Co wrzucić w koszty firmy? 10 sposobów na koszty firmowe

Zastanawiasz się, jak zwiększyć koszty w firmie aby zapłacić mniejszy podatek? Sprawdź 10 sposobów na koszty firmowe.

Wysokość podatku dochodowego płaconego przez firmy nalicza się na podstawie uzyskanych przychodów obniżonych o koszty uzyskania przychodu. Im wyższe będą koszty uzyskania przychodu, tym mniejszy podatek do zapłacenia. Nie dziwi zatem, że szukasz sposobów jak zwiększyć koszty w firmie.

Większość przedsiębiorców stara się wliczać wszelkie koszty, które da się udowodnić, a także uzasadnić. W tym artykule podpowiemy, co można wpisać w koszty firmowe.

Wiemy już, co o kosztach uzyskania przychodu mówią nam przepisy prawne. Jak się jednak okazuje, ustawa ustawą, a życie życiem. Przedsiębiorcy mają naprawdę szerokie pole manewru w kwestii zwiększania kosztów uzyskania przychodu i to w całkowicie legalny i dozwolony sposób.

Poniżej omówimy 10 kluczowych rodzajów kosztów, a także wskażemy ich konkretne przykłady.

1. KOSZTY FUNKCJONOWANIA BIURA

Zacznijmy od biura, które musi prawidłowo funkcjonować. Jako przedsiębiorca masz prawo odliczyć wszelkie wydatki związane z prowadzeniem biura, a zatem:

• czynsz,
• rachunki za prąd,
• rachunki za wodę,
• wydatki na Internet i telekomunikację (w tym oczywiście wydatki na służbową komórkę)
• inne media,
• usługi sprzątania,
• środki higieniczne,
• usługi naprawcze.

Co w przypadku firm zarejestrowanych na ten sam adres, co miejsce zamieszkania? Wszak bardzo popularne jest wynajęcie mieszkania spółce. W takim przypadku należy ustalić, jaki procent powierzchni mieszkania jest wykorzystywany do prowadzenia działalności firmy.

Na tej podstawie odlicza się odpowiednią część wyżej wymienionych kosztów. Zazwyczaj odlicza się powierzchnię pomieszczenia, w którym mieści się gabinet lub stanowisko pracy.

UWAGA! Pamiętaj, że wszystkie wydatki, które mają zostać zaliczone w koszty firmowe, powinny być zapłacone z konta firmowego.

2. WYPOSAŻENIE BIURA

Do prawidłowego funkcjonowania, biuro wymaga również odpowiedniego wyposażenia. Wszystkie koszty związane z zakupem wyposażenia biura również można potraktować jako koszty uzyskania przychodu.

W ramach wyposażenia biura, do najpopularniejszych kosztów można zaliczyć:

• wszelkie meble biurowe,
• laptopy biznesowe wraz z osprzętem i oprogramowaniem,
• drukarki biurowe,
• wyposażenie dla personelu:
  – czajnik elektryczny,
  – kuchenka mikrofalowa,
  – ekspres do kawy,
  – lodówka.

W ramach wyposażenia dla personelu (ale również samego przedsiębiorcy) zaliczyć można zakup wyposażenia służącego do rozrywki i rekreacji w czasie wolnym. W ten sposób w koszty firmy można wrzucić konsolę do gier czy telewizor.

Aby pracownicy i przedsiębiorca czuł się dobrze, biuro powinno być odpowiednio wystrojone. Dlatego do kosztów uzyskania przychodu można zaliczyć wydatki na wystrój biura:

• kwiaty do biura,
• obrazy i plakaty,
• farby,
• wykładziny i inne elementy wystroju,
• sprzęt do naprawy np. wiertarka, śrubokręty itp.

Jeżeli posiadasz w biurze ekspres do kawy lub choćby czajnik, to oczywistym kosztem jest zakup kawy, herbaty, wody do biura i innych produktów spożywczych.

UWAGA! Pamiętaj, że na wszystkie wydatki, które mają zostać zaliczone w koszty firmowe, potrzebujesz faktury lub rachunku na Twoje dane firmowe.

3. KOSZTY PRACOWNICZE

Przedsiębiorca może odliczyć także koszty związane z utrzymaniem pracowników. Główną część kosztów stanowią oczywiście wynagrodzenia wypłacane w ramach umowy o pracę, umowy zlecenie czy umowy o dzieło. Kosztem są również premie, bonusy oraz inne benefity.

Jeśli pracodawca udostępnia swoim pracownikom kartę multisport czy też pakiety prywatnego ubezpieczenia, również są to koszty, które można odliczyć od podatku. Do tego dochodzą oczywiście koszty za badania okresowe i kontrolne.

Nic nie stoi na przeszkodzie, abyś jako pracodawca zapewnił swoim pracownikom pożywienie w trakcie pracy. W koszty firmowe możesz więc wziąć abonament na obiady, dystrybutor wody czy wyroby cukiernicze.

4. ZAKUP TOWARÓW, PRODUKTÓW I CZĘŚCI

Ważną częścią kosztów uzyskania przychodu są koszty przeznaczone na zakup produktów lub części. Jeśli chodzi o towary i produkty, są to koszty ponoszone np. przez sklepy internetowe zakupujące asortyment, czy też lokale gastronomiczne kupujące składniki potrzebne do wykonania dań.

Jeśli firma zajmuje się sprzedażą gotowych systemów, mechanizmów, pojazdów lub innych produktów złożonych z części, które trzeba pozyskać, koszty takich części również odlicza się od podatku.

Przykładowo, firma zajmująca się tworzeniem stron i sklepów internetowych może wrzucić:

• zakup hostingu dla strony,
• zakup domeny,
• wykup wtyczek/pluginów,
• zakup silnika sklepowego,
• zakup programu graficznego,
• licencję na szablon / theme,
• licencję na wykup zdjęć ze stocka.

Blogerzy i influencerzy mogą pokusić się o wliczenie w koszty firmowe praktycznie wszystkiego, co potem opiszą / zrecenzują na blogu i udowodnią, że dzięki temu osiągnęli przychód.

5. WYJAZDY I SPOTKANIA INTEGRACYJNE

Firmy bardzo często organizują wyjazdy, konferencje oraz spotkania integracyjne. Koszty związane z organizacją takich wydarzeń można zaliczyć na poczet kosztów uzyskania przychodu.

W ramach kosztów związanych z takimi wydarzeniami mogą wejść:

• koszty noclegu,
• koszty wynajęcia sali/obiektu/pleneru,
• catering lub obiad w restauracji,
• transport na miejsce,
• koszty elementów reklamowych,
• prezenty dla pracowników i klientów.

Do kosztów prowadzenia firmy zaliczają się także wszelkie koszty spotkań biznesowych, wyjazdy służbowe, wyjazdy w celach szkoleniowych czy też udział na targach i konferencjach branżowych.

6. KOSZTY REPREZENTACJI

Są to koszty bezpośrednio powiązane z reprezentowanie firmy podczas spotkań biznesowych, targów, konferencji i innych. Czasami, prowadzenie działalności biznesowej wymaga od przedsiębiorcy lub pracownika udawania się na spotkania biznesowe oraz inne wyjazdy służbowe, które mają na celu przynieść firmie określone profity (np. zakup technologii czy pozyskanie kontrahentów).

Pracodawca może zaliczyć także w koszty firmowe wydatki ponoszone w trakcie reprezentowania firmy, na przykład:

• leasing samochodu,
• paliwo,
• nocleg na wyjeździe służbowym,
• służbowy telefon na abonament.

Należy jednak wykazać rzeczywiste korzystanie z powyższych rzeczy w trakcie reprezentowania firmy. Koszty reprezentacji to koszty związane z podniesieniem prestiżu firmy i np. zakup drogiego garnituru służbowego. Tutaj warto poznać opinię Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej. Na pytanie przedsiębiorcy o wliczenie w koszty firmowe zakupu garnituru odpowiedział:

„Aby wydatki na zakup garnituru można było uznać za koszty uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej, muszą utracić charakter osobisty, np. poprzez trwałe opatrzenie zakupionej odzieży cechami charakterystycznymi logo reprezentowanej przez Wnioskodawcę firmy”.

Podobnie może być z koszulami, zegarkami, butami i każdym innym ubiorem. Podstawowy wymóg, jaki powinieneś sobie postawić to opatrzyć taki ubiór w logo firmy:

„wydatki na zakup koszul, garniturów, odzieży wierzchniej, trwałe wykonanie na nich logo, spełniają funkcję reklamową, gdyż zmierzają do zwiększenia rozpoznawalności firmy Wnioskodawcy na rynku, co w efekcie może wpływać na zwiększenie przychodów, a tym samym pozostaje w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami (…)”

UWAGA! W żadnej ustawie nie znajdziesz wykazu wydatków, które można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Dlatego bardzo często przedsiębiorcy występują o indywidualną interpretację podatkową.

7. EDUKACJA I SZKOLENIE PRACOWNIKÓW

Aby stale podnosić kwalifikacje swoje i swoich pracowników, możesz kupować różne szkolenia i kursy i wliczać je do kosztów uzyskania przychodu. Takimi kosztami są nie tylko wydatki na sam kurs i szkolenie, ale również poboczne koszty, np. nocleg i wyżywienie pracownika, który na szkolenie musiał udać się w podróż służbową.

Podnoszenie kwalifikacji może odbywać się również poprzez indywidualne konsultacje oraz czytanie prasy i książek. Jako przykład można podać książki z najnowszą wiedzą podatkową, wykup dostępu do serwisów prawniczych i inne pozycje, które podniosą wiedzę i przyczynią się do zwiększenia lub zachowania przychodu firmy.

8. WYDATKI NA REKLAMĘ

Do kosztów uzyskania przychodu kwalifikują się wydatki związane z reklamą i pozyskaniem nowych klientów. Zaliczymy tu cały szereg standardowych form reklamy:

• drukowanie ulotek,
• koszty wyprodukowania gadżetów,
• billboardy reklamowe,
• reklama w Google,
• kampania reklamowa na Facebooku,
• wykup ogłoszeń w płatnych serwisach,
• reklama w prasie, radiu i telewizji.

Do tego dochodzą wizytówki firmowe oraz dodatkowe materiały (np. kalendarze, teczki, papier biurowy).

W koszty firmowe możesz wrzucić wykupienie dostępu do bazy klientów, bazy danych kontaktowych nowych firm i innych baz, które zwiększą przychody Twojej firmy.

Ciekawym sposobem na reklamę jest sponsoring sportu. Wsparcie lokalnego klubu czy zawodnika to nie tylko prestiż dla firmy, ale także działanie dla lokalnej społeczności. Warto, zwłaszcza, że można odliczyć 150% wydatków. Czyli sponsorując klub kwotą 5000 zł, możesz wliczyć w koszty 7500 zł.

W podobny sposób (choć już bez profitu 150% wydatków w koszty) możesz wspierać każde stowarzyszenie oraz fundację, która działa zgodnie z Twoimi wartościami.

9. KOSZTY TRANSPORTU

Wykonywanie obowiązków służbowych często wymaga stałego przemieszczenia się, czy to komunikacją miejską, taksówkami, pociągiem lub samolotem czy też samochodem służbowym.

Do kosztów transportu kwalifikują się zatem bilety, jak również paliwo do samochodów zaliczanych do floty firmowej. W wielu przypadkach istnieje również możliwość odliczenia kosztów leasingu, a także naprawy, serwisowania czy ubezpieczenia pojazdów firmowych.

Jak dbać o zdrowie i zwiększyć koszty w firmie? Kupić rower, którym będziesz dojeżdżał do pracy! Sprawdź jaki rower kupić i wybierz najlepszy dla Ciebie model. Oprócz roweru możesz podobnie zainwestować w motor, hulajnogę elektryczną czy nawet w helikopter.

10. OUTSOURCING USŁUG

Firmy często korzystają z usług innych firm w modelu B2B. Najbardziej powszechnym przykładem są usługi księgowe, w tym księgowość online.  Zamiast zatrudniać swojego księgowego, mała firma woli płacić większej firmie, która w ramach współpracy wykona określone zadania. Firmę księgową pomoże Ci wybrać ranking programów księgowych.

Inny przykład to wsparcie logistyczne, czyli wynajem powierzchni magazynu oraz podpisanie umowy z kurierem dla firmy. Jest to outsourcing, czyli przekazanie części obowiązków na zewnętrzną firmę. Koszty takiej współpracy również można zakwalifikować jako koszty uzyskania przychodu.

Inne usługi świadczone w modelu outsourcingu, które możesz wliczyć w koszty firmowe:

• prace graficzne freelancerów,
• copywriting,
• opieka nad firmową stroną www,
• pozycjonowanie i optymalizacja strony internetowej,
• obsługa prawna,
• faktoring dla firm.

CO JEST POTRZEBNE DO ODLICZENIA KOSZTÓW

Aby odliczyć koszty, potrzebujesz dowodu na ich poniesienie. A zatem, wszelkie wydatki, które zostaną odliczone jako koszty uzyskania przychodu muszą zostać udokumentowane w wybrany sposób:

• fakturą,
• rachunkiem,
• umową i rachunkiem do umów.

Takie dowody należy zbierać i systematycznie porządkować, aby w ramach kontroli skarbowej móc szybko przedstawić dowód poniesionych kosztów. Jako przedsiębiorca powinieneś być również gotowy do tego, aby uzasadnić, w jaki sposób wydatek przyczynił się do uzyskania przychodu.

CZY WARTO STOSOWAĆ OPTYMALIZACJĘ PODATKOWĄ?

Optymalizacja kosztów to działania mające na celu zminimalizowanie obciążeń podatkowych oraz zwiększenie płynności finansowej. A zatem, powiększanie kosztów uzyskania przychodu realizowane w granicach prawa zalicza się oczywiście do optymalizacji podatkowej.

W dużej mierze odpowiada za to księgowość, która doradza przedsiębiorcy optymalną politykę podatkową przedsiębiorstwa, a także dba o samo odliczanie kosztów i gromadzenie niezbędnych dokumentów.

Wśród najczęściej polecanych biur rachunkowych online są:

1. inFakt
2. FakturaXL
3. Comarch ERP XT
4. iFirma
5. Streamsoft Firmino

CO NIE WLICZA SIĘ W KOSZTY FIRMOWE?

To interpretacja podatkowa decyduje o tym, czy koszty odliczone przez przedsiębiorstwo rzeczywiście można potraktować jako koszty uzyskania przychodu. Niestety, w wielu przypadkach interpretacja jest niejasna i niespójna. Same koszty reprezentacyjne (ukierunkowane na pozyskanie klientów) można uznać za koszty uzyskania przychodu, ale już koszt reprezentacji (ukierunkowany na podniesienie prestiżu) nie, choć przecież także wiąże się z pozyskiwaniem kontrahentów.

Do kosztów uzyskania przychodu nie można jednak wpisywać wydatków, które w żaden sposób nie są powiązane z działalnością firmy. Nielegalnym i surowo karanym procederem jest sztuczne windowanie kosztów poprzez pozyskiwanie fikcyjnych faktur na usługi, które faktycznie nie zostały zrealizowane.

PODSUMOWANIE

Biorąc pod uwagę, że wyższe koszty uzyskania przychodu oznaczają niższy podatek, nie może dziwić fakt, że przedsiębiorcy bywają bardzo kreatywni w kwestii poszukiwania dodatkowych kosztów. Warto od razu zaznaczyć, że optymalizacja kosztów jest w pełni legalna, o ile rzeczywiście jesteśmy w stanie udokumentować ten wydatek, a także wskazać logiczną zależność z przychodami firmy.

Należy pamiętać o tym, że wyjątkowo „kreatywna księgowość” może sprowadzić na firmę poważne problemy w postaci kontroli skarbowej. Wówczas to na Tobie podatniku będzie ciążył obowiązek uargumentowania poniesionych kosztów. Jeśli urząd skarbowy nie uzna przedstawionej argumentacji, grożą Ci poważne konsekwencje.

Czym innym jest wpisywanie wydatków w koszty, a czym innym obniżanie tych rachunków. Kombinując nad optymalizacją nie zapominaj o obniżaniu kosztów prowadzenia firmy.

Treści zawarte w serwisie są wyłącznie wyrazem osobistych poglądów autorów i nie stanowią „rekomendacji” w rozumieniu przepisów Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 19 października 2005 r. w sprawie informacji stanowiących rekomendacje dotyczące instrumentów finansowych, lub ich emitentów (Dz. U. z 2005 r. Nr 206, poz. 1715). Pamiętaj, że sam podejmujesz decyzje inwestycyjne na własną odpowiedzialność.