Podpisywanie umów online – jak podpisać umowę zdalnie?

Podpisywanie umów online to coraz popularniejszy sposób na finalizację niektórych umów. Sprawdź, jak podpisać umowę zdalnie.

Doskonałym przykładem na zastosowanie podpisu online jest możliwość wzięcia kredytu, podpisania umowy leasingu czy otworzenia konta w banku bez wychodzenia z domu. W tym artykule powiemy więcej o tym, czym jest podpis online, a także, jakie są najpopularniejsze sposoby na zdalne podpisanie umowy.

NA CZYN POLEGA ZDALNE PODPISANIE UMOWY

Zawarcie umowy jest możliwe na trzy sposoby:

1. pisemny,
2. ustny,
3. elektroniczny.

Zdalne podpisanie dokumentów jest możliwe w każdej formie za sprawą nowoczesnych nośników informacji. A zatem, co rozumiemy przez zdalne podpisanie umowy? W takiej formie zawarcia porozumienia chodzi o to, że obie strony mogą ustalić treść i sfinalizować umowę bez konieczności spotykania się ze sobą. Wystarczy jedna z nowoczesnych metod komunikacji: Internet, telefon, a czasem fax.

Od tego, czy konkretny rodzaj porozumienia może zostać zawarty zdalnie, zależy przede wszystkim forma i przedmiot umowy. Należy uwzględnić obowiązujące przepisy prawne, rodzaj umowy i treść. W ostatnich latach obserwujemy intensywny rozwój metod zdalnego podpisywania dokumentów.

Wszechobecna cyfryzacja, globalizacja, a w ostatnich dwóch latach także pandemia COVID-19 to główne powody, dla których coraz częściej spotkamy się z podpisem online. Dzięki temu, coraz więcej spraw formalnych i urzędowych możemy załatwić bez konieczności wychodzenia z domu.

CZY WSZYSTKIE DOKUMENTY MOŻNA PODPISYWAĆ ZDALNIE?

W prawie cywilnym spotkamy się z pojęciem zasady swobody umów, która zakłada, że obie strony umowy mogą między sobą ustalać pewne kwestie związane z kształtowaniem treści umowy. Jeśli przepisy nie wymagają przepisu w konkretnej formie, wówczas, zawarcie umowy jest możliwe na trzy sposoby: pisemnie, elektronicznie oraz ustnie.

Umowy które możesz podpisać zdalnie

Zdalnego podpisanie umowy będzie możliwe w trzech wymienionych w ustawie formach:

1. umowa pisemna,
2. forma elektroniczna,
3. forma dokumentowa.

1) Forma pisemna wymaga złożenia własnoręcznego podpisu pod dokumentem. Forma zdalna może polegać na podpisaniu swoich egzemplarzy i odesłaniu ich do kontrahenta. Z pomocą mogą przyjść także aplikacje mobilne, które umożliwiają dokonanie własnoręcznego podpisu na smartfonie (rysikiem lub palcem). Podobnie, jak ma to miejsce podczas odbioru przesyłki poleconej od listonosza.

Jeśli umowa wymaga formy pisemnej, możesz ją zawrzeć również w formie elektronicznej (podpisanie pliku kwalifikowanym podpisem elektronicznym).

2) Zgodnie z przepisami prawa cywilnego do zawarcia umowy w formie elektronicznej wymagane jest złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej. Takie oświadczenie trzeba również opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Można tu zastosować dwie opcje:

•  podpisanie dokumentu (pliku) podpisem kwalifikowanym i zapisanie pliku w innym formacie, właściwym dla dokumentu (pliku) podpisanego elektronicznym podpisem (np. format .xades).
• Złożenie podpisu wewnątrz dokumentu w miejscu, gdzie jest miejsce na własnoręczny podpis – jest to możliwe w plikach formatu .pdf.

Umowy podpisywane zdalnie wymagające podpisu elektronicznego to m.in. umowa o pracę, umowa o przeniesienie praw własności intelektualnej czy umowa leasingu. Mogą zostać podpisane online, ale jedyną akceptowalną formą jest wówczas kwalifikowany podpis elektroniczny.

3) Forma dokumentowa to najłatwiejszy sposób na zdalne podpisanie umowy. Za podpisanie takiej umowy uznaje się oświadczenie woli. Takiem oświadczeniem mogą być:

• wymiana wiadomości za pomocą e-maili i innych komunikatorów internetowych,
• dokumenty opatrzone niewłasnoręcznym podpisem (faksymile, np. pieczątka z podpisem, skan podpisu),
• dokumenty podpisane za pomocą niekwalifikowanego podpisu elektronicznego,
• podpisanie umowy Profilem Zaufanym (ePUAP),
• zaznaczenie pola w formularzu, które odnosi się do akceptacji np. regulaminu sklepu.

Formy dokumentowej podpisania umowy zdalnie nie możesz zastosować do:

• umowy zawierającej postanowienia dotyczące przeniesienia praw autorskich (spotykane np. w umowach z architektem na wykonanie projektu);
• umowy o ustanowienie zastawu rejestrowego,
• umowy leasingu,
• umowy o przejęcie długu,
• umowy o zakaz konkurencji w umowie agencyjnej,
• umowy dotyczącej zbycia lub wydzierżawienia przedsiębiorstwa lub ustanowienia na nim użytkowania wieczystego,
• umowy o dział spadku w skład, którego wchodzi przedsiębiorstwo,
• umowy przeniesienia własności nieruchomości,
• umowy o przedłużenie wieczystego użytkowania,
• umowy o dział spadku w skład którego wchodzi nieruchomość.

Jakich umów raczej nie podpiszesz zdalnie

Zasada swobody formy nie dotyczy jednak najważniejszych umów, które muszą być zawierane w ściśle określony sposób. Przykładami taki umów są:

1. akt notarialny,
2. umowa z podpisami notarialnie poświadczonymi,
3. forma pisemna z datą pewną.

1) Akt notarialny wymaga obecności notariusza. Z tego względu podpisanie umowy zdalnie, na odległość, dla której przepisy wymagają obecności notariusza jest niemożliwe.

2) Zawarcie umowy z podpisem notarialnie poświadczonym wymaga obecności notariusza. Dlatego w tym przypadku także zdalne zawarcie kontraktu jest niemożliwe.

3) Umowa z datą pewną, której nazwa jest rzadko spotykana w obiegu potocznym, wymaga zamiast notariusza obecności urzędnika. Urzędnik musi osobiście potwierdzić fakt dokonania określonej czynności prawnej, na przykład skierowanie osoby i podpisanie umowy na staż z Urzędu Pracy.

Zachowanie tych form wymaga udziału notariusza lub organu państwowego. Dlatego zawarcie tego typu umowy bez fizycznej obecności będzie trudne, o ile nie niemożliwe.

W nagłówku jest napisane „raczej”, ponieważ technologia idzie naprzód i może się okazać, że za niedługo będzie możliwe rozwiązanie podpisania aktu notarialnego zdalnie. Póki co wymagana jest osobista obecność podpisujących umowę.

JAK PODPISAĆ UMOWĘ ZDALNIE?

Przejdźmy do konkretów i omówmy najpopularniejsze sposoby zdalnego zawierania umów z pomocą podpisu online lub podobnych form. Oto dostępne metody zdalnego podpisania umowy:

1. Kwalifikowany podpis elektroniczny – jest to najbardziej zaawansowana forma podpisu, traktowana jak podpis własnoręczny. Może być wykorzystana do podpisania umowy o pracę lub umowy leasingu. Taki podpis musi zostać złożony na odpowiednim urządzeniu, a ponadto, musi posiadać ważny certyfikat.
2. Profil Zaufany – coraz więcej spraw urzędowych załatwimy z pomocą profilu zaufanego, który pozwala zweryfikować tożsamość przypisaną do konkretnego numeru PESEL. Z pomocą profilu zaufanego możemy chociażby złożyć wniosek o wydanie nowego dowodu osobistego.
3. Skany dokumentów – zdalne podpisanie umowy jest możliwe także przy pomocy tradycyjnego, odręcznego podpisu. Osoba otrzymuje dokumenty drogą elektroniczną, drukuje je, podpisuje, skanuje, a następnie odsyła już z odręcznym podpisem.
4. Fax – wciąż popularną i używaną formą zdalnego podpisywania dokumentów jest Fax. Metoda ta jest analogiczna do powyżej. Dokumenty są wysyłane faxem do osoby, która powinna złożyć swój podpis. Osoba ta podpisuje dokumenty odręcznie, a następnie odsyła dokumenty. Wymogiem natury technicznej jest oczywiście posiadanie faksu przez obie strony.
5. Wymiana wiadomości – podpis online można złożyć także poprzez wymianę wiadomości e-mail lub na komunikatorze tekstowym. Wiadomości muszą jednoznacznie opisywać kształt umowy, dane obu stron oraz zgodę i akceptację omówionych warunków. Innymi słowy, wymienione wiadomości muszą stanowić niekwestionowany dowód zawarcia umowy.
6. Usługa kurierska – choć nie jest to do końca metoda bezkontaktowa i zdalna, warto ją omówić ze względu na dużą popularność podczas zakładania konta osobistego. Dokumenty mogą zostać przekazane za pośrednictwem firmy kurierskiej. Odbiorca w obecności kuriera podpisuje te dokumenty, które następnie zostaną przekazane ponownie w ręce nadawcy.
7. Rozmowa telefoniczna – niektóre rodzaje umów mogą zostać zawarte ustnie. Warunki umowy ustala się w trakcie rozmowy telefonicznej, która najczęściej jest nagrywana. Następnie, klient otrzymuje dokumenty do zaakceptowania drogą elektroniczną. Z takiej formy umów online korzystają chociażby firmy ubezpieczeniowe czy też dostawcy niektórych usług.
8. Pole w interaktywnym formularzu – zgoda regulamin serwisu internetowego to swego rodzaju umowa, którą podpisujesz poprzez zaznaczenie pola i akceptację warunków przez kliknięcie linka w mailu.
9. Platformy zdalnego podpisania umowy – niektóre banki i instytucje finansowe umożliwiają zdalne podpisanie umowy za pomocą specjalnie przystosowanej do tego platformy internetowej.
10. Aplikacja mobilna do odręcznego podpisu – istnieją rozwiązania, które umożliwiają odręczne podpisanie umowy (rysikiem lub palcem) na smartfonie. Takim oprogramowaniem dysponują kurierzy, a od niedawna jest to możliwe dla każdego.

W dobie XXI wieku istnieje zatem kilka sposobów na zdalne zawarcie umowy bez wychodzenia z domu. Największą moc z powyższych metod ma kwalifikowany podpis elektroniczny, który na wielu płaszczyznach prawnych jest traktowany na równi z podpisem odręcznym.

JAK WYROBIĆ KWALIFIKOWANY PODPIS ELEKTRONICZNY?

Podpis elektroniczny potrzebny do załatwiania spraw urzędowych można uzyskać z poziomu profilu zaufanego. Z kolei w przypadku umów biznesowych konieczne jest nawiązanie współpracy z jedną z firm, które świadczą tego typu usługi. Jeśli chodzi o kwalifikowany podpis elektroniczny, tylko kilka firm w Polsce pozwala na wyrobienie takiego podpisu i uzyskanie certyfikatu. Spis takich firm możemy sprawdzić w Rejestrze Kwalifikowanych Dostawców na stronie Narodowego Centrum Cyfryzacji.

Wyrobienie podpisu elektronicznego wciąż nie jest niestety usługą w stu procentach zdalną. O ile zakup usługi oraz uzupełnienie najważniejszych danych następuje drogą elektroniczną, o tyle weryfikacja jest możliwa jedynie w punkcie partnerskim lub w placówce firmy.

Kwalifikowany Podpis Elektroniczny można wyrobić chociażby w Krajowej Izbie Rozliczeniowej lub w Polskiej Wytwórni Papierów Wartościowych.

JAK ZAŁOŻYĆ PROFIL ZAUFANY?

Profil Zaufany jest bezpłatny i częściej wykorzystywany niż podpis elektroniczny. Do jego założenia konieczny będzie albo podpis elektroniczny albo posiadanie konta w jednym z banków: PKO BP, Inteligo, Santander, Pekao, mBank, ING, Envelo, Millenium, Alior Bank lub T-mobile Usługi Bankowe. Logujesz się do systemu bankowości, szukasz formularza zakładania profilu zaufanego i wypełniasz go.

Profil zaufany możesz też założyć stacjonarnie w Urzędzie Gminy lub online poprzez pz.gov.pl.

Więcej o tym, jak założyć profil zaufany przeczytasz tutaj.

PODSUMOWANIE

Podpisywanie umowy zdalnie staje się pomału standardem. Wiele osób, zwłaszcza w biznesie, zdaje sobie sprawę z korzyści takiej formy. W dobie elektronicznych faktur, programów do fakturowania online, zdalne podpisanie umowy staje się czymś zupełnie naturalnym.