Co powinna zawierać faktura, aby była stworzona zgodnie z prawem? Faktura musi zawierać kilka podstawowych informacji.
Faktura – dokument, który wywołuje dreszczyk emocji u przedsiębiorców, księgowych i urzędników skarbowych. Jej przygotowanie przez laików to wyzwanie, które może porównywać się jedynie z próbą zrozumienia instrukcji składania szwedzkich mebli bez obrazków.
Co powinna zawierać faktura, by nie narobić sobie kłopotów? Rozłóżmy fakturę to na czynniki pierwsze.
TOP3 PROGRAMÓW DO FAKTUROWANIA
Jeśli szukasz dobrego programu do fakturowania, polecamy rozeznać ranking programów do fakturowania. Poniżej TOP3 z tego rankingu.
1
Faktury online w Fakturownia
|
|||
|
CENA 0 zł – do 3 faktur 11,24 zł – 69,99 zł/mc |
||
2
Program do fakturowania w inFakt
|
|||
|
CENA od 5 zł/mc – do 3 faktur 39 zł/mc w kolejnych latach |
||
3
Program do faktur online w Faktura.pl
|
|||
|
OPŁATY od 13,99 zł/mc (90 dni za darmo) |
||
1. DANE SPRZEDAWCY
TLDR. Na fakturze musi się znaleźć pełna nazwa firmy (bo przecież nie wystarczy napisać „Zenek od lodówek”), jej adres i numer NIP. To podstawowe dane, które identyfikują sprzedawcę.
Na fakturze zgodnie z polskim prawem muszą znaleźć się następujące dane sprzedawcy:
- Pełna nazwa firmy – oficjalna nazwa przedsiębiorstwa, pod którą działa sprzedawca. Może to być zarówno nazwa osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, jak i nazwa spółki.
- Adres sprzedawcy – niezbędne jest podanie pełnego adresu siedziby firmy, który pozwala na jednoznaczną identyfikację podmiotu.
- Numer NIP – Numer Identyfikacji Podatkowej jest obowiązkowy, ponieważ służy do identyfikacji podatkowej sprzedawcy. W przypadku przedsiębiorcy zarejestrowanego do VAT, jest to kluczowy element.
- Forma prawna przedsiębiorstwa (jeśli dotyczy) – w niektórych przypadkach forma prawna przedsiębiorstwa może być istotna, choć nie jest wymagana literalnie na fakturze. Najczęściej wynika to z pełnej nazwy firmy, np. „XYZ Spółka z o.o.”.
Te dane muszą być widoczne i poprawne, aby faktura była zgodna z polskimi przepisami podatkowymi, co wynika z ustawy o VAT.
2. DANE NABYWCY
TLDR. Nabywca to ten szczęśliwiec, który ma Ci zapłacić. Tu również potrzebujemy pełnej nazwy firmy, adresu i numeru NIP, bo bez tego ani rusz.
Jak widzisz poniżej, niektóre programy do faktur, w tym darmowe programy do fakturowania, pozwalają sczytać dane odbiorcy np. po NIP.
Na fakturze muszą znaleźć się następujące dane nabywcy, zgodnie z przepisami ustawy o VAT:
- Pełna nazwa nabywcy – oficjalna nazwa przedsiębiorstwa, organizacji lub osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, na którą wystawiana jest faktura.
- Adres nabywcy – niezbędny jest pełny adres siedziby nabywcy (lub adres zamieszkania w przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą).
- Numer NIP nabywcy – Numer Identyfikacji Podatkowej jest wymagany w przypadku, gdy nabywcą jest podatnik VAT. Jest to kluczowy element, który identyfikuje podmiot dokonujący zakupu w kontekście rozliczeń podatkowych.
3. DATA WYSTAWIENIA I SPRZEDAŻY
TLDR. Data wystawienia faktury i data wykonania usługi (czy sprzedaży towaru) są kluczowe. To nie są tylko cyferki do ozdoby, które można wstawić „na oko”. Dzięki nim fiskus będzie wiedział, w którym miesiącu ma przyjść po swoje. Pomylenie daty wystawienia z datą sprzedaży może mieć skutki dla księgowości.
Zgodnie z polskim prawem istnieją szczegółowe zasady dotyczące zapisywania daty wystawienia i daty sprzedaży (czyli daty dokonania dostawy towaru lub wykonania usługi) na fakturze.
Przestrzeganie tych zasad jest istotne, ponieważ wpływa na terminy rozliczeń podatkowych oraz ustalenie momentu powstania obowiązku podatkowego VAT.
Data wystawienia faktury
Każda faktura musi zawierać datę jej wystawienia. Jest to dzień, w którym dokument został formalnie sporządzony.
Fakturę należy wystawić najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towarów lub wykonano usługę. Wyjątkiem są niektóre przypadki, np. przy usługach budowlanych, gdzie faktura może być wystawiona wcześniej, a także przed terminem dostawy, jeżeli już znana jest dokładna data transakcji.
Data sprzedaży (dostawy towaru lub wykonania usługi)
Na fakturze należy podać datę dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi, jeśli jest inna niż data wystawienia faktury.
W praktyce oznacza to, że jeśli dostawa lub usługa miała miejsce w jednym miesiącu, a faktura została wystawiona w innym, konieczne jest podanie obu dat (daty sprzedaży i daty wystawienia).
Jeśli data sprzedaży jest taka sama jak data wystawienia faktury, wówczas nie ma obowiązku wpisywania oddzielnie daty sprzedaży. Data wystawienia faktury będzie w takim przypadku równoznaczna z datą sprzedaży. TLDR. Każda faktura musi mieć unikalny numer. Numeracja powinna być chronologiczna, choć nikt nie powiedział, że nie możesz użyć swojego ulubionego systemu numeracji. Byleby tylko nikt się w tym nie pogubił. Zasady numeracji faktur w Polsce są określone przez ustawę o VAT (Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług) i dotyczą zarówno formy, jak i ciągłości numeracji. Oto najważniejsze zasady. Każda faktura musi mieć unikalny numer, który jednoznacznie identyfikuje ją w danym okresie rozliczeniowym. Numeracja musi być ciągła i chronologiczna, co oznacza, że faktury są numerowane w porządku wystawienia. Prawo nie narzuca konkretnego formatu numeracji, co oznacza, że przedsiębiorca ma pewną swobodę w tworzeniu systemu numeracji faktur. Może to być prosty numer (np. „1”, „2”, „3”) lub bardziej skomplikowany, np. zawierający miesiąc, rok lub inne oznaczenia (np. „2024/01/001” – co mogłoby oznaczać pierwszą fakturę wystawioną w styczniu 2024 roku). Ważne jest jednak, aby system numeracji pozwalał na łatwe śledzenie faktur i unikanie powtórzeń numerów w danym roku. Numeracja faktur musi być ciągła, tzn. kolejne faktury powinny mieć numery w porządku rosnącym bez luk i powtórzeń w ramach jednego roku podatkowego. Nie można pomijać numerów ani tworzyć dziur w numeracji. Przedsiębiorca może stosować różne serie numeracji dla różnych typów transakcji, oddziałów firmy czy różnych rodzajów działalności, o ile w ramach każdej serii zachowana będzie ciągłość i unikalność numerów. Na przykład, dla sprzedaży krajowej może być stosowana jedna seria, a dla sprzedaży zagranicznej inna. Każda faktura musi mieć jeden, unikalny numer w ramach danej serii. Numeracja nie może się powtarzać w tym samym roku, nawet w różnych seriach. TLDR. Musisz jasno napisać, co sprzedajesz lub co kupujesz. „Usługa” to za mało – fiskus nie wie, czy chodzi o mycie okien, naprawę kotła, czy może wynajęcie klauna na imprezę firmową. Konkrety są ważne. Celem zasad jest zapewnienie przejrzystości i dokładności, aby zarówno sprzedawca, jak i nabywca (oraz organy skarbowe) mogli jednoznacznie zidentyfikować, co było przedmiotem transakcji. Oto kluczowe zasady. Na fakturze nazwa towaru lub usługi musi być opisana w sposób jasny, zrozumiały i jednoznaczny. Oznacza to, że nazwa powinna dokładnie określać, co jest przedmiotem sprzedaży. Nie może być wątpliwości, jaki produkt czy usługa została nabyta. Prawo nie określa dokładnie, jak szczegółowy ma być opis, ale musi on pozwalać na identyfikację towaru lub usługi. W praktyce, im bardziej specyficzny i szczegółowy jest opis, tym lepiej. Ma to znaczenie w przypadku skomplikowanych transakcji. Może to zapobiec potencjalnym problemom, zarówno w relacjach z klientami, jak i w rozliczeniach z fiskusem. W Polsce nie ma obowiązku stosowania kodów towarowych (np. według systemu PKWiU – Polska Klasyfikacja Wyrobów i Usług) na fakturach. Chyba że dotyczy to specyficznych przypadków, np. w ramach JPK_VAT (Jednolitego Pliku Kontrolnego). Wystarczy dokładny opis słowny. Przykłady prawidłowego opisu towarów i usług na fakturze: TLDR. Faktura musi zawierać informację o ilości towaru/usługi oraz cenie jednostkowej. Jeśli sprzedajesz 50 cegieł, nie wystarczy napisać „mnóstwo cegieł, tanio”. Cena netto, VAT, oraz kwota brutto to obowiązkowe elementy, bo ktoś musi wiedzieć, ile ostatecznie ma zapłacić. Pamiętaj, fiskus nie lubi niespodzianek, a już na pewno nie takich związanych z niejasną kwotą podatku. Programy do fakturowania pozwalają wpisać własne jednostki miary, ale także podpowiadają. Mogą to być np. sztuki, kilogramy, metry, godziny, itp. Faktura musi zawierać cenę jednostkową netto dla każdego towaru lub usługi. Cena netto to wartość towaru lub usługi przed doliczeniem podatku VAT. Faktura musi również wskazywać całkowitą kwotę netto dla danego towaru lub usługi, czyli wartość przed doliczeniem VAT. Oblicza się ją, mnożąc cenę jednostkową netto przez ilość sprzedanych towarów lub wykonanych usług. Na fakturze konieczne jest podanie stawki podatku VAT, jaka ma zastosowanie do danego towaru lub usługi. W Polsce obowiązują następujące stawki VAT: Każda pozycja na fakturze musi mieć przypisaną odpowiednią stawkę VAT. Na fakturze należy obliczyć i podać kwotę VAT dla każdej pozycji. Oblicza się ją, mnożąc kwotę netto przez stawkę VAT. Jeśli działasz w programie do fakturowania to będzie to mnożyło automatycznie. Faktura musi zawierać także cenę brutto, czyli sumę kwoty netto oraz kwoty podatku VAT. Cena brutto to ostateczna wartość, jaką nabywca musi zapłacić. Oprócz wyszczególnienia cen dla poszczególnych pozycji, faktura musi zawierać sumy łączne dla wszystkich pozycji. Jest to istotne zwłaszcza wtedy, gdy na fakturze jest kilka pozycji towarów/usług. Jeśli na fakturze są różne towary lub usługi objęte różnymi stawkami VAT, każda z tych pozycji musi być osobno opisana wraz z odpowiednią stawką VAT, kwotą netto i podatkiem VAT. Następnie każda z tych pozycji jest sumowana oddzielnie według stawki VAT. Podsumowanie: TLDR. Faktura powinna również zawierać termin płatności. To wyznacza ostateczny moment, kiedy nabywca powinien sięgnąć po portfel. Jeśli nie ma konkretnej daty, można spodziewać się, że nabywca zastosuje zasadę „płacę, jak będę miał czas, a raczej jak przypomnę sobie po miesiącu”. Zasady zapisywania terminu płatności na fakturach w Polsce nie są ściśle określone w przepisach prawa, w tym w ustawie o VAT. Jednak w praktyce biznesowej i w kontekście relacji handlowych zapisanie terminu płatności na fakturze jest standardem i służy jasnemu określeniu, do kiedy nabywca musi dokonać zapłaty za towary lub usługi. Choć brak terminu płatności na fakturze nie skutkuje jej nieważnością, to może prowadzić do niejasności w kwestiach płatności. Termin płatności na fakturze powinien być zgodny z wcześniej ustalonymi warunkami pomiędzy Tobą a nabywcą. Taki termin może wynikać z umowy, regulaminu świadczenia usług lub innych uzgodnień. Przedsiębiorcy często ustalają termin płatności na podstawie warunków kontraktowych (np. 7, 14, 30 dni) lub regulują go na podstawie branżowych standardów. Jeżeli na fakturze znajduje się zapis o terminie płatności, stosuje się konkretne terminy, takie jak: W przypadku transakcji między przedsiębiorcami polskie prawo nakłada pewne limity, jeśli chodzi o maksymalny czas płatności, aby przeciwdziałać zatorom płatniczym. Zgodnie z ustawą o terminach zapłaty w transakcjach handlowych, jeśli nie ustalono inaczej, domyślny termin wynosi 30 dni, a maksymalnie – 60 dni. Chyba, że strony uzgodnią inaczej i nie jest to rażąco niekorzystne dla jednej ze stron. Zamiast podawania terminu płatności w formie liczby dni od daty wystawienia faktury, sprzedawca może bezpośrednio określić konkretną datę, np. „Termin płatności: 15 listopada 2024”. Przykłady zapisów terminu płatności na fakturze: Dodatkowe zapisy dotyczące opóźnień: Na fakturze możesz podać również inne dane, w zależności od Twoich potrzeb. Jeśli nabywca zapłacił już jakąś kwotę, na fakturze możesz podać tę kwotę. Inne ciekawe pola na fakturze, to m.in. Faktura powinna zawierać dane sprzedawcy i nabywcy, takie jak pełna nazwa, adres oraz NIP. Ważne jest również nadanie fakturze unikalnego numeru zgodnego z kolejnością wystawiania. Na fakturze musisz wskazać datę wystawienia oraz datę sprzedaży. Konieczne precyzyjnie opisz towarów lub usług. Następnie podaj ceny netto, stawki VAT, kwoty podatku oraz ceny brutto, z podziałem na odpowiednie stawki VAT. Chociaż termin płatności nie jest obowiązkowy, jego wskazanie ułatwi Ci rozliczenie. Dodatkowo, możesz dodać uwagi, np. dotyczące dostawy, rabatów czy odsetek na opóźnienie w płatności.Brak daty sprzedaży na fakturze
4. NUMER FAKTURY
Numeracja musi być unikalna i chronologiczna
Elastyczność w nadawaniu numerów
Ciągłość numeracji
Możliwość stosowania różnych serii numeracji
Konieczność unikalności
Przykłady numerów faktur
Z/2024/05 (Z – sprzedaż zagraniczna, rok 2024, piąta faktura)
2024/KTW/003 (rok, oddział Katowice, trzecia faktura)5. NAZWA TOWARÓW/USŁUG
Konieczność jednoznacznego opisu
Szczegółowość opisu
Brak wymogu kodów towarowych
6. ILOŚĆ I CENA TOWARU/USŁUGI
Jednostka miary
Cena jednostkowa netto
Kwota netto
Stawka VAT
Kwota podatku VAT
Cena brutto
Łączne wartości netto, VAT i brutto
Wskazanie różnych stawek VAT na jednej fakturze
Przykład faktury:
Nazwa towaru/usługi
Ilość
Cena jednostkowa netto
Wartość netto
Stawka VAT
Kwota VAT
Wartość brutto
Laptop Dell Inspiron 14
2
2500 zł
5000 zł
23%
1150 zł
6150 zł
Usługa montażu klimatyzacji
1
2000 zł
2000 zł
8%
160 zł
2160 zł
7. TERMIN PŁATNOŚCI
Zasady zapisywania terminu płatności
Przepis o przeciwdziałaniu zatorom płatniczym
8. INNE POLA NA FAKTURZE
Częściowo opłacona kwota
PODSUMOWANIE