Jak prowadzić księgę przychodów i rozchodów w gospodarstwie rolnym

Zastanawiasz się, jak prowadzić księgę przychodów i rozchodów (KPiR) w gospodarstwie rolnym? Ten artykuł wyjaśni Twoje wątpliwości.

Prowadzisz gospodarstwo rolne i zastanawiasz się, czy musisz ewidencjonować swoje przychody i koszty? A może już prowadzisz księgę przychodów i rozchodów w gospodarstwie rolnym, ale nie masz pewności, czy robisz to poprawnie?

W tym artykule wyjaśniamy, kto ma obowiązek prowadzenia KPiR w rolnictwie. Dowiesz się z niego, jakie są podstawy prawne oraz jakie przychody i koszty należy uwzględniać. Ponadto sprawdzisz, jakie funkcje powinien mieć dobry program księgowy, aby ułatwić Ci zarządzanie finansami gospodarstwa.

1. OBOWIĄZEK PROWADZENIA KPIR W GOSPODARSTWIE ROLNYM

Księga przychodów i rozchodów w gospodarstwie rolnym jest obowiązkowa dla rolników, którzy prowadzą działalność gospodarczą.

Dotyczy to tych, którzy rozliczają się na skali podatkowej lub w formie podatku liniowego. Rolnicy ryczałtowi oraz ci korzystający z karty podatkowej nie muszą prowadzić KPiR w rolnictwie. Jeśli gospodarstwo przekracza pewien przychodów, konieczne może być przejście na pełną księgowość.

Limit przychodów dla KPiR

​Od 1 stycznia 2025 roku w Polsce obowiązuje nowy limit przychodów netto. Po jego przekroczeniu jesteś zobowiązany do prowadzenia pełnej księgowości. Limit ten został podniesiony z 2 mln. euro do 2.5 mln euro.

Aby ustalić równowartość tego limitu w złotych, stosuje się średni kurs euro ogłoszony przez NBP na pierwszy dzień roboczy października roku poprzedzającego rok obrotowy. W związku z tym, że 1.10.2024 kurs ten wynosił 4,2846 zł, to daje kwotę 10 mln 711 tys. 500 zł.

Przekroczenie tego progu przychodów w 2024 roku skutkuje obowiązkiem prowadzenia pełnej księgowości od 2025 roku.​

2. PODSTAWY PRAWNE I ZASADY EWIDENCJI FINANSOWEJ W ROLNICTWIE

KPiR w gospodarstwie rolnym reguluje ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Podstawowe zasady prowadzenia księgi określa rozporządzenie Ministra Finansów. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów określa szczegółowe zasady prowadzenia KPiR w gospodarstwie rolnym.

Rozporządzenie to zawiera m.in.:​

• Wzory księgi – załączniki nr 1 i 2 przedstawiają wzory księgi przychodów i rozchodów, w tym specjalny wzór dla rolników prowadzących działalność gospodarczą.
• Sposób dokonywania zapisów – określa, jakie informacje należy wprowadzać do księgi oraz w jaki sposób ewidencjonować przychody i koszty. ​
• Obowiązki związane z przechowywaniem dokumentacji – wskazuje, jakie dokumenty należy przechowywać jako dowody księgowe oraz przez jaki okres. ​
• Zasady sporządzania spisu z natury – reguluje kwestie związane z remanentem, w tym terminy i metody jego przeprowadzania. ​

Najważniejsze z tych zasad mówią to tym, że księga przychodów i rozchodów musi być prowadzona rzetelnie i w sposób niewadliwy. Oznacza to, że wszystkie wpisy muszą odzwierciedlać rzeczywiste transakcje.

Podstawą ewidencji przychodów i kosztów są dokumenty księgowe, takie jak faktury i rachunki.

3. OBOWIĄZKI ROLNIKA WOBEC URZĘDU SKARBOWEGO

Rolnik prowadzący KPiR w gospodarstwie musi składać roczne zeznanie podatkowe (PIT-36 lub PIT-36L). W ciągu roku należy opłacać zaliczki na podatek dochodowy.

Księga przychodów i rozchodów w rolnictwie powinna być uzupełniana na bieżąco. Każdy wpis musi być dokonany najpóźniej do 20. dnia następnego miesiąca. W razie kontroli skarbowej dokumentacja musi być kompletna i przechowywana przez 5 lat.

4. JAKIE PRZYCHODY Z GOSPODARSTWA NALEŻY UWZGLĘDNIĆ W KPIR

Do KPiR w rolnictwie wpisuje się wszystkie przychody związane z działalnością gospodarczą w rolnictwie. Obejmuje to sprzedaż płodów rolnych, zwierząt hodowlanych oraz produktów przetworzonych.

Należy uwzględniać także dopłaty bezpośrednie oraz inne dotacje.

Jeśli rolnik prowadzi dodatkową działalność, np. usługi agroturystyczne, również musi ewidencjonować te wpływy.

5. RODZAJE KOSZTÓW I WYDATKÓW KWALIFIKOWANYCH W ROLNICTWIE

Koszty w księdze przychodów i rozchodów w gospodarstwie rolnym to wszystkie wydatki związane z działalnością rolniczą.

W ramach gospodarstwa możesz uwzględnić w koszty następujące zakupy:

• nawozy,
• pasze,
• środki ochrony roślin,
• paliwa,
• energię elektryczną,
• amortyzację maszyn rolniczych.

Wydatki na usługi weterynaryjne, wynagrodzenia pracowników oraz leasing sprzętu również są kosztami uzyskania przychodu.

6. DOBRY PROGRAM KSIĘGOWY DLA GOSPODARSTWA

Dobry program do prowadzenia KPiR w gospodarstwie rolnym powinien być prosty w obsłudze.

Powinien automatycznie księgować faktury, generować raporty i przypominać o terminach podatkowych.

Ważna jest możliwość wystawiania faktur sprzedażowych oraz integracja z e-deklaracjami. Program powinien umożliwiać analizę finansową gospodarstwa i być zgodny z obowiązującymi przepisami.

TOP3 PROGRAMÓW DO KPiR

Poniżej TOP3 z naszego rankingu programów do KPiR. Poniższe programy są dostępne w wersji desktopowej – na komputer. Jeśli szukasz programu do księgowości z pozycji przeglądarki, zajrzyj do rankingu księgowości online.

PODSUMOWANIE

Prowadzenie KPiR w gospodarstwie rolnym to obowiązek dla rolników prowadzących działalność gospodarczą. Kluczowe jest przestrzeganie przepisów zawartych w Rozporządzeniu Ministra Finansów, które określa zasady ewidencji przychodów i kosztów.

Najważniejsze kwestie, o których musi pamiętać rolnik:

1. Obowiązek prowadzenia KPiR dotyczy rolników rozliczających się na zasadach ogólnych lub podatku liniowego.
2. Zachować limit przychodów. Jeśli gospodarstwo przekroczy 10 711 500 zł (w 2024 r.), konieczne jest przejście na pełną księgowość.
3. Do księgi wpisuje się wszystkie przychody związane z działalnością rolniczą, w tym sprzedaż płodów rolnych i dotacje.
4. Koszty mogą obejmować nawozy, pasze, paliwo, amortyzację sprzętu, usługi weterynaryjne i wynagrodzenia pracowników.
5. Dokumentacja księgowa musi być kompletna i przechowywana przez 5 lat na wypadek kontroli skarbowej.
6. Pamiętać o terminach. Zapisy w KPiR należy uzupełniać na bieżąco, najpóźniej do 20. dnia kolejnego miesiąca.
7. Programy księgowe mogą ułatwić zarządzanie finansami. Warto wybrać taki, który automatycznie księguje faktury i generuje raporty.

Prawidłowe prowadzenie KPiR w rolnictwie pozwala uniknąć błędów, problemów z urzędem skarbowym oraz usprawnia kontrolę nad finansami gospodarstwa.