Doposażenie stanowiska pracy – jak zdobyć do 101 tys. zł z Urzędu Pracy?

Doposażenie stanowiska pracy z PUP to szansa na rozwój małej firmy. Sprawdź, co można kupić za kwotę doposażenia w 2023 roku. Zobacz przykład.

Doposażenie stanowiska pracy to po dotacji z Urzędu Pracy na otwarcie firmy i stażu z UP, kolejny program mający wspomagać przedsiębiorców i wzrost zatrudnienia. Wielu przedsiębiorców chciałoby starać się o pieniądze z Urzędu Pracy. Mało jest jednak miejsc, gdzie można znaleźć wszystkie informacje od A do Z.

W serwisie Niepoddawajsie.pl przekazujemy wiedzę całościowo. Znajdziesz tutaj wszystko, co należy wiedzieć o doposażeniu stanowiska pracy. Zacznijmy od definicji.

Warunki doposażenia stanowiska pracy 2023

Kto może dostać pieniądze na doposażenie, ile jest tych pieniędzy i co trzeba zrobić, aby je dostać? Warunki, jakie musisz spełnić przy staraniu się o doposażenie stanowiska pracy wynikają z dwóch źródeł:

• przepisów ustawowych, czyli podstawy prawnej wymienionej powyżej w ramce,
• z wewnętrznego regulaminu Urzędu Pracy.

Poniżej zapoznasz się z najważniejszymi zapisami i doświadczeniem przedsiębiorców.

1. Kto może otrzymać dofinansowanie na doposażenie firmy?

O refundację wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy możesz się ubiegać, jeśli prowadzisz działalność gospodarczą. Nie musi to być jednoosobowa działalność gospodarcza, ale także spółdzielnia socjalna, spółka z o.o., fundacja i inne formy prowadzenia działalności. Ponadto o doposażenie miejsca pracy może się starać rolnik, niepubliczne przedszkola, szkoły, żłobki i kluby dziecięce.

To jednak nie wszystko. Jako przedsiębiorca musisz spełniać dodatkowe warunki:

1. Prowadziłeś działalność gospodarczą od co najmniej sześciu miesięcy. Chodzi o czas przed dniem złożenia wniosku o refundację kosztów doposażenia stanowiska pracy. Nie wlicza się do tego okresów zawieszenia działalności.
2. Nie zwolniłeś pracownika na podstawie wypowiedzenia lub na podstawie porozumienia stron bez winy pracownika. Tutaj także chodzi o sześć miesięcy przed złożeniem wniosku oraz okres od dnia złożenia wniosku do otrzymania refundacji.
3. Nie zmniejszyłeś czasu pracy pracownika w okresie jak w pkt. 2.
4. Regularnie wypłacasz wynagrodzenia pracownikom i nie zalegasz na dzień złożenia wniosku.
5. Nie zostałeś skazany za przestępstwo gospodarcze (w okresie dwóch lat przed dniem złożenia wniosku).
6. Opłacasz składki na ZUS i inne daniny publiczne oraz nie posiadasz nieuregulowanych w terminie zobowiązań cywilnoprawnych.

W przypadku rolnika, dochodzą jeszcze dwa warunki:

1. Posiadasz gospodarstwo rolne przez okres co najmniej sześciu miesięcy przed dniem złożenia wniosku.
2. Zatrudniałeś co najmniej jednego pracownika na podstawie umowy o pracę w pełnym wymiarze czasu. Chodzi o każdy miesiąc w okresie ostatnich sześciu miesięcy przed dniem złożenia wniosku.

2. Kwota na dofinansowanie miejsca pracy

Zapytasz, dlaczego warto starać się o refundację kosztów wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy? Podstawowym argumentem, który motywuje pracodawców to oczywiście pieniądze. Powiatowy Urząd Pracy zwraca koszty wyposażenia lub doposażenia miejsca pracy.

Wysokość kwoty na refundację miejsca pracy jest określana w umowie, jednak nie może przekroczyć:

• 6-krotnej wysokości przeciętnego wynagrodzenia w przypadku bezrobotnego,
• 15-krotności wysokości przeciętnego wynagrodzenia w przypadku osoby niepełnosprawnej (refundacja z dotacji z PFRON).
  

Patrząc na plusy finansowe, warto też widzieć drugą stronę medalu. Koszty pracy rosną z roku na roku. Zatrudnienie pracownika na pensję minimalną to koszt dla pracodawcy o kilkaset zł wyższy. Musisz dobrze skalkulować możliwości. Nie patrz tylko przez pryzmat kilkudziesięciu tysięcy złotych, które możesz dostać. Trzeba je jeszcze dobrze zagospodarować!

3. Dla kogo refundacja stanowiska pracy?

Podstawowa różnica między stażem z Urzędu Pracy a doposażeniem stanowiska pracy polega na warunku zatrudnienia bezrobotnego. O ile w przypadku stażu z UP nie ma obowiązku zatrudnienia bezrobotnego, o tyle przy doposażeniu miejsca pracy już taki warunek istnieje.

Zatrudnienie musi być w pełnym wymiarze godzin, chyba że zatrudnisz poszukującego pracy opiekuna osoby niepełnosprawnej, wówczas wymiar może wynosić 1/2 czasu pracy. Taki sam warunek pół etatu przysługuje dla żłobka i klubu dziecięcego. Twoim zadaniem jest utrzymanie utworzonych stanowisk pracy przez co najmniej 2 lata.

UWAGA! To, kogo możemy zatrudnić zależy w dużej mierze od aktualnych programów w Twoim Urzędzie. Spójrz na poniższy przykład:

Jak widzisz, Urząd Pracy w Lublinie miał pieniądze na doposażenie stanowiska pracy z dwóch źródeł. Dwa projekty i dwa różne nabory. W pierwszym mógłbyś zatrudnić osobę poniżej 30 roku życia, a w drugim osoby powyżej 30 lat. Warto abyś wiedział, że niemożliwe jest staranie się o pieniądze na utworzenie miejsca pracy dla współmałżonka.

4. Poręczenie refundacji

Kto może poręczyć doposażenie stanowiska pracy? Regulamin Powiatowego Urzędu Pracy określa wymagania dotyczące zabezpieczenia. Najczęściej zabezpieczeniem może być:

• blokada środków na rachunku bankowym,
• poręczenie cywilne – zobacz skąd wziąć poręczyciela,
• weksel z poręczeniem wekslowym (aval),
• zastaw na prawach lub rzeczach,
• gwarancja bankowa,
• akt notarialny o poddaniu się egzekucji przez dłużnika.

Wszystkie dokumenty dostępne są do pobrania na stronie internetowej Urzędu Pracy.

5. Możliwe skutki niepożądane

Gdy nie spełnisz warunków, musisz się liczyć ze zwrotem otrzymanych środków wraz z odsetkami. Jeśli nie zatrudnisz bezrobotnego, to zwrócisz pieniądze w wysokości proporcjonalnej do okresu niezatrudniania. Zwrot z odsetkami jest także przewidziany jeśli naruszysz pozostałe warunki umowy. Wówczas Urząd Pracy wysyła powiadomienie i masz 30 dni na zwrot otrzymanych pieniędzy.

Co można kupić dzięki refundacji kosztów wyposażenia stanowiska pracy?

Na co możesz przeznaczyć pieniądze? Doposażenie stanowiska pracy polega na zakupie środków trwałych, które pomogą rozszerzyć działalność i zatrudnić bezrobotnego. Utworzenie nowego stanowiska także wchodzi w grę.

Otrzymane środki możesz przeznaczyć w szczególności na zakup:

• środków trwałych, czyli zakupów powyżej 10000 zł, których okres użytkowania jest dłuższy niż rok – budynków, lokali, urządzeń, maszyn, środków transportowych,
• pozostałych środków poniżej 10000 zł, np. laptopa biznesowego, drukarki do biura,
• oprogramowania,
• wartości niematerialne i prawne, niezbędne do zapewnienia zgodności stanowiska pracy z przepisami bezpieczeństwa i higieny pracy.

Nie możesz wydać pieniędzy m.in. na:

• budowę lub remont pomieszczeń,
• zakup samochodu osobowego,
• wynagrodzenia, świadczenia, kaucje, spłatę zadłużenia itp.,
• zakup środka transportu dokonanego przez firmy działające w sektorze transportu,
• zakup towarów do odsprzedaży,
• leasing maszyn, pojazdów i urządzeń,
• pokrycie kosztów ubezpieczenia,
• zakup surowców i materiałów do produkcji,
• marketing w firmie,
• opłaty administracyjne i skarbowe,
• utworzenie strony www dla firmy,
• zakup klimatyzacji i alarmu,
• koszty transportu zakupionych rzeczy.

Ważne informacje, o których często się zapomina:

1. Dokumenty związane z zakupami należy przechowywać na wypadek kontroli.
2. Zakupiony sprzęt może być wykorzystywany tylko na wyposażonym lub doposażonym stanowisku pracy przez osobę skierowaną przez urząd.

Wniosek o refundację doposażenia stanowiska pracy dla bezrobotnego

Wniosek o refundację kosztów wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy musisz złożyć zanim zatrudnisz osobę bezrobotną. Każdy Urząd Pracy ma inny wniosek, dlatego aby pobrać wzór wejdź na stronę swojego PUP, na podstronę „Dokumenty do pobrania” lub w strefę „Dla pracodawcy”.

W którym Urzędzie Pracy złożyć wniosek o refundację? Właściwym jest ten, pod który podlegasz ze względu na siedzibę firmy. Gdy jednak praca ma się odbywać poza miejscowością gdzie masz siedzibę, to właściwym PUP będzie właśnie ten, gdzie bezrobotny będzie pracował.

Do wniosku o refundację należy zazwyczaj dołączyć załączniki:

• Informacja o majątku zakładu pracy / Źródła finansowania majątku zakładu.
• Opis prowadzonej działalności / zakres czynności bądź opis tworzonego stanowiska.
• Informacja o wielkości podmiotu i formie opodatkowania.
• Oświadczenie o kwalifikowalności lub o nie kwalifikowalności podatku VAT.
• Oświadczenie o wielkości pomocy de minimis otrzymanej przez podmiot (…).
• Upoważnienie do KRD.
• W przypadku wnioskowania o zakup samochodu – Załącznik Nr 7 do wniosku.
• Formularz informacji przedstawianych przy ubieganiu się o pomoc de minimis (wzór formularza do pobrania na stronie internetowej PUP).
• Oryginał (nie starszy niż 30 dni) opinii banku prowadzącego obsługę rachunku na temat jego funkcjonowania.
• Załączniki odpowiednie do wybranej formy zabezpieczenia wskazanej w części I pkt 14 wniosku.
• W przypadku spółki cywilnej lub osobowej – umowa spółki, w szczególnych przypadkach niezbędna koncesja.
• Inne dokumenty na żądanie Powiatowego Urzędu Pracy.

Poprawnie wypełniony wniosek to warunek otrzymania refundacji na doposażenie stanowiska pracy. Urząd Pracy ma 30 dni na rozpatrzenie wniosku.

Jakie błędy popełniają przedsiębiorcy piszący wniosek?

1. nie spełnienie warunków określonych w regulaminie,
2. błędy formalne – np. brak skreśleń, brak podpisów, brak reprezentacji określonej w statucie spółki/fundacji,
3. wartość sprzętu ujętego we wniosku jest zawyżona – sprawdź ceny rynkowe,
4. w urzędzie pracy nie ma bezrobotnych, którzy posiadają odpowiednie kwalifikacje – czasami warto zacząć od szukania takiej osoby jak w przypadku stażu,
5. wniosek o refundację doposażenia lub wyposażenia stanowiska pracy dotyczy łączonego stanowiska pracy, np. kasjer – sprzątaczka,
6. podanie nieprawdziwych informacji – sprawdź, czy wszystkie dane są aktualne.

UWAGA! Od odmowy przyznania dotacji na doposażenie stanowiska pracy nie możesz się odwołać. Możesz jednak złożyć drugi wniosek, o ile w Urzędzie Pracy są jeszcze pieniądze na ten cel.

Jeśli Urząd Pracy odrzuci Twój wniosek, nie rezygnuj z szansy na rozwój firmy. Jeśli brakuje Ci środków, możesz skorzystać z pożyczki na rozwój firmy lub wziąć kredyt na firmę. Przeczytaj wszystko na ten temat. Plusem jest to, że bank nie będzie Ci kazał nikogo zatrudniać ani nie będzie karał, gdy kogoś zwolnisz.

Doposażenie stanowiska pracy – przykład

Jeśli chodzi o przykład doposażenia stanowiska pracy, to weźmy pod uwagę firmę marketingową. Agencja Internetowa zajmuje się tworzeniem oraz optymalizacją stron www. Chciałaby jednak poszerzyć swoją działalność o usługę grafiki komputerowej. Właściciel posiada znajomego grafika, który tymczasowo jest bez pracy. W tym celu zamierza starać się o doposażenie stanowiska pracy, aby zatrudnić znajomego grafika.

Przedsiębiorca składa wniosek do właściwego PUP, w ramach którego zakupi wyposażenie biura na kwotę 20 tysięcy złotych brutto. Jako, że jest VAT-owcem, będzie odliczał VAT od wydatków. Po otrzymaniu refundacji, będzie zmuszony zwrócić do Urzędu Pracy kwotę odliczonego VAT-u.

Jak rozliczyć doposażenie stanowiska pracy dla bezrobotnego?

W kwestii podatków warto odnotować przepisy odnoszące się do podatku dochodowego oraz do podatku od towarów i usług, czyli VAT.

1. Refundacja środków na doposażenie stanowiska pracy a podatek dochodowy

Warto wiedzieć, że nie wszystkie poniesione wydatki z otrzymanej refundacji będą stanowić przychód z działalności gospodarczej. Mowa o zakupach środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, od których dokonuje się odpisów amortyzacyjnych. Odpisy amortyzacyjne za te wydatki także nie będą stanowić kosztów podatkowych. Przepisy wynikają z art. 14 ust. 2 pkt 2 oraz art. 23 ust. 1 pkt 45 ustawy o PIT.

Powyższe wydatki z dotacji będą zwolnione z podatku dochodowego, więc nie ma potrzeby odnotowywać ich w księdze przychodów i rozchodów. Nie zwalnia to oczywiście z dokonywania odpisów amortyzacyjnych od tych środków trwałych.

UWAGA! Powyższe przepisy nie odnoszą się do wyposażenia innego niż środki trwałe i WNiP, od których nie dokonuje się odpisów amortyzacyjnych. Zakupione środki poniżej 10000 zł mogą zostać zapisane w kosztach podatkowych i będą stanowić przychód do opodatkowania.

2. Podatek VAT a dotacja na doposażenie stanowiska pracy

Kolejna ważna sprawa to podatek VAT. Podczas ubiegania się o refundację doposażenia stanowiska pracy określasz, czy przysługuje Ci prawo do obniżenia kwoty podatku VAT należnego do zapłaty. Podatek możesz bowiem pomniejszyć o kwotę podatku, który zapłaciłeś w wydatkach.

Niestety, w przypadku doposażenia stanowiska pracy dla bezrobotnego, odliczony podatek VAT od zakupionych środków będziesz musiał zwrócić do Urzędu Pracy. Wynika to z Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 23 kwietnia 2012 r., § 4 ust. 2 pkt 6.

Do wyboru masz więc dwie opcje: odliczać lub nie odliczać VAT-u. To, na którą się zdecydujesz, musisz określić podczas ubiegania się o doposażenie stanowiska pracy dla bezrobotnego.

Opcja nr 1 – nie odliczasz VAT i płacisz pełną kwotę brutto za zakupy

Jeśli zrezygnujesz z prawa do odliczenia VAT, to musisz złożyć w Urzędzie Pracy oświadczenie tej treści. W takim przypadku nie będziesz musiał zwracać podatku VAT, ale jednocześnie nie będzie opcji pomniejszenia wydatku o kwotę podatku VAT.

No chyba, że Twoja firma nie rejestrowała się do VAT. Wówczas nie jesteś czynnym płatnikiem VAT i nie masz opcji odliczenia VAT od wydatków.

Opcja nr 2 – odliczasz VAT od poniesionych wydatków

Przykład: kupujesz sprzęty za 24.600 zł brutto, a podatek VAT w wysokości 4600 zł odliczasz od wydatku. Tę kwotę 4600 zł będziesz musiał jednak i tak zwrócić do Urzędu Pracy w terminie:

• określonym w umowie o refundację, nie dłuższym jednak niż 90 dni od dnia złożenia deklaracji podatkowej dotyczącej podatku od towarów i usług, w której wykazano kwotę podatku naliczonego z tego tytułu – w przypadku gdy z deklaracji za dany okres rozliczeniowy wynika kwota podatku podlegająca wpłacie do urzędu skarbowego lub kwota do przeniesienia na następny okres rozliczeniowy,
• 30 dni od dnia dokonania przez urząd skarbowy zwrotu podatku na rzecz podmiotu, przedszkola, szkoły lub producenta rolnego – w przypadku gdy z deklaracji podatkowej dotyczącej podatku od towarów i usług, w której wykazano kwotę podatku naliczonego z tego tytułu, za dany okres rozliczeniowy wynika kwota do zwrotu.

Doposażenie stanowiska pracy – krok po kroku

Wniosek o refundację kosztów wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy musisz złożyć zanim zatrudnisz osobę bezrobotną. Harmonogram doposażenia stanowiska pracy, czyli co robisz krok po kroku, prezentuje się następująco:

1. Składasz wniosek o wyposażenie lub doposażenie stanowiska pracy,
2. Powiatowy Urząd Pracy pozytywnie rozpatruje wniosek,
3. podpisujesz umowę z Urzędem Pracy, gdzie są określone warunki refundacji,
4. dokonujesz zakupów na kwotę przewidzianą w umowie – zbierasz faktury i umowy,
5. przedkładasz rozliczenia dokumentujące koszty poniesione w okresie od dnia zawarcia umowy do dnia zatrudnienia skierowanego bezrobotnego lub opiekuna,
6. zatrudniasz skierowaną osobę oraz spełniasz inne warunki określone w umowie,
7. dostajesz przelew pieniędzy na firmowe konto w banku. Przy okazji zachęcam do przejrzenia naszego rankingu, gdzie znajdziesz najlepsza konta firmowe.
8. utrzymujesz utworzone stanowisko pracy przez 24 miesiące,
9. zwracasz do PUP odzyskany podatek VAT za poniesione wydatki ze środków z refundacji,
10. po upływie 12 miesięcy, a następnie 24 miesięcy od pierwszego zatrudnienia, przedkładasz dokumenty potwierdzające zatrudnienie na refundowanym stanowisku.

Podsumowanie i ocena programu

Program doposażenia stanowiska pracy to forma wsparcia dla przedsiębiorców, a przy okazji forma promocji zatrudnienia. W zamian za otrzymaną refundację na zakup środków, będziesz zmuszony zatrudnić osobę bezrobotną. Teoretycznie korzyść jest obopólna. Jak wygląda w praktyce? To już zależy od obliczeń, sytuacji na rynku i możliwości rozwoju.

Budujemy społeczność Niepoddawajsie.pl – przyłącz się!