Terminale płatnicze od A do Z – 21 pytań i odpowiedzi

Kompendium wiedzy o terminalach płatniczych. Jeśli zamierzasz kupić terminal płatniczy do firmy, przeczytaj 21 pytań i odpowiedzi.

Artykuł powstał dzięki odpłatnej współpracy z marką Santander Bank Polska.

Terminale płatnicze zrewolucjonizowały sposób płatności za zakupy w handlu detalicznym. Dziś brak terminala jest praktycznie niespotykany. Możliwość płacenia kartą umożliwiają nawet małe budki z pieczywem i urzędy.

Wybór terminala płatniczego to ważna decyzja, która rodzi wiele pytań. W tym artykule poznasz odpowiedzi na większość praktycznych pytań o terminal płatniczy. Jeśli w artykule nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytanie to zadaj je w komentarzu oraz przeczytaj dlaczego warto kupić terminal płatniczy.

1. CO TO JEST TERMINAL PŁATNICZY?

Terminal płatnicy to urządzenie instalowane w punktach handlowych i usługowych. Terminal służy do kontaktu z bankiem w momencie, gdy klient za zakupy płaci kartą płatniczą, BLIK-iem lub inną usługą płatniczą.

JAK WYGLĄDA TERMINAL PŁATNICZY

Terminale płatnicze różnią się od siebie kolorem, wielkością oraz funkcjonalnościami.

Stacjonarny terminal płatniczy

Terminal płatniczy firmy Sum up

Terminal płatniczy Elavon z kontem firmowym

2. GDZIE KUPIĆ TERMINAL PŁATNICZY?

Terminal płatniczy możesz kupić za pośrednictwem banku lub poprzez operatora.

Terminal płatniczy z premią 400 zł + darmowe konto firmowe

Kupując terminal płatniczy za pośrednictwem banku możesz liczyć na atrakcyjne promocje. Przykładowo otwierając Konto Firmowe Godne Polecenia (darmowe przez 2 lata) wraz z terminalem płatniczym otrzymasz premię 400 zł.

Aby skorzystać oferty Santander Bank Polska na konto firmowe z terminalem i otrzymać zwrot 400 zł, wypełnij wniosek i załóż Konto Firmowe Godne Polecenia już teraz. Przystąpienie do promocji jest możliwe do 31 października 2021 r. włącznie.

Oferta jest dla osób, które do tej pory nie były klientami firmy Elavon i prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą. 400 zł premii za terminal płatniczy otrzymasz jeśli aktywujesz terminal w ciągu 6 miesięcy od otwarcia konta. Zapotrzebowanie na terminal płatniczy możesz zgłosić podczas otwierania konta firmowego.

Zakup u operatora

Z kolei decydując się na zakup poprzez operatora masz kilku największych operatorów płatności. Rozważ ich oferty zapoznając się z rankingiem terminali płatniczych.

3. JAKIE SĄ RODZAJE TERMINALI PŁATNICZYCH?

Na rynku jest dostępnych kilka rodzajów terminali płatniczych. Najprostszy podział to terminal stacjonarny i mobilny. Ponadto warto wspomnieć o innych rodzajch terminali: mPOS i terminalu aplikacyjnym.

4. CZY TERMINAL PŁATNICZY JEST OBOWIĄZKOWY?

Choć większość sklepów oferuje u siebie płatności kartą, żadne polskie przepisy nie nakładają obowiązku posiadania terminala.

5. TERMINAL PŁATNICZY – OD KIEDY OBOWIĄZEK?

Od kilku lat rząd pracuje nad wprowadzeniem obowiązku przyjmowania płatności bezgotówkowych przez przedsiębiorców i organy podatkowe. O ile w tym drugim przypadku jest to rozsądne i pożądane, o tyle nakaz przyjmowania płatności bezgotówkowych przez firmy może budzić protesty.

Ustawa o rozwoju płatności elektronicznych bo tak ma nazywać się przepis określający konieczność instalacji terminali, ma na celu upowszechnienie stosowania płatności bezgotówkowych i zastąpienie części transakcji gotówkowych transakcjami bezgotówkowymi.

Póki co projekt utknął w komitecie Rady Ministrów. Postępy prac można obserwować tutaj.

Praktyka pokazuje, że wprowadzanie obowiązku wśród firm wydaje się niekonieczne. Większość przedsiębiorców i tak instaluje terminale płatnicze lub aplikacje przyjmujące takie płatności, gdyż zależy im na klientach. Jeśli nie masz jeszcze u siebie terminala, możesz rozważyć konto firmowe z terminalem.

6. ILE KOSZTUJE TERMINAL PŁATNICZY?

Koszt terminala płatniczego jest zależny od jego rodzaju i formy umowy.

Terminale stacjonarne

Zazwyczaj terminale stacjonarne są dzierżawione, a opłaty za dzierżawę dokonuje się co miesiąc. Umowa może być zawarta na czas określony (z reguły jest to kilka lat). Średni koszt w takim przypadku to ok. 50 zł miesięcznie.

Terminale mobilne

Przenośne terminale płatnicze (mPOS) są kupowane na własność. Koszt zakupu waha się od zera (jeśli trafisz na promocję) do kilkuset złotych. Korzyść jest taka, że jest to opłata jednorazowa bez konieczności opłat za dzierżawę.

7. JAKIE OPŁATY ZA TERMINAL PŁATNICZY?

Oprócz kosztów ponoszonych za dzierżawę lub jednorazowy koszt zakupu terminala dochodzą jeszcze inne opłaty.

Opłaty w przypadku terminala płatniczego:

1. Marża agenta – konkretna kwota doliczana do prowizji bankowej, np. 5 groszy, niezależnie od wartości transakcji. Zdarza się, że w ofercie marża jest zerowa i jest to dobry układ, gdy masz dużo transakcji;
2. Opłata interchange – pobierają ją banki i wynosi od 0,2 proc. dla kart debetowych do 0,3 proc. dla kart kredytowych. Opłata jest uregulowana przez ustawę o usługach płatniczych;
3. Opłata systemowa – pobierają ją organizacje płatnicze jak Visa i Mastercard.

8. JAKA PROWIZJA ZA MOBILNY TERMINAL PŁATNICZY?

mPOS można dostać za darmo lub kilkaset złotych, jednak są droższe w utrzymaniu od terminali stacjonarnych. Prowizja wynosi od ok. 1,4% do 1,7% od każdej transakcji. Jest to dobra opcja dla sprzedawców produktów z wysoką marżą oraz do okazjonalnej sprzedaży.

9. JAK DOSTAĆ TERMINAL PŁATNICZY ZA DARMO?

Warto wiedzieć, że możesz dostać terminal przenośny lub stacjonarny bez opłat. Wystarczy, że skorzystasz z programu Polska Bezgotówkowa. Program utworzony przez Związek Banków Polskich w porozumieniu z wystawcami kart i agentami rozliczeniowymi ma na celu promocję przyjmowania płatności kartą.

Program jest skierowany do przedsiębiorców, którzy tworzą nowy biznes oraz tych, którzy w ciągu ostatnich 12 miesięcy nie przyjmowali płatności bezgotówkowych. W ramach programu można przez rok korzystać z terminala bez opłat.

W programie Polska Bezgotówkowa bierze udział między innymi Santander Bank Polska. W ramach programu otrzymujesz możliwość akceptacji kart bez prowizji do wysokości 100 tys. zł obrotu na jednym urządzeniu (dla kart Visa, Mastercard i American Express). Przejdź na stronę banku i wypełnij formularz.

Każda z instytucji biorących udział w Programie Polska Bezgotówkowa może proponować inne warunki po 5 miesiącach bez opłat. W celu poznania szczegółów powinieneś skontaktować się z wybranym przez siebie agentem rozliczeniowym lub bankiem.

10. JAK DZIAŁA TERMINAL PŁATNICZY?

Skrócona instrukcja obsługi terminala płatniczego wygląda następująco:

1. sprzedawca wprowadza wartości sprzedaży – wprowadzasz za pomocą klawiszy terminala kwotę należną do zapłaty,
2. klient przykłada kartę do czytnika – płatność zostaje przeprowadzona poprzez wprowadzenie karty z użyciem paska magnetycznego lub metodą bezdotykową,
3. klient wprowadza kod PIN – sprzedawca informuje klienta, aby wprowadził kod PIN na terminalu płatniczym,
4. wydrukowanie potwierdzenia – po ukończonej transakcji terminal wydrukuje potwierdzenie dokonania płatności,
5. wydruk paragonu – na zakończenie procesu sprzedaży kasa podłączona do terminalu drukuje paragon fiskalny dla klienta.

Pełną instrukcję znajdziesz w artykule Jak obsługiwać terminal płatniczy? Instrukcja krok po kroku

11. KTO MUSI MIEĆ TERMINAL PŁATNICZY?

Żaden przedsiębiorca nie musi kupować terminala płatniczego. Terminal płatniczy jest mile widziany zwłaszcza w sklepach, lokalach gastronomicznych, zakładach usługowych czy w taxi. Wszędzie tam klient oczekuje płatności kartą płatniczą. Nie oznacza to jednak, że firma musi mieć terminal.

12. KTO MOŻE MIEĆ TERMINAL PŁATNICZY?

Terminal płatniczy może posiadać ten przedsiębiorca, który posiada również kasę fiskalną.

Z uwagi na surowe wymogi narzucone przez instytucje nadzoru finansowego i organizacje płatnicze istnieje wykaz firm, które nie będą mogły mieć terminala płatniczego. Ewentualnie będą mieć duży problem z uzyskaniem pozwolenia. Są to między innymi:

• Telemarketing i sprzedaż przez telefon,
• Sprzedaż door-to-door
• Piramidy finansowe/marketing wielopoziomowy
• Kluby myśliwskie/polowania
• Agencje modeli i modelek / agencje talentów
• Organizacje non-profit
• Organizacje polityczne
• Agencje pośrednictwa pracy, agencje pracy tymczasowej
• Poradnie działające bez konieczności uzyskania pozwolenia (np. kliniki długu, poradnie finansowe, poradnie małżeńskie i rodzinne, poradnie dla osób uzależnionych od alkoholu/narkotyków i inne poradnie)
• Usługi inwestycyjne/programy błyskawicznego wzbogacenia się/kluby inwestycyjne, sprzedaż akcji, papierów wartościowych, opcji, opcji binarnych, Forex i inne inwestycje
• Operacje plastyczne
• Agencje detektywistyczne, agencje ochrony, usługi ochrony, w tym samochody pancerne, psy stróżujące
• Usługi ochrony: ochrona, ubezpieczenie, rejestracja, zabezpieczenie przed np. kradzieżą tożsamości, kradzieżą w Internecie, oszustwem, kradzieżą kart kredytowych lub oszustwem związanym z kartami kredytowymi itp.
• Rozrywka dla dorosłych/pornografia
• Firmy organizujące spotkania towarzyskie (portale randkowe itp)
• Agencje towarzyskie
• Firmy organizujące spotkania o charakterze seksualnym
• Produkty zawierające kannabidiol
• Środki wspierające sprawność seksualną dla kobiet i mężczyzn
• Produkty o wątpliwej skuteczności, tj.: produkty odchudzające, produkty na porost włosów, produkty zwiększające wydolność fizyczną
• Wróżbiarstwo
• Hazard
• Działalność i produkty nielegalne lub budzące wątpliwości prawneKantory, firmy oferujące przekazy pieniężne
• Wirtualny kantor
• Firmy windykacyjne, refinansowanie zadłużenia/faktoring, hipoteka, usługi brokerskie/zmniejszania szkód/refinansowanie, tzw. „chwilówki”
• Usługi udostępniania plików
• Usługi telekomunikacyjne, w tym między innymi: usługi pre-paid i abonamentowe usługi telefoniczne
• Domy aukcyjne
• Lombardy (sprzedawcy, którzy pożyczają pieniądze w zamian za własność osobistą, taką jak biżuteria itp.)
• Sklepy filatelistyczne i numizmatyczne
• Sprzedaż hurtowa kamieni szlachetnych, metali, zegarków lub biżuterii
• Sprzedaż nieruchomości
• Sprzedaż nowych i używanych pojazdów silnikowych i elektrycznych (takich jak: samochody, łodzie, motocykle itp.)
• Sprzedaż i dystrybucja pistoletów, broni palnej, amunicji
• Firmy niewypłacalne lub w likwidacji

13. CZY MOŻNA MIEĆ TERMINAL PŁATNICZY BEZ KASY FISKALNEJ?

Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 12.04.2019 r. nr 0113-KDIPT1-3.4012.67.2019.2.JM mówi, że nie można posiadać terminala bez kasy fiskalnej:

„Zwolnienie z obowiązku ewidencjonowania obrotu przy zastosowaniu kasy rejestrującej w przypadku otrzymywania zapłaty za świadczone usługi za pośrednictwem karty płatniczej przy użyciu terminala – jest nieprawidłowe”.

14. CZY TERMINAL MUSI BYĆ PODŁĄCZONY DO KASY FISKALNEJ?

To zależy jaki model terminala wybierzesz. Najczęściej terminale są połączone z kasą fiskalną, ale na rynku dostępne są urządzenia łączące w sobie cechy kasy fiskalnej i terminala płatniczego.

Jest również opcja zakupu samego terminala bez kasy fiskalnej.

15. CZY ROLNIK MOŻE MIEĆ TERMINAL PŁATNICZY?

Tak, rolnik jako równoprawny podmiot prawa funkcjonujący w obrocie gospodarczym może posiadać terminal płatniczy. Nie ma ograniczeń, aby rolnik nie mógł kupić terminala i oferować płatności kartą.

16. Z JAKIEJ FIRMY WYBRAĆ TERMINAL PŁATNICZY?

Do wyboru masz co najmniej kilkanastu operatorów płatności:

1. Polskie ePłatności

1. Akceptowane karty płatnicze – American Express, Diners Club, Discover, MasterCard (w tym Maestro), Visa
2. Płatności mobilne – BLIK, ApplePay, GooglePay
3. Oferowane terminale – mobilny, stacjonarny, mPOS
4. Funkcje zarobkowe – cashback, DCC, doładowania GSM
5. Inne usługi – płatności MOTO, płatność za rachunki, terminale samoobsługowe, integracja z programem sprzedażowym
6. Sprawdź ofertę – wyślij wniosek online

2. Elavon

1. Akceptowane karty płatnicze – American Express, Diners Club, Discover, JCB, MasterCard (w tym marka Maestro), UnionPay, Visa
2. Płatności mobilne – BLIK, Apple Pay, Google Pay
3. Oferowane terminale – mobilny, stacjonarny, mPOS
4. Funkcje zarobkowe – cashback, DCC, doładowania GSM
5. Inne usługi – logo na wydruku, karty podarunkowe, raporty online, funkcja napiwków, płatności MOTO

3. Bank Pekao SA

1. Akceptowane karty płatnicze – Diners Club, MasterCard, Visa
2. Płatności mobilne – PeoPay
3. Oferowane terminale – mobilny, stacjonarny
4. Funkcje zarobkowe – cashback, DCC, doładowania GSM
5. Inne usługi – logo firmy na wydruku, płatności rachunków, program lojalnościowy dla klientów

4. PayTel

1. Akceptowane karty płatnicze – MasterCard (w tym marka Maestro), Visa
2. Płatności mobilne – BLIK, Apple Pay, Google Pay
3. Oferowane terminale – mobilny, stacjonarny, stacjonarny+PIN Pad
4. Funkcje zarobkowe – DCC, cashback, Paysafecard, Sprzedaż z napiwkiem, ePay
5. Inne usługi – płatność rachunków, płatności MO/TO, innowacyjna integracja z kasą fiskalną

5. eCard

1. Akceptowane karty płatnicze – MasterCard, VISA
2. Płatności mobilne – brak
3. Oferowane terminale – mobilny, stacjonarny
4. Funkcje zarobkowe – cashback
5. Inne usługi – logo na wydruku, SMS Premium, IVR

6. eService

1. Akceptowane karty płatnicze – American Express, Diners Club, Discover, JCB, MasterCard w tym marka Maestro), UnionPay, Visa
   
2. Płatności mobilne – BLIK
   
3. Oferowane terminale – mobilny, stacjonarny
   
4. Funkcje zarobkowe – cashback, DCC, doładowania GSM
   
5. Inne usługi – logo na wydruku, funkcja napiwków, płatności MOTO
   

7. First Data Polcard

1. Akceptowane karty płatnicze – American Express, Diners Club, JCB, MasterCard (w tym marka Maestro), Visa
2. Płatności mobilne – BLIK
3. Oferowane terminale – stacjonarny i mobilny
4. Funkcje zarobkowe – DCC, Cashback, doładowania GSM
5. Inne usługi – platforma raportowa online, program partnerski

8. Paymax

1. Akceptowane karty płatnicze – MasterCard, Visa
2. Płatności mobilne – brak
3. Oferowane terminale – mPOS
4. Funkcje zarobkowe – brak
5. Inne usługi – program lojalnościowy, program sprzedażowy

9. ePay

1. Akceptowane karty płatnicze – American Express, Diners Club, Discover, JCB, MasterCard w tym marka Maestro), UnionPay, Visa
2. Płatności mobilne – BLIK, PeoPay
3. Oferowane terminale – stacjonarny i mobilny
4. Funkcje zarobkowe – DCC, Cashback, doładowania GSM
5. Inne usługi – płatność rachunków

10. Planet Pay

1. Akceptowane karty płatnicze – MasterCard (w tym Maestro), Visa
2. Płatności mobilne – BLIK
3. Oferowane terminale – mobilny, stacjonarny
4. Funkcje zarobkowe – DCC, Cashback, doładowania GSM
5. Inne usługi – logo na wydruku

11. SumUp

1. Akceptowane karty płatnicze – American Express, MasterCard (w tym marka Maestro), Visa
2. Płatności mobilne – brak
3. Oferowane terminale – mPOS
4. Funkcje zarobkowe – brak
5. Inne usługi – brak

17. JAKI TERMINAL PŁATNICZY DO TAXI?

Najlepszy terminal płatniczy do taxi to model wyposażony w kartę SIM z drukarką oraz wytrzymałą baterią. Przenośny terminal płatniczy pomoże taksówkarzom zebrać opłatę za przejazd od osób, które nie mają przy sobie gotówki.

Do korzyści posiadania przez taxi terminala płatniczego można zaliczyć:

• zadowolenie klientów,
• zwiększenie się jakości obsługi,
• pozyskanie nowych klientów.

18. CZY OSOBA PRYWATNA (FIZYCZNA) MOŻE MIEĆ TERMINAL PŁATNICZY?

Nie, działanie terminali płatniczych jest przeznaczone wyłącznie dla firm. W 2013 roku było głośno o angielskiej firmie Payleven, która oferowała terminale osobom fizycznym. Dziś ta firma już nie istnieje.

Zgodnie z polskim prawem posiadanie terminala wymaga posiadanie kasy fiskalnej. Teoretycznie więc o terminal mogłyby pokusić się osoby prowadzące działalność nierejestrowaną, które posiadają kasę fiskalną. Problemem może być wymóg podania numeru NIP, który jest nadawany dla działalności gospodarczych.

19. TERMINAL PŁATNICZY – KIEDY PIENIĄDZE NA KONCIE?

Po realizacji transakcji za pomocą terminala płatniczego, pieniądze na Twoje konto firmowe wpłyną w terminie 3-5 dni roboczych.

20. JAK ZAMÓWIĆ TERMINAL PŁATNICZY?

Jeśli zastanawiasz się jak zamówić terminal płatniczy, to procedura zależy od tego, gdzie zamierzasz kupić urządzenie.

W przypadku zamówienia bezpośrednio u operatora – wejdź na jego stronę internetową i wypełnij formularz zgłoszeniowy. Będzie potrzebne Twoje imię i nazwisko, e-mail, nr telefonu oraz NIP. Kurier dostarczy Ci terminal płatniczy w przeciągu kilku dni roboczych, licząc od momentu podpisania umowy.

Jeśli chcesz zamówić terminal płatniczy razem z kontem firmowym, przejdź na stronę wybranego banku i postępuj zgodnie z informacjami.

21. W JAKIM BANKU WYBRAĆ TERMINAL PŁATNICZY?

W akcji Polska Bezgotówkowa bierze udział kilkanaście banków zrzeszonych w Związku Banków Polskich.

Jedną z najlepszych ofert na terminal posiada Santander Bank Polska. Razem z Kontem Firmowym Godnym Polecenia (0 zł za prowadzenie rachunku przez 2 lata) otrzymasz w promocji atrakcyjną ofertę na terminal płatniczy. Podpisując umowę o terminal z firmą Elavon za pośrednictwem banku Santander, dostaniesz 400 zł premii. Oferta dotyczy tylko jednoosobowej działalności gospodarczej i trwa do do 31 października 2021 r. włącznie.

Przejdź na stronę banku i otwórz konto firmowe z terminalem płatniczym

Płatna współpraca z marką Santander Bank Polska