Jak złożyć pismo do urzędu przez platformę ePUAP? Krok po kroku

Chcesz szybko i bez wychodzenia z biura wysłać pismo do urzędu? Zobacz jak krok po kroku złożyć pismo przez platformę ePUAP.

Załatwianie spraw przez Internet stało się nie tylko modne, ale również wygodne. Nie dość, że możemy to robić w dogodnym dla siebie czasie, to jeszcze nie musimy wychodzić z domu. Jedyne, czego potrzebujesz to laptopa lub komputera stacjonarnego ze stałym dostępem do sieci. Nic więc dziwnego, że coraz więcej przedsiębiorców wykorzystuje ePUAP do załatwienia swoich spraw urzędowych.

Jak złożyć pismo do urzędu przez platformę ePUAP? Nie jest to takie trudne, jak by się mogło wydawać. Wystarczy wypełnić formularz pisma ogólnego i wysłać go do wybranego urzędu lub podmiotu publicznego. Jak dokładnie to zrobić? Tego i wielu innych rzeczy dowiesz się z poniższego artykułu.

Czym jest pismo ogólne i kiedy można je napisać?

Przede wszystkim warto określić, czym jest pismo ogólne. Co skrywa się pod tym pojęciem?

Pismo ogólne to nic innego jak rodzaj pisma, które zostało udostępnione po to, aby ułatwić zainteresowanym komunikację z administracją w sprawach, które można załatwić przez Internet i które nie mają oddzielnych formularzy.

Za pomocą pisma ogólnego możesz:

• zadać pytanie,
• napisać wyjaśnienie,
• złożyć podanie lub wniosek,
• złożyć zażalenie lub żądanie,
• uzupełnić wcześniej złożony wniosek,
• przekazać dokument,
• wysłać zaproszenie na wydarzenie,
• wysłać petycję do urzędu.

Jedyne, co musisz zrobić, to wypełnić formularz na laptopie lub komputerze stacjonarnym, a następnie wysłać do wybranego podmiotu publicznego. Po chwili otrzymasz elektroniczne urzędowe poświadczenie przedłożenia pisma (UPP), które jest tak samo ważne, jak potwierdzenie odbioru listu poleconego, które wysyła się pocztą tradycyjną.

Podstawą do wysłania wniosku za pośrednictwem Internetu jest zgodność z przepisami. Co więcej, pismo ogólne składa się wtedy, gdy nie ma specjalnego formularza do załatwienia naszej sprawy. Przykładowo, jeśli chcesz mieć dostęp do informacji publicznej, to należy wybrać formularz, który został do tego specjalnie przeznaczony.

Kto może złożyć pismo ogólne do urzędu przez platformę ePUAP?

Złożenie pisma ogólnego to bardzo przydatna funkcja, która dostępna jest dla każdego. Jedyne, co musisz posiadać, to konto w platformie ePUAP. Z kolei do założenia konta będziesz potrzebował Profil Zaufany lub podpis kwalifikowany, ponieważ w ten sposób można łatwo potwierdzić swoją tożsamość.

Jeśli do tej pory nie udało Ci się założyć profilu zaufanego, bo uznawałeś, że nie jest Ci potrzebny, to w każdej chwili możemy to nadrobić. Założenie profilu zaufanego przebiega bardzo sprawnie i bezproblemowo. Profil zaufany możesz też założyć stacjonarnie w Urzędzie Gminy lub online poprzez pz.gov.pl.

Profil zaufany przyda się nie tylko do złożenia pisma przez ePUAP, ale także do podpisywania umów online.

Złożenie pisma ogólnego do urzędu przez platformę ePUAP – co należy przygotować?

Przede wszystkim potrzeba danych do logowania poprzez login.gov.pl – możemy zdecydować się na logowanie danymi do profilu zaufanego (login z hasłem) lub e-dowód.

Poza tym, jeśli sytuacja będzie tego wymagała, to należy przygotować dodatkowe dokumenty w wersji elektronicznej. W przypadku składania pisma ogólnego przez ePUAP przyjmują one formę załączników, np. pdf lub png.

Złożenie pisma ogólnego do urzędu przez platformę ePUAP – KROK PO KROKU

Procedura wysłania pisma ogólnego za pomocą ePUAP jest bardzo prosta. Zobacz, jak zrobić to krok po kroku:

1. Na początek wejdź na platformę ePUAP (epuap.gov.pl) i zaloguj się na swoje konto – możesz tego dokonać za pomocą profilu zaufanego lub e-dowodu.
2. Następnie wybierz kolejno Załatw sprawę > Sprawy ogólne, pisma do urzędów.
3. Na ekranie pojawi się wyszukiwarka instytucji, do których można skierować pismo. Twoim zadaniem będzie wybranie urzędu lub instytucji, do której chcesz wysłać pismo ogólne. Do wyboru masz ministerstwa, urzędy gmin i inne.
4. Wybierz rodzaj pisma i stwórz jego treść.
5. Następnie dodaj dokumenty w formie załączników elektronicznych. Jest to konieczne tylko wtedy, gdy Twoja sprawa tego wymaga. Jeśli nie masz żadnych dokumentów do przekazania danej instytucji, to ten krok możesz pominąć.
6. Gdy formularz będzie gotowy, to klikasz „Dalej” i zobaczysz podsumowanie swojego pisma.
7. Następnie masz dwie opcje do wyboru „Wyślij bez podpisu” lub „Podpisz i wyślij”.
   Większość osób przyzwyczaiła się do tego, że różnego typu pisma wysyłamy bez podpisu, ale warto pamiętać, że w przypadku spraw urzędowych mogą pojawić się problemy. Wszystko dlatego, że wiele spraw wymaga podpisu na piśmie ogólnym. Jeśli nie chcesz, by Twoje pismo zostało odrzucone i żebyś nie zostali bez odpowiedzi, to lepiej je podpisać. Podpisujesz przez profil zaufany lub podpis elektroniczny.
8. Gdy to zrobisz, to możemy wysłać wniosek. Wówczas na ekranie pojawi się komunikat, że pismo zostało wysłane. Na skrzynkę odbiorczą ePUAP otrzymasz urzędowe poświadczenie przedłożenia (UPP) – dowód wysłania pisma.

Na koniec nie pozostaje nic innego, jak czekać na odpowiedź. Warto w tym miejscu wspomnieć, że wszystkie wysłane pisma znajdują się w sekcji „Moja skrzynka”, więc w każdej chwili możesz tam przejść.

Złożenie pisma ogólnego – gdzie składamy dokumenty?

Pismo ogólne wypełnione i złożone. Tylko gdzie tak naprawdę ono ląduje? Gdzie składasz wysłane dokumenty? Odpowiedź jest prostsza, niż by się mogło wydawać. Wszystkie pisma ogólne są wysyłane do urzędu lub innego podmiotu publicznego, który ma elektroniczną skrzynkę podawczą (ESP) na platformie ePUAP.

Do takich podmiotów zaliczamy ministerstwa, urzędy gminy czy starostwa powiatowe. To jednak nie wszystko, ponieważ pismo możesz złożyć również do urzędu centralnego, urzędu skarbowego, czy nawet do ośrodka pomocy społecznej.

Poza tym w mgnieniu oka możesz również wysłać pismo do sanepidu, szkoły publicznej, czy nawet do publicznego zakładu opieki zdrowotnej. Jeśli nie jesteś pewny, czy instytucja, do której chcesz wysłać pismo ogólne ma elektroniczną skrzynkę podawczą (ESP), to warto to zweryfikować.

Weryfikacja zajmie zaledwie kilka minut. Jedyne, co w takim przypadku należy zrobić, to sprawdzić listę adresatów w formularzu pisma ogólnego. Co ważne, aby wszystko przebiegło sprawnie, warto wpisać całą nazwę, a nie jej skrót.

Złożenie pisma ogólnego do urzędu przez ePUAP – koszty i czas oczekiwania

Ile właściwie będzie kosztować wygoda złożenia pisma do urzędu przez ePUAP? Odpowiedź jest pozytywna – mamy do czynienia z usługą, która jest bezpłatna. Jeśli w takim razie będziemy chcieli w wygodny sposób złożyć pismo do urzędu przez Internet, to nie musimy martwić się żadnymi kosztami, bo one po prostu nie są naliczane.

Co z czasem oczekiwania na odpowiedź? Ile dokładnie będziesz czekał, nim ktoś z danej instytucji odpisze? Niestety na te pytania nie da się udzielić jednoznacznej odpowiedzi, ponieważ czas oczekiwania na odpowiedź uzależniony jest od rodzaju sprawy, czy stopnia jej skomplikowania. Decydują tutaj terminy urzędowe, które mogą być różne dla różnych urzędów i spraw. Zazwyczaj jest to 7, 14 lub 30 dni.

Za to pewne jest to, że odpowiedź uzyskasz w formie elektronicznej na „Moja skrzynka” w Mój Gov lub pocztą tradycyjną. Gdy urząd odpisze, system wyśle Ci powiadomienie na adres e-mail.

Jeśli odpowiedź przyjdzie w formie elektronicznej i będziesz chciał ją sprawdzić, to należy wykonać poniższe kroki:

1. klikasz przycisk „Mój Gov” w prawym górnym rogu strony,
2. następnie czytasz Klauzulę przetwarzania danych osobowych udostępnioną drogą elektroniczną i klikasz „Przejdź dalej”,
3. logujesz się, a następnie wpisujesz kod, który otrzymasz w wiadomości SMS,
4. rozwijasz menu boczne po lewej stronie i wybierasz zakładkę „Moja skrzynka”.

Odpowiedź w formie tradycyjnej przyjdzie wtedy, gdy zaznaczyłeś taką opcję w formularzu pisma ogólnego. Jeśli tego nie zrobisz, to należy spodziewać się odpowiedzi w formie elektronicznej.

Podsumowanie

Kontakt z urzędami przez skrzynkę ePUAP jest wygodny i szybki. Bez stania w kolejce na poczcie, bez nerwów przy okienku, bez kupowania usługi pocztowej. Oszczędzasz nie tylko czas, ale również środowisko, gdyż do całej procedury nie potrzebujesz ani jednej kartki papieru.