Rodzaje faktur w Polsce

Istnieje kilka rodzajów faktur. Różnią się one celem, treścią oraz momentem wystawienia. Zobacz rodzaje faktur, które występują w Polsce.

Faktura to dokument, który potwierdza sprzedaż towaru lub usługi. Każda faktura musi zawierać kilka podstawowych informacji.

Znajomość typów faktur ułatwia prowadzenie firmy. Dzięki temu można uniknąć błędów i prawidłowo rozliczyć się z urzędem skarbowym. To ważne, zwłaszcza dla początkujących przedsiębiorców.

W poniższym artykule przeczytasz o 5 rodzajach faktur:

1. Faktura VAT
2. Faktura bez VAT
3. Faktura pro forma
4. Faktura korygująca
5. Faktura zaliczkowa i końcowa

TOP3 PROGRAMÓW DO FAKTUROWANIA

Poniżej najlepsze TOP3 z naszego rankingu programów do fakturowania.

1. FAKTURA VAT – PODSTAWOWY DOKUMENT SPRZEDAŻY

Faktura VAT to najczęściej wystawiany dokument księgowy w firmie. Potwierdza sprzedaż towaru lub usługi, w której doliczany jest podatek VAT. Taka faktura musi zawierać konkretne dane, zgodne z przepisami. Co ważne, nie każdy przedsiębiorca ma obowiązek jej wystawiania. Sprawdź, kiedy i kto musi to robić.

Kiedy należy wystawić fakturę VAT

Fakturę VAT wystawia się przy sprzedaży opodatkowanej VAT. Obowiązek dotyczy przedsiębiorców zarejestrowanych jako czynni podatnicy VAT. Taki dokument należy wystawić najpóźniej do 15. dnia miesiąca po miesiącu, w którym miała miejsce dostawa towaru lub wykonanie usługi.

Faktura VAT musi zostać wystawiona także wtedy, gdy klient o nią poprosi. Nawet jeśli sam przedsiębiorca nie miał takiego obowiązku z góry. To częsty przypadek przy sprzedaży dla osób fizycznych.

Jakie elementy powinna zawierać faktura VAT

Faktura VAT musi zawierać obowiązkowe dane, zgodne z ustawą o VAT. Oto najważniejsze z nich:

• numer faktury,
• data wystawienia,
• data sprzedaży (jeśli różni się od daty wystawienia),
• dane sprzedawcy i nabywcy (nazwa, adres, NIP),
• nazwa towaru lub usługi,
• ilość i cena jednostkowa,
• stawka i kwota VAT,
• wartość netto i brutto.

Dokument powinien być czytelny i kompletny. Brak danych może skutkować koniecznością wystawienia korekty lub problemami w rozliczeniach podatkowych.

Kto może wystawiać faktury VAT

Fakturę VAT może wystawiać każdy przedsiębiorca zarejestrowany jako czynny podatnik VAT. Rejestracja następuje na formularzu VAT-R, który składa się do urzędu skarbowego przed rozpoczęciem sprzedaży opodatkowanej VAT.

Faktury mogą wystawiać osoby prowadzące jednoosobową działalność, spółki oraz inne podmioty gospodarcze. Czasem fakturę może wystawić także biuro rachunkowe lub upoważniony pracownik firmy.

2. FAKTURA BEZ VAT

Nie każdy przedsiębiorca musi doliczać VAT do swoich usług czy towarów. W polskim systemie podatkowym istnieje możliwość prowadzenia działalności bez rejestracji jako czynny podatnik VAT.

W takim przypadku wystawia się tzw. fakturę bez VAT, zwaną też fakturą uproszczoną lub fakturą „zw”. Choć różni się od klasycznej faktury VAT, nadal pełni funkcję dokumentu sprzedaży. Warto wiedzieć, kto może z niej korzystać i jak ją poprawnie wystawić.

Faktura u przedsiębiorcy zwolnionego z VAT

Przedsiębiorca, który korzysta ze zwolnienia z VAT, również może wystawiać faktury. W takim przypadku nie dolicza podatku VAT do ceny sprzedaży.

Może to dotyczyć dwóch grup podatników:

1. Zwolnienie podmiotowe – dla firm, których roczny obrót nie przekracza limitu 200 000 zł. Przedsiębiorca nie musi rejestrować się do VAT, chyba że chce.
2. Zwolnienie przedmiotowe – dotyczy określonych rodzajów działalności, które są ustawowo zwolnione z VAT, np. niektóre usługi medyczne, edukacyjne czy finansowe.

Faktura bez VAT musi zawierać standardowe dane, takie jak:

• numer faktury i data wystawienia,
• dane sprzedawcy i nabywcy,
• nazwa towaru lub usługi,
• kwota do zapłaty (bez wyszczególnienia VAT),
• adnotacja „zwolniony z VAT” lub wskazanie podstawy prawnej zwolnienia (np. „zwolnienie na podstawie art. 113 ust. 1 ustawy o VAT”).

Przedsiębiorcy korzystający ze zwolnienia z VAT nie mogą odliczać podatku naliczonego z faktur zakupowych. Dodatkowo, nie mogą wystawiać faktur z VAT, dopóki nie zarejestrują się jako czynni podatnicy VAT.

Różnice między fakturą VAT a fakturą bez VAT

Choć na pierwszy rzut oka obie faktury wyglądają podobnie, różnice między nimi są istotne – zarówno pod względem formalnym, jak i podatkowym.

1. Obecność podatku VAT

Faktura VAT zawiera osobno wykazaną stawkę i kwotę podatku VAT. Jest to obowiązkowe dla czynnych podatników VAT. Faktura bez VAT nie zawiera tych pozycji – kwota końcowa to jednocześnie kwota do zapłaty.

2. Prawo do odliczenia VAT

Odbiorca faktury VAT może odliczyć podatek naliczony w deklaracji VAT. W przypadku faktury bez VAT – taka możliwość nie istnieje, ponieważ podatek nie został wykazany.

3. Informacje formalne

Na fakturze VAT musi być wyraźnie wskazana stawka VAT (np. 23%, 8%, 0%) oraz wartość podatku. Faktura bez VAT zawiera z kolei informację o zwolnieniu i jego podstawie prawnej. Brak tej adnotacji może skutkować problemami podczas kontroli podatkowej.

4. Obowiązki sprzedawcy

Czynny podatnik VAT ma obowiązek składania deklaracji VAT i prowadzenia ewidencji sprzedaży. Przedsiębiorca korzystający ze zwolnienia nie ma takich obowiązków – co zmniejsza biurokrację, ale też ogranicza niektóre przywileje podatkowe.

5. Adresaci faktur

Faktury VAT są standardem przy współpracy B2B. Faktury bez VAT częściej wystawiają mikroprzedsiębiorcy lub freelancerzy, którzy obsługują osoby fizyczne lub działają w wąskich branżach usługowych.

Znajomość tych różnic pomaga nie tylko prawidłowo dokumentować sprzedaż, ale też podejmować świadome decyzje przy zakładaniu działalności. Wybór formy opodatkowania wpływa bezpośrednio na sposób wystawiania faktur i codzienne obowiązki księgowe.

3. FAKTURA PRO FORMA

Faktura pro forma nie jest dowodem księgowym. To dokument o charakterze informacyjnym, który pokazuje, jak może wyglądać przyszła transakcja. Nie potwierdza sprzedaży ani nie wywołuje skutków podatkowych. Mimo to jest często stosowany w obrocie gospodarczym. Przedsiębiorcy używają jej, by poinformować klienta o warunkach zapłaty, zanim wystawią właściwą fakturę.

Czym różni się faktura pro forma od zwykłej faktury

Najważniejsza różnica polega na tym, że faktura pro forma nie dokumentuje sprzedaży. Zwykła faktura, czyli faktura VAT lub bez VAT, ma skutki prawne i podatkowe. Trafia do księgowości i stanowi podstawę rozliczeń z urzędem skarbowym.

Faktura pro forma jest tylko ofertą handlową w formie dokumentu. Może wyglądać jak zwykła faktura – zawiera dane stron, nazwę towaru lub usługi, kwoty, a nawet VAT. Jednak zawsze powinna być wyraźnie oznaczona napisem „Faktura pro forma”. Taki zapis musi być widoczny, by nie wprowadzał w błąd.

Zwykła faktura zobowiązuje klienta do zapłaty, a pro forma jedynie informuje o przewidywanych warunkach sprzedaży. Nie ma też obowiązku jej przechowywania ani księgowania – ani przez sprzedawcę, ani przez kupującego.

W jakich sytuacjach wystawia się pro formę

Fakturę pro forma wystawia się zazwyczaj przed finalizacją sprzedaży. Może to być część procesu zamówienia, wyceny lub rezerwacji. Jest często wykorzystywana w relacjach B2B oraz przy sprzedaży z odroczonym terminem płatności.

Oto najczęstsze sytuacje, w których wystawia się pro formę:

• klient prosi o wycenę przed zakupem,
• firma chce otrzymać płatność z góry (np. zaliczkę lub całość),
• towar lub usługa mają być zrealizowane później, ale strony chcą potwierdzić szczegóły transakcji,
• przedsiębiorca chce przedstawić warunki sprzedaży w sposób bardziej formalny niż w zwykłym e-mailu.

Pro forma sprawdza się także przy współpracy z zagranicznymi kontrahentami. Dzięki niej klient wie, jakiej kwoty ma się spodziewać i jakie dane powinien podać przy płatności.

Czy można na jej podstawie zaksięgować sprzedaż

Nie, faktura pro forma nie może być zaksięgowana. Nie wywołuje żadnych skutków podatkowych ani rachunkowych. Urząd skarbowy nie uznaje jej za dowód sprzedaży, dlatego nie może być podstawą do:

• ujęcia przychodu,
• naliczenia podatku VAT,
• wystawienia faktury korygującej,
• odliczenia kosztu przez kupującego.

Po otrzymaniu zapłaty lub po zrealizowaniu transakcji należy wystawić prawdziwą fakturę VAT lub fakturę bez VAT. Tylko taki dokument można zaksięgować i wykazać w ewidencji.

W skrócie, faktura pro forma to zapowiedź sprzedaży, a nie jej potwierdzenie. Jeśli zostanie potraktowana jak faktura właściwa, może to prowadzić do nieprawidłowości podatkowych – zwłaszcza podczas kontroli.

4. FAKTURA KORYGUJĄCA

Wystawienie faktury nie zawsze oznacza zakończenie procesu sprzedaży. Czasami konieczne jest jej poprawienie. Błędy w danych, zmiana ilości towaru czy zwrot środków wymagają wystawienia faktury korygującej. To dokument, który pozwala w sposób formalny poprawić wcześniejszą fakturę. Jest ważny z punktu widzenia prawa podatkowego i rachunkowości. Warto wiedzieć, kiedy go używać i co powinien zawierać.

Kiedy trzeba wystawić korektę faktury

Fakturę korygującą należy wystawić w każdej sytuacji, gdy wystąpił błąd lub zmiana danych na fakturze pierwotnej. Dotyczy to zarówno błędów formalnych, jak i zmian finansowych. Korekta może być konieczna z inicjatywy sprzedawcy, kupującego albo na mocy przepisów.

Typowe przypadki, kiedy wystawia się fakturę korygującą:

1. błędna cena lub ilość towaru,
2. nieprawidłowa stawka VAT,
3. zmiana danych nabywcy,
4. udzielenie rabatu po wystawieniu faktury,
5. zwrot towaru lub odstąpienie od umowy,
6. pomyłka w nazwie usługi lub terminie wykonania.

Faktura korygująca zawsze odnosi się do konkretnej faktury pierwotnej. Nie może istnieć samodzielnie – musi zawierać numer i datę dokumentu, który koryguje.

Jakie dane powinna zawierać faktura korygująca

Faktura korygująca musi spełniać określone wymagania formalne. Jej celem jest pokazanie, co zostało zmienione i dlaczego. Powinna zawierać elementy typowe dla zwykłej faktury, ale także dodatkowe dane.

Obowiązkowe informacje na fakturze korygującej:

• oznaczenie „Faktura korygująca”,
• numer i data wystawienia faktury korygującej,
• numer i data faktury pierwotnej,
• dane sprzedawcy i nabywcy,
• opis przyczyny korekty (np. „zwrot towaru”, „rabat”, „błąd w cenie”),
• szczegóły pozycji korygowanych (przed i po korekcie),
• zmiana kwot netto, VAT i brutto – jeśli dotyczy.

Dokument może dotyczyć jednej lub wielu pozycji. Powinien jasno wskazywać, czego korekta dotyczy. Tylko wtedy spełnia swoje zadanie w księgowości i ewidencji podatkowej.

Korekta in plus i in minus – co to oznacza

Korekta in plus i in minus to pojęcia używane przy księgowaniu faktur korygujących. Określają one, czy zmiana powoduje wzrost, czy obniżenie wartości sprzedaży.

• Korekta in plus oznacza zwiększenie kwoty na fakturze. Przykład – popełniono błąd i zaniżono cenę jednostkową. Po korekcie wartość sprzedaży rośnie, a VAT do zapłaty jest wyższy.
• Korekta in minus to zmniejszenie wartości sprzedaży. Dzieje się tak np. przy zwrocie towaru, udzieleniu rabatu lub rezygnacji z części usługi. Zmniejsza się wtedy zarówno przychód, jak i VAT należny.

Od 2021 roku obowiązują uproszczone zasady księgowania korekt. Nie trzeba już uzyskiwać potwierdzenia odbioru korekty od nabywcy (dla korekt in minus). Jednak trzeba mieć dokumenty, które potwierdzają uzgodnienie i zaakceptowanie zmian – np. korespondencję mailową, notatkę służbową, aneks do umowy.

Rozróżnienie korekt in plus i in minus pomaga prawidłowo rozliczyć sprzedaż i uniknąć błędów podatkowych. Dlatego warto je dobrze rozumieć.

5. FAKTURA ZALICZKOWA I KOŃCOWA

W wielu branżach standardem są przedpłaty. Klient wpłaca część kwoty jeszcze przed wykonaniem usługi lub dostawą towaru. Taka płatność musi być udokumentowana. W tym celu wystawia się fakturę zaliczkową. Po zakończeniu realizacji – całość transakcji rozlicza się fakturą końcową.

Oba dokumenty muszą być poprawnie przygotowane. Dzięki temu księgowość i podatki będą rozliczone zgodnie z przepisami.

Kiedy należy wystawić fakturę zaliczkową

Fakturę zaliczkową wystawia się zawsze wtedy, gdy przedsiębiorca otrzymał częściową płatność przed realizacją usługi lub dostawą towaru. Może to być zaliczka, zadatek lub całość przedpłaty – ważne, że wpłata nastąpiła przed sprzedażą.

Zgodnie z przepisami, fakturę zaliczkową należy wystawić nie później niż 15. dnia miesiąca po miesiącu, w którym otrzymano zapłatę. Można ją także wystawić wcześniej – nawet w dniu wpływu środków.

Faktura zaliczkowa powinna zawierać:

1. oznaczenie „Faktura zaliczkowa”,
2. datę i numer dokumentu,
3. dane sprzedawcy i nabywcy,
4. kwotę otrzymanej zaliczki,
5. informacje o planowanej dostawie lub usłudze,
6. stawkę i kwotę VAT – jeśli sprzedawca jest czynnym podatnikiem VAT.

Warto pamiętać, że każda kolejna zaliczka może być dokumentowana osobną fakturą. Jeśli klient wpłaca kilka razy, przedsiębiorca powinien wystawić kilka faktur zaliczkowych – albo jedną zbiorczą.

Jak rozliczyć fakturę końcową po zaliczce

Faktura końcowa to dokument, który zamyka transakcję po otrzymaniu zaliczek i zrealizowaniu sprzedaży. Wystawia się ją po dostarczeniu towaru lub wykonaniu usługi. Powinna zawierać pełną wartość sprzedaży – a także wykazane wcześniej zaliczki.

Najważniejsze elementy faktury końcowej to:

• oznaczenie „Faktura końcowa” (nieobowiązkowe, ale przydatne),
• pełna wartość transakcji (netto, VAT i brutto),
• szczegóły dotyczące sprzedawanego towaru lub usługi,
• numery i daty wcześniejszych faktur zaliczkowych,
• kwoty już zapłacone – czyli zaliczki odjęte od końcowej kwoty do zapłaty.

W efekcie końcowy dokument pokazuje, ile klient jeszcze musi zapłacić – lub że całość została już opłacona. Dzięki temu obie strony mają jasność, jak rozliczona została transakcja.

Ważne! Faktura końcowa nie powinna dublować podatku VAT. Otrzymane wcześniej zaliczki zostały już opodatkowane – dlatego VAT na końcowej fakturze dotyczy jedynie pozostałej kwoty. Poprawne rozliczenie zapobiega błędom w księgowości i nadpłatom podatkowym.

PODSUMOWANIE

Faktura to kluczowy dokument w każdej transakcji biznesowej. Ważne jest, aby rozróżniać różne jej typy, takie jak faktura VAT, faktura bez VAT, pro forma, korygująca czy zaliczkowa. Każdy z tych dokumentów ma inne zastosowanie i obowiązki podatkowe.

• Faktura VAT dokumentuje sprzedaż i zobowiązuje do zapłaty VAT, a także umożliwia odliczenie tego podatku przez nabywcę.
• Faktura bez VAT wystawiana jest przez przedsiębiorców zwolnionych z VAT i nie zawiera podatku.
• Faktura pro forma to dokument informacyjny, który nie ma mocy księgowej.
• Faktura korygująca służy do poprawiania błędów na pierwotnej fakturze, a korekta może być in plus lub in minus.
• Faktura zaliczkowa dokumentuje przedpłatę, a faktura końcowa rozlicza całą transakcję, uwzględniając wcześniejsze zaliczki.

Pamiętaj, by zawsze wystawiać odpowiedni dokument w zależności od sytuacji i przestrzegać terminów. Prawidłowe fakturowanie to podstawa skutecznej księgowości i zgodności z przepisami podatkowymi.