powyżej 4,5% do 18% za wyjątkiem piwa,
  • koncesja C – 2100zł za alkohol powyżej 18%.

Po przekroczeniu 37.500zł obrotu płaci się 1,4% od wartości sprzedaży w przypadku koncesji A i B, a także 2,7% jeśli przekroczysz 77.000zł obrotu za koncesję C. Warto wiedzieć, że koncesję możesz opłacić za rok z góry lub kwartalnie. Przy czym płatności kwartalne nie są dodatkowo oprocentowane, a za płatność za rok z góry nie ma rabatu. Warto więc płacić raz na 4 miesiące i zostawić sobie więcej gotówki do dyspozycji.

Płatności kwartalne są korzystne z jeszcze jednej przyczyny. Przyznano mi zgodę na koncesję A, B i C, lecz po przeanalizowaniu przychodów półrocznych zrezygnowałem z koncesji B (wina, miody pitne, likiery). Przy płatności za rok z góry nie miałbym możliwości rezygnacji i zwrotu nadpłaconej kwoty. Jeśli po pierwszym kwartale chcesz zrezygnować z koncesji B, to w maju nie możesz już sprzedawać tych alkoholi! Nawet jeśli płatności za II kwartał chcesz dokonać 30 maja.

Płatności kwartalne za koncesję za alkohol:

  • I rata – do końca stycznia,
  • II rata – do końca maja,
  • III rata – do końca września.

Pamiętaj również, aby po zakończeniu działalności zgłosić fakt zakończenia sprzedaży alkoholi w Urzędzie. W przeciwnym razie narobisz sobie niepotrzebnych kosztów. Jeśli interesuje Cię proces starania się o koncesję, przeczytaj koniecznie artykuł: Koncesja na alkohol, czyli droga od proboszcza do prezydenta.

10. Jak zaoszczędzić na mediach?

Zmiana operatora sieci komórkowej

Po pierwsze umowa u operatora sieci komórkowej. Kiedy ją podpisywałeś? Sprawdź, czy Ci się nie kończy i rozważ dwie możliwości:

  1. przedłużenie umowy
  2. zmiana operatora

Obie niosą za sobą plusy – obecna firma będzie walczyła o Ciebie, a nowa będzie starała się Ciebie przeciągnąć. Możesz na tym bardzo skorzystać. Jak to rozegrać dobrze opisałem w artykule Abonament dla firm – ranking operatorów.

Zmiana dostawcy gazu

Jeśli korzystasz w swojej firmie z gazu, warto rozejrzeć się za lepszą ofertą i porównać koszty. Akurat w przypadku gazu rynek jest otwarty, więc firmy konkurują ze sobą. Przygotuj Twoje obecne faktury i podzwoń po firmach. Czasami zmiana operatora powoduje spore miesięczne oszczędności.

Zmiana dostawcy prądu

Identycznie jak z gazem, możesz rozejrzeć się na lepszą ofertą energii elektrycznej. Działający na rynku energetycznym doradcy pomogą Ci wybrać najlepiej dopasowaną do Ciebie ofertę i zaoszczędzić do 40%  skali roku. Wystarczy wypełnić wniosek online (imię i nazwisko, telefon, adres) i czekać na kontakt z doradcą. Przedstaw mu swoje obecne koszty i zapytaj czy można taniej. Porady nic nie kosztują.

Zasady oszczędzania na mediach

Zasady oszczędności związane z mediami, które stosujemy w domu, możesz z powodzeniem wprowadzić w firmie. Przykładowe sposoby oszczędzania:



11. Jak obniżyć koszty w firmie przy zatrudnianiu pracownika?

W Polsce zatrudnienie pracownika na umowę o pracę wiąże się ze sporymi kosztami. Jeśli obawiasz się o zachowanie płynności finansowej, polecam skorzystanie z programu stażowego w Urzędzie Pracy, który opisałem w artykule Staż z Urzędu Pracy – wszystko co musisz wiedzieć Jedynym wymogiem jest zazwyczaj prowadzenie firmy minimum 6 miesięcy. Stażysta będzie uczył się u Ciebie zawodu pracując od czterech do dziewięciu miesięcy. Wynagrodzenie za pracę otrzyma od Urzędu Pracy. Po odbytym stażu powinieneś zatrudnić osobę do firmy (nie musi to być ów stażysta), w przeciwnym razie nie będziesz mógł starać się o organizację stażu w następnym roku.

praca_zatrudnienie_koszty

Innym rozwiązaniem jest tak zwane “doposażenie stanowiska pracy”. Na przykład, gdy chcesz produkować pizzę, Urząd Pracy da Ci pieniądze na zakup pieca. W zamian jesteś zobligowany zatrudnić osobę bezrobotną na umowę o pracę na stanowisku pizzermana. Z tych form pomocy korzystają duże firmy, a nawet biura poselskie (sic!), więc tym bardziej polecam małym i początkującym przedsiębiorcom zagłębienie się w temat.

+ Jak nie płacić na ZUS

Polski Instytut Księgowości pomaga firmom optymalizować funkcjonowanie firm (brak składek ZUS) i ograniczać całkowity koszt prowadzenia działalności gospodarczej do 599 zł/m-c. Aby dowiedzieć się więcej wystarczy, że wypełnisz wniosek online (imię i nazwisko, nr telefonu, NIP firmy) i zaczekasz na telefon od doradcy. Wypytaj o wszystko, to nic nie kosztuje.

Informacje przedstawione na tej stronie internetowej są prywatnymi opiniami autora i nie stanowią rekomendacji inwestycyjnych w rozumieniu Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 19 października 2005 roku w sprawie informacji stanowiących rekomendacje dotyczące instrumentów finansowych, ich emitentów lub wystawców (Dz. U. z 2005 roku, Nr 206, poz. 1715) . Czytelnik podejmuje decyzje inwestycyjne na własną odpowiedzialność.

Luk
Polub Luka

Luk

Był szeregowym pracownikiem gastronomii, specjalistą ds. marketingu i właścicielem klubokawiarni. Dzieli się wiedzą i doświadczeniem z tymi, którzy otwierają lokal gastronomiczny. Pomaga młodym osobom rozpoczynającym karierę zawodową. Więcej ->
Luk
Polub Luka
Koszty w firmie – 11 tipsów jak obniżyć koszty prowadzenia firmy
1 vote, 5.00 avg. rating (95% score)
  • Grazyna

    Kiedy  utworzymy Bezwarunkowy Dochód Podstawowy dla każdego ?  Likwidacja    opłat  ZUS .  Likwiadacja podatków dochodowych  likwidacja US . To  wypracowanych  dochód  przez producenta i pracowanika    zysk ich obu , ze  sprzedaży bo kupił odbiorcy . Najwyższy czas  producenci zjednoczyc siły i zmienic polityke finansow.  Nacjonalizacja Finansów  Finanse mają słuzyć   obydwu stroną , by  dobrami wyprodkowanymi  wymieniać się .  Nie banksterkiej   lichwie  do  tworzyła długu .

  • Grazyna

    Kiedy  utworzymy Bezwarunkowy Dochód Podstawowy dla każdego ?  Likwidacja    opłat  ZUS .  Likwiadacja podatków dochodowych  likwidacja US . To  wypracowanych  dochód  przez producenta i pracowanika ,   zysk ich obu  ze  sprzedaży, bo kupił odbiorca . Najwyższy czas  producenci zjednoczyc siły i zmienić polityke finansow.  Nacjonalizacja Finansów.  Finanse mają służyć   obydwu stroną , by  dobrami wyprodkowanymi  wymieniać się .  Nie banksterkiej   lichwie  do  tworzenia długów.

  • Przydatny artykuł – mój wujek od niedawna prowadzi mały lokal gastronomiczny i gdybym wcześniej polecił mu Twojego bloga, zapewne uniknałby kilku błędów początkującego ;)

    Ja z racji swojej profesji (IT), chciałbym zwrócić uwagę na możliwość obniżania kosztów firmy, stosując darmowe zamienniki drogiego oprogramowania, które znajdziemy na większości firmowych komputerów: http://informatykawfirmie.pl/systemy-informatyczne/40-10-programow-dzieki-ktorym-zaoszczedzisz-w-firmie .

    Jeśli chodzi o lokale gastronomiczne, oprócz wymienionego ogólnego oprogramowania, można też oszczędzić na systemach sprzedażowych – darmowe POSy również istnieją. Ba, są bardzo dobre :)

  • AlicjaR

    Warto jeszcze dodać że możemy obniżyć koszty poprzez obniżenie rachunków telefonicznych na kóre zazwyczaj idą nie małe kwoty. Można pomyśleć o zmianie operatora na tańszego lub kupić sobie miedzynarodową karte SIM od Truphone  , tam przynajmniej za takie zagraniczne połaczenia płacimy jak za lokalne wiec koszty już dużo bardziej nam sie zmniejszają. 

  • Fajny wpis i przydatne uwagi, może nie dla mnie, ale na pewno mogę  "myki" sprzedać klientom. I z pewnością polecę twój blog!

  • Pingback: Promocja lokalu gastronomicznego - przed i po otwarciu()

  • Luk

    Jeśli biuro nie będzie potrzebne do spotkań z kontrahentami/klientami, to jest to dobry pomysł:)

  • Kineska

    Dobra drukarka plus system zarządzania drukiem. U nas koszty zmiejszyły się o około 30%! Mamy system od Euroimpex, jesteśmy bardzo zadowoleni.

    • Luk

      Gratuluję pomysłu :)

  • Coolka

    Dla mnie zbawienne okazało się zrezygnowanie z etatu księgowej i przeniesienie księgowości ze stacjonarnej na zdalną. Zaczełam współpracę z Tax Care i jak na razie jestem z tego bardzo zadowolona. Płacę jedynie abonament uzalezniony od ilości faktur w miesiącu i nie muszę się niczym przejmować. Tax Care pilnuje też za mnie wszystkich terminów.