11 sprytnych tipsów jak obniżyć koszty w firmie

Im większa firma, tym więcej okazji do obniżenia kosztów. Koszty w firmie bardzo łatwo obniżyć. Nie myl jednak obniżania kosztów z oszczędzaniem na jakości oferowanych produktów!



Choć moją księgowość prowadzi zewnętrzna firma, to nie zwalnia mnie to z obowiązku prowadzenia własnej rachunkowości. Jeśli chcę zaoszczędzić, to muszę wiedzieć jak kształtują się koszty w firmie na przestrzeni danego okresu. Muszę znać stany liczników w poszczególnych miesiącach i interesować się sposobami na oszczędzanie. Księgowa nie zadzwoni za mnie do hurtowni i nie będzie negocjowała lepszej oferty.

1. Koszt firmowego lokalu

Podpisywanie umowy na wynajem lokalu to najlepsza okazja, aby obniżyć koszty w firmie już na samym początku. W przypadku lokalu do remontu, powinno udać się wynegocjować zwolnienie z czynszu za pierwszy miesiąc. W miesiącach gdy obrót jest niższy, również możesz poprosić o zniżkę i aneks do umowy. Ewentualnie o czynsz w oparciu o procent utargu.

Gdy kupujesz do lokalu sprzęt trwały (na przykład drzwi wejściowe, klimatyzację) lub podniesiesz jego standard, to ubiegaj się o obniżenie czynszu lub dofinansowanie inwestycji. Właściciel to też człowiek, jeśli jesteś w porządku w stosunku do niego, to zawsze możesz coś ugrać. Zanim podpiszesz umowę przeczytaj artykuł o tym, jakich błędów uniknąć przy podpisywaniu umowy najmu.

Alternatywnym sposobem na oszczędności przy otwieraniu nowej firmy jest wynajem wirtualnego biura. Jeśli nie pracujesz stacjonarnie, to warto rozważyć tę sposobność.

2. Bezpłatne konto firmowe

Drugą sprawą, którą musisz posiadać podczas prowadzenia działalności jest konto firmowe w banku. Konto firmowe jak każdy inny produkt może być tanie, albo drogie. Konto firmowe w banku jest normalnym produktem, z którego możesz zrezygnować i które możesz zmienić, aby zaoszczędzić i zmniejszyć koszty w firmie. Specjalnie dla Ciebie uaktualniam co roku propozycję taniego konta firmowego.

W tym roku korzystnie jest założyć bezpłatne konto firmowe w mBanku. Przebija wszystkie inne oferty, ponieważ jest prawie całkowicie darmowe.

Konto firmowe w mBanku to 0 złotych za:

• otwarcie konta,
• prowadzenie konta,
• miesięcznie za kartę płatniczą,
• przelewy międzybankowe przez Internet,
• przelewy międzypaństwowe,
• wypłatę gotówki ze wszystkich bankomatów w Polsce i na świecie,
• przelewy do ZUS i US.

po spełnieniu kilku warunków opisanych w ofercie.

Jedynym minusem jest brak możliwości bezpłatnej wpłaty gotówki i koszt zlecenia stałego (5zł). Możesz jednak wpłacać pieniądze w placówkach płatniczych np. Ergo Hestia, gdzie koszt przelewu wynosi 2,5%. Jeśli oferta Cię zainteresowała, to wypełnij wniosek online i ciesz się najtańszym kontem na rynku!

3. Prowadzić księgowość samemu czy zlecić w biurze rachunkowym?

Księgowość w firmie możesz prowadzić samodzielnie – na przykład przy pomocy programu komputerowego Infakt. Możesz skorzystać z internetowego biura księgowego, które w pakiecie z księgowością oferują wiele innych usług. Możesz też zlecić prowadzenie księgowości w biurze rachunkowym lub znajomej księgowej. Oceń, czy Twoja wiedza jest wystarczająca, a także czy warto poświęcać cenny czas na prowadzenie ksiąg.

Ceny prowadzenia księgowości w jednoosobowej działalności gospodarczej wahają się od 100 do 500zł. To niewiele, dlatego dłuższe poszukiwania księgowości mogą okazać się dobrym rozwiązaniem na obniżenie kosztów w Twojej firmie.

Jeśli jest to Twoja pierwsza działalność, to rozejrzyj się na rynku w celu znalezienia dobrego i niedrogiego księgowego. Za JDG możesz płacić już od 150zł na miesiąc. Doświadczona księgowa wie, jak zachować się w przypadku kontroli z Urzędu Skarbowego, jak podpisać umowę z pracownikiem i zna wiele tajników, które w zawiłym systemie podatkowym będą bardzo przydatne.

4. Jak nie płacić za ZAiKS i STOART?

Jest kilka sposobów na to, jak nie płacić ZAIKS. Po 1, jeśli nie musisz puszczać komercyjnej muzyki, to nie rób tego. Na rynku jest wiele niszowych zespołów, które tworzą muzykę z licencją Creative Commons. Oznacza to, że zezwalają na jej nieodpłatne korzystanie, a co za tym idzie pozwalają zaoszczędzić setki złotych. Puszczając muzykę CC nie musisz opłacać ZAiKS-u i innych Stowarzyszeń.

Nie wiem czy zdajesz sobie sprawę, ale gdy wpadnie do Ciebie ZAiKS (lub sam się do niego zgłosisz), to po 2 tygodniach zadzwoni STOART. ZAiKS broni praw autorów, STOART praw artystów, a są jeszcze obrońcy praw producentów, obrońcy praw artystów audio-video i wiele innych obrońców mających chrapkę na Twoje pieniądze.

Ile kosztuje ZAiKS:

• 90zł / przy płatności co miesiąc
• 245zł / przy płatności co kwartał
• 460zł / przy płatności co pół roku
•  808zł / przy płatności za rok z góry

Pełna tabela opłat ZAiKS: link

Ile kosztuje STOART:

• 92zł / miesiąc za lokal do 20 miejsc
• 185zł / miesiąc za lokal do 50 miejsc
• 365zł / miesiąc za lokal pow. 50 miejsc
• 0,2% od obrotu, lecz nie mniej niż 55zł / m-c

Pełna tabela opłat STOART: link

Łącznie na rezygnacji z komercyjnej muzyki zaoszczędzisz od 1468zł do +∞/rok. Równie dobrze możesz nie rezygnować z komercyjnej muzyki i liczyć, że ZAIKS Cię nie odwiedzi. Znam restauratorów, którzy gdy przychodzi kontrola to wyłączają radio i telewizor i mówią, że przez przypadek ktoś puścił. Barany. Jak już przyjdą to nie rób z siebie idioty. Brak komercyjnej muzyki to duże oszczędności w firmie.

5. Ile możesz utargować w hurtowniach?

Im więcej zamawiasz, tym mniej zapłacisz, a każdą cenę można negocjować. Pamiętaj o tym gdy rozpoczynasz współpracę z hurtowniami. Czasami zamiast niższej ceny możesz utargować na przykład dłuższy czas płatności lub dowóz towaru. Oszczędności w firmie mogą wynosić od kilku do kilkunastu procent.

Ta sama zasada dotyczy kupowania reklam, wynajmu miejsca do powieszenia baneru, przynależności do różnych organizacji itd. Zawsze warto negocjować, aby obniżyć koszty.

6. Opłaty za publiczne wyświetlanie filmów

Znam przypadek nałożenia wysokiej kary za projekcję filmu bez zezwolenia. Każdy wypożyczony film możesz sobie obejrzeć w domu, ale żeby go publicznie emitować potrzebujesz licencji. Firmy oferujące licencje są troszkę do tyłu z obecnymi trendami. Pamiętam, że na pytanie o licencję na emisję filmu w kawiarni odpowiedziały dwie.

Pozostałe miały oferty dostosowane do wielkopowierzchniowych kin. Taka licencja w przypadku kawiarni kosztuje 1500zł/rok a i tak nie ma w ofercie wszystkich producentów. Jeśli zadowolą Cię tylko polskie filmy, to polecam projekt Kino za Rogiem, gdzie opłaty są dużo niższe i możesz sporo zaoszczędzić.

W przypadku licencji na publiczne odtwarzanie filmów wspomnę jeszcze o terminie wypowiedzenia. W umowie była zawarta klauzula 3-miesięcznego wypowiedzenia, natomiast w razie braku wypowiedzenia, umowa jest automatycznie przedłużana na cały rok. Nie warto przez nieuwagę powiększać kosztów w firmie. Czytaj więc umowy i zapisuj sobie w kalendarzu ważne daty.

7. Jak nie zapłacić mandatu przy kontroli Sanepidu?

Oszczędności w firmie związane z Sanepidem to… brak mandatów przy kontroli :) Jak zabezpieczyć się przed kontrolą opisałem w osobnym artykule: Odbiór i kontrola lokalu przez Sanepid – od A do Z

8. Podwyższenie kosztów w firmie? Tak. Aby obniżyć podatek dochodowy i VAT

Pamiętaj, że koszty w firmie warto niekiedy podnosić! Wiąże się to ściśle z zapłatą podatków. Sporo przedsiębiorców wychodzi z założenia, że lepiej kupić coś do firmy, aniżeli zapłacić podatek dochodowy lub VAT.

Im więcej zarobisz tym większy podatek dochodowy zapłacisz do Urzędu Skarbowego. Przy wyborze formy opodatkowania poradź się ludzi z Twojej branży, a także przyszłej księgowej. Istnieje sprawdzony i zgodny z prawem sposób na ominięcie lub zaniżenie podatku dochodowego. Wystarczy śledzić aktualny stan przychodów i wydatków. W momencie, gdy wychodzi do zapłacenia podatek dochodowy, należy zwiększyć koszty.

Jeśli Twoja branża jest sezonowa i dokonujesz dużych ale rzadkich zakupów, warto opłacać podatek VAT kwartalnie. Jeśli kupujesz często, opłacaj go miesięcznie. Są to ważne decyzje, które musisz podjąć na etapie rejestracji do VAT.

Dzięki śledzeniu wysokości podatku, możesz w ostatnim miesiącu (lub w ostatnich dniach miesiąca) zrobić większe zakupy, a tym samym zwiększyć koszty prowadzenia działalności i obniżyć podatek do zapłacenia. Na zachodzie takie porady są dawane przez pracowników Urzędów Skarbowych. W Polsce co najwyżej poradzą Ci jak rozłożyć karne odsetki na raty ;) Tym bardziej polecam Ci śledzić blogi, takie jak mój.

9. Jak korzystnie opłacać koncesję na alkohol i na co uważać?

Opłaty za koncesję na alkohol są zależne od gminy i obrotów w naszej knajpie. Jeśli rozpoczynasz działalność, to zapłacisz od 525 zł do 3150 zł.

Są trzy rodzaje koncesji:

• koncesja A – 525zł za alkohol do 4,5% i piwa,
• B – 525zł za alkohol powyżej 4,5% do 18% za wyjątkiem piwa,
• C – 2100zł za alkohol powyżej 18%.

Po przekroczeniu 37.500zł obrotu płaci się 1,4% od wartości sprzedaży w przypadku koncesji A i B, a także 2,7% jeśli przekroczysz 77.000zł obrotu za koncesję C. Warto wiedzieć, że koncesję możesz opłacić za rok z góry lub kwartalnie. Przy czym płatności kwartalne nie są dodatkowo oprocentowane, a za płatność za rok z góry nie ma rabatu. Warto więc płacić raz na 4 miesiące i zostawić sobie więcej gotówki do dyspozycji.

Płatności kwartalne są korzystne z jeszcze jednej przyczyny. Przyznano mi zgodę na koncesję A, B i C, lecz po przeanalizowaniu przychodów półrocznych zrezygnowałem z koncesji B (wina, miody pitne, likiery). Przy płatności za rok z góry nie miałbym możliwości rezygnacji i zwrotu nadpłaconej kwoty. Jeśli po pierwszym kwartale chcesz zrezygnować z koncesji B, to w maju nie możesz już sprzedawać tych alkoholi! Nawet jeśli płatności za II kwartał chcesz dokonać 30 maja.

Płatności kwartalne za koncesję za alkohol:

• I rata – do końca stycznia,
• II rata – do końca maja,
• III rata – do końca września.

Pamiętaj również, aby po zakończeniu działalności zgłosić fakt zakończenia sprzedaży alkoholi w Urzędzie. W przeciwnym razie narobisz sobie niepotrzebnych kosztów.

10. Jak zaoszczędzić na mediach?

a) Zmiana operatora sieci komórkowej

Po pierwsze umowa u operatora sieci komórkowej. Kiedy ją podpisywałeś? Sprawdź, czy Ci się nie kończy i rozważ dwie możliwości:

1. przedłużenie umowy
2. zmiana operatora

Obie niosą za sobą plusy – obecna firma będzie walczyła o Ciebie, a nowa będzie starała się Ciebie przeciągnąć. Możesz na tym bardzo skorzystać. Jak to rozegrać dobrze opisałem w artykule Abonament dla firm – ranking operatorów.

b) Zmiana dostawcy gazu

Jeśli korzystasz w swojej firmie z gazu, warto rozejrzeć się za lepszą ofertą i porównać koszty. Akurat w przypadku gazu rynek jest otwarty, więc firmy konkurują ze sobą. Można zaoszczędzić nawet do 400 złotych.

c) Zmiana dostawcy prądu

Identycznie jak z gazem, możesz rozejrzeć się na lepszą ofertą energii elektrycznej. Działający na rynku energetycznym doradcy pomogą Ci wybrać najlepiej dopasowaną do Ciebie ofertę i zaoszczędzić do 40%  skali roku. Wystarczy wypełnić wniosek online (imię i nazwisko, telefon, adres) i czekać na kontakt z doradcą. Przedstaw mu swoje obecne koszty i zapytaj czy można taniej. Porady nic nie kosztują.

d) Tania woda do biura

Udostępniasz w ciepłe dni pracownikom lub klientom wodę? Rozważ zakup abonamentu wody Eden, która wychodzi o wiele taniej niż kupowanie wody butelkowanej.

e) Telewizja do lokalu

Przed zakupem telewizji do lokalu warto zapoznać się z ofertami kilku firm. Najpopularniejsze są oferty Cyfrowego Polsatu oraz NC+. Wystarczy, że we wniosku podasz swój nr telefonu a konsultant zadzwoni i przedstawi Ci aktualną ofertę.

f) Zasady oszczędzania na mediach

Zasady oszczędności związane z mediami, które stosujemy w domu, możesz z powodzeniem wprowadzić w firmie. Przykładowe sposoby oszczędzania:

• do podłączenia sprzętów stosować listwę z wyłącznikiem,
• wybierać żarówki energooszczędne lub LED-y,
• wprowadzić lampy działające na ruch,
• zamontować perlatory oszczędzające wodę – dobrej klasy,
• wyłączać rzadko używane sprzęty AGD i RTV,
• przed wyjściem z firmy sprawdzać szczelność ubikacji i kranów.

11. Jak obniżyć koszty w firmie podczas zatrudniania pracownika?

W Polsce zatrudnienie pracownika na umowę o pracę wiąże się ze sporymi kosztami. Jeśli obawiasz się o zachowanie płynności finansowej, polecam skorzystanie ze stażu w Urzędzie Pracy. Jedynym wymogiem jest zazwyczaj prowadzenie firmy minimum 6 miesięcy.

Stażysta będzie uczył się u Ciebie zawodu pracując od czterech do dziewięciu miesięcy. Wynagrodzenie za pracę otrzyma od Urzędu Pracy. Po odbytym stażu powinieneś zatrudnić osobę do firmy (nie musi to być ów stażysta), w przeciwnym razie nie będziesz mógł starać się o organizację stażu w następnym roku.

Innym rozwiązaniem jest tak zwane doposażenie stanowiska pracy. Na przykład, gdy chcesz produkować pizzę, Urząd Pracy da Ci pieniądze na zakup pieca. W zamian jesteś zobligowany zatrudnić osobę bezrobotną na umowę o pracę na stanowisku pizzermana. Z tych form pomocy korzystają duże firmy, a nawet biura poselskie, więc tym bardziej polecam małym i początkującym przedsiębiorcom zagłębienie się w temat.

+ Jak nie płacić na ZUS

W początkowym etapie prowadzenia działalności, spore koszty w firmie stanowią opłaty na ZUS. Porada dobrego prawnika pomaga firmom optymalizować składki ZUS. W tym roku składki ZUS dla przedsiębiorców mają jak co roku wzrosnąć. Opłacania tak wysokich składek mogą uniknąć m.in. te osoby, które:

1. prowadzą działalność nierejestrową – zobacz jak założyć działalność nierejestrowaną
2. testują start-up w AIP – sprawdź opinie o Akademickich Inkubatorach Przedsiębiorczości
3. rozpoczynają prowadzenie JDG – przeanalizuj jak działa ulga na start
4. osiągnęli w zeszłym rok poniżej 63 tys. zł przychodu – zobacz jak obliczyć Mały ZUS
5. łączą prowadzenie firmy z etatem lub emeryturą – załóż firmę na emeryturze
6. prowadzą spółkę z o.o. – sprawdź jak założyć spółkę z o.o.
7. zawieszą działalność na czas urlopu lub przestoju – z czym wiąże się zawieszenie działalności gospodarczej

+ Jak nie stracić na Polskim Ładzie

Przeczytaj opracowanie, które pomoże Ci ominąć Polski Ład i uniknąć opłacania podwyższonej składki zdrowotnej: Jak ominąć Polski Ład – 11 sposobów.

Ile zaoszczędzisz?

Obniżając koszty w firmie zaoszczędzisz od kilkudziesięciu do kilkuset złotych miesięcznie. Poprawa płynności finansowej to ważny element obniżania kosztów, dlatego zobacz jak poprawić płynność finansową firmy. Sprawdź 10 pomocnych sposobów i wybierz najlepsze.

Informacje przedstawione na tej stronie internetowej są prywatnymi opiniami autora i nie stanowią rekomendacji inwestycyjnych w rozumieniu Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 19 października 2005 roku w sprawie informacji stanowiących rekomendacje dotyczące instrumentów finansowych, ich emitentów lub wystawców (Dz. U. z 2005 roku, Nr 206, poz. 1715) . Czytelnik podejmuje decyzje inwestycyjne na własną odpowiedzialność.