Co powinna zawierać faktura?

co powinna zawierać faktura

Co powinna zawierać faktura, aby była stworzona zgodnie z prawem? Faktura musi zawierać kilka podstawowych informacji.

Faktura – dokument, który wywołuje dreszczyk emocji u przedsiębiorców, księgowych i urzędników skarbowych. Jej przygotowanie przez laików to wyzwanie, które może porównywać się jedynie z próbą zrozumienia instrukcji składania szwedzkich mebli bez obrazków.

Co powinna zawierać faktura, by nie narobić sobie kłopotów? Rozłóżmy fakturę to na czynniki pierwsze.

Wybierz interesujący Cię temat:

  1. TOP3 programów do fakturowania
  2. Dane sprzedawcy
  3. Dane nabywcy
  4. Data wystawienia i sprzedaży
  5. Numeracja faktury
  6. Nazwa towarów i usług
  7. Ilość i cena towarów/usług
  8. Termin płatności
  9. Inne pola na fakturze

TOP3 PROGRAMÓW DO FAKTUROWANIA

Jeśli szukasz dobrego programu do fakturowania, polecamy rozeznać ranking programów do fakturowania. Poniżej TOP3 z tego rankingu.

1
Faktury online w Fakturownia

fakturownia - faktury online

CENA
0 zł
– do 3 faktur
11,24 zł – 69,99 zł/mc
SZCZEGÓŁY OFERTY
Dodatkowe opcje: PayU, PayPal, dotPay, przelewy24, Open API, bankowość online
Darmowy program do wystawiania faktur na zawsze – do 3 faktur miesięcznie.
2
Program do fakturowania w inFakt

infakt - program do fakturowania

CENA
od 5 zł/mc
– do 3 faktur
39 zł/mc w kolejnych latach
SZCZEGÓŁY OFERTY
Dodatkowe opcje: wewnętrzny system księgowości
3
Program do faktur online w Faktura.pl

infakt - program do fakturowania

OPŁATY
od 13,99 zł/mc

(90 dni za darmo)
SZCZEGÓŁY OFERTY
Dodatkowe opcje: Wirtualny segregator na dokumenty, OCR Faktur, Magazyn, Raporty księgowe, JPK, Księgowość online, Faktury cykliczne, Powiadomienia e-mailowe i SMS, o wystawionej fakturze, Przycisk natychmiastowej płatności na fakturze, Finansowanie Faktur – Faktoring, Windykacja online, Dedykowany adres e-mail do celów firmowych.
Darmowy program do faktur aż przez 90 dni!

1. DANE SPRZEDAWCY

TLDR. Na fakturze musi się znaleźć pełna nazwa firmy (bo przecież nie wystarczy napisać „Zenek od lodówek”), jej adres i numer NIP. To podstawowe dane, które identyfikują sprzedawcę.

Na fakturze zgodnie z polskim prawem muszą znaleźć się następujące dane sprzedawcy:

  1. Pełna nazwa firmy – oficjalna nazwa przedsiębiorstwa, pod którą działa sprzedawca. Może to być zarówno nazwa osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, jak i nazwa spółki.
  2. Adres sprzedawcy – niezbędne jest podanie pełnego adresu siedziby firmy, który pozwala na jednoznaczną identyfikację podmiotu.
  3. Numer NIP – Numer Identyfikacji Podatkowej jest obowiązkowy, ponieważ służy do identyfikacji podatkowej sprzedawcy. W przypadku przedsiębiorcy zarejestrowanego do VAT, jest to kluczowy element.
  4. Forma prawna przedsiębiorstwa (jeśli dotyczy) – w niektórych przypadkach forma prawna przedsiębiorstwa może być istotna, choć nie jest wymagana literalnie na fakturze. Najczęściej wynika to z pełnej nazwy firmy, np. „XYZ Spółka z o.o.”.

Te dane muszą być widoczne i poprawne, aby faktura była zgodna z polskimi przepisami podatkowymi, co wynika z ustawy o VAT.

2. DANE NABYWCY

TLDR. Nabywca to ten szczęśliwiec, który ma Ci zapłacić. Tu również potrzebujemy pełnej nazwy firmy, adresu i numeru NIP, bo bez tego ani rusz.

Jak widzisz poniżej, niektóre programy do faktur, w tym darmowe programy do fakturowania, pozwalają sczytać dane odbiorcy np. po NIP.

Co zawiera faktura - dane odbiorcy
Co powinna zawierać faktura – dane odbiorcy

Na fakturze muszą znaleźć się następujące dane nabywcy, zgodnie z przepisami ustawy o VAT:

  1. Pełna nazwa nabywcy – oficjalna nazwa przedsiębiorstwa, organizacji lub osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, na którą wystawiana jest faktura.
  2. Adres nabywcy – niezbędny jest pełny adres siedziby nabywcy (lub adres zamieszkania w przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą).
  3. Numer NIP nabywcy – Numer Identyfikacji Podatkowej jest wymagany w przypadku, gdy nabywcą jest podatnik VAT. Jest to kluczowy element, który identyfikuje podmiot dokonujący zakupu w kontekście rozliczeń podatkowych.
UWAGA! Jeżeli faktura jest wystawiana dla osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej, nie ma obowiązku podawania numeru NIP, ale wciąż wymagane są jej imię i nazwisko oraz adres.

3. DATA WYSTAWIENIA I SPRZEDAŻY

TLDR. Data wystawienia faktury i data wykonania usługi (czy sprzedaży towaru) są kluczowe. To nie są tylko cyferki do ozdoby, które można wstawić „na oko”. Dzięki nim fiskus będzie wiedział, w którym miesiącu ma przyjść po swoje. Pomylenie daty wystawienia z datą sprzedaży może mieć skutki dla księgowości.

Zgodnie z polskim prawem istnieją szczegółowe zasady dotyczące zapisywania daty wystawienia i daty sprzedaży (czyli daty dokonania dostawy towaru lub wykonania usługi) na fakturze.

Przestrzeganie tych zasad jest istotne, ponieważ wpływa na terminy rozliczeń podatkowych oraz ustalenie momentu powstania obowiązku podatkowego VAT.

Data wystawienia faktury

Każda faktura musi zawierać datę jej wystawienia. Jest to dzień, w którym dokument został formalnie sporządzony.

Fakturę należy wystawić najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towarów lub wykonano usługę. Wyjątkiem są niektóre przypadki, np. przy usługach budowlanych, gdzie faktura może być wystawiona wcześniej, a także przed terminem dostawy, jeżeli już znana jest dokładna data transakcji.

Data sprzedaży (dostawy towaru lub wykonania usługi)

Na fakturze należy podać datę dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi, jeśli jest inna niż data wystawienia faktury.

W praktyce oznacza to, że jeśli dostawa lub usługa miała miejsce w jednym miesiącu, a faktura została wystawiona w innym, konieczne jest podanie obu dat (daty sprzedaży i daty wystawienia).

co na fakturze - data sprzedaży
Co zawiera faktura – data sprzedaży

Przykład: Jeśli towar został dostarczony 10 września, a faktura została wystawiona 5 października, faktura powinna zawierać dwie daty – datę sprzedaży (10 września) i datę wystawienia (5 października).

Brak daty sprzedaży na fakturze

Jeśli data sprzedaży jest taka sama jak data wystawienia faktury, wówczas nie ma obowiązku wpisywania oddzielnie daty sprzedaży. Data wystawienia faktury będzie w takim przypadku równoznaczna z datą sprzedaży.

4. NUMER FAKTURY

TLDR. Każda faktura musi mieć unikalny numer. Numeracja powinna być chronologiczna, choć nikt nie powiedział, że nie możesz użyć swojego ulubionego systemu numeracji. Byleby tylko nikt się w tym nie pogubił.

Zasady numeracji faktur w Polsce są określone przez ustawę o VAT (Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług) i dotyczą zarówno formy, jak i ciągłości numeracji. Oto najważniejsze zasady.

Numeracja musi być unikalna i chronologiczna

Każda faktura musi mieć unikalny numer, który jednoznacznie identyfikuje ją w danym okresie rozliczeniowym. Numeracja musi być ciągła i chronologiczna, co oznacza, że faktury są numerowane w porządku wystawienia.

Elastyczność w nadawaniu numerów

Prawo nie narzuca konkretnego formatu numeracji, co oznacza, że przedsiębiorca ma pewną swobodę w tworzeniu systemu numeracji faktur. Może to być prosty numer (np. „1”, „2”, „3”) lub bardziej skomplikowany, np. zawierający miesiąc, rok lub inne oznaczenia (np. „2024/01/001” – co mogłoby oznaczać pierwszą fakturę wystawioną w styczniu 2024 roku).

Ważne jest jednak, aby system numeracji pozwalał na łatwe śledzenie faktur i unikanie powtórzeń numerów w danym roku.

Ciągłość numeracji

Numeracja faktur musi być ciągła, tzn. kolejne faktury powinny mieć numery w porządku rosnącym bez luk i powtórzeń w ramach jednego roku podatkowego. Nie można pomijać numerów ani tworzyć dziur w numeracji.

co zawiera faktura - numeracja
Co powinna zawierać faktura – numeracja

Możliwość stosowania różnych serii numeracji

Przedsiębiorca może stosować różne serie numeracji dla różnych typów transakcji, oddziałów firmy czy różnych rodzajów działalności, o ile w ramach każdej serii zachowana będzie ciągłość i unikalność numerów. Na przykład, dla sprzedaży krajowej może być stosowana jedna seria, a dla sprzedaży zagranicznej inna.

Konieczność unikalności

Każda faktura musi mieć jeden, unikalny numer w ramach danej serii. Numeracja nie może się powtarzać w tym samym roku, nawet w różnych seriach.

Przykłady numerów faktur

  • Numeracja prosta:1/2024, 2/2024, 3/2024 (numer faktury i rok)
  • Numeracja z miesiącem:2024/01/001 (rok, miesiąc, numer faktury)
  • 2024/10/015 (rok, październik, piętnasta faktura w danym miesiącu)
  • Numeracja z symbolem działu lub rodzaju transakcji:K/2024/01 (K – sprzedaż krajowa, rok 2024, pierwsza faktura)
    Z/2024/05 (Z – sprzedaż zagraniczna, rok 2024, piąta faktura)
  • Numeracja według oddziałów firmy:2024/WAW/001 (rok, skrót oddziału – Warszawa, pierwsza faktura)
    2024/KTW/003 (rok, oddział Katowice, trzecia faktura)

5. NAZWA TOWARÓW/USŁUG

TLDR. Musisz jasno napisać, co sprzedajesz lub co kupujesz. „Usługa” to za mało – fiskus nie wie, czy chodzi o mycie okien, naprawę kotła, czy może wynajęcie klauna na imprezę firmową. Konkrety są ważne.

Celem zasad jest zapewnienie przejrzystości i dokładności, aby zarówno sprzedawca, jak i nabywca (oraz organy skarbowe) mogli jednoznacznie zidentyfikować, co było przedmiotem transakcji. Oto kluczowe zasady.

Konieczność jednoznacznego opisu

Na fakturze nazwa towaru lub usługi musi być opisana w sposób jasny, zrozumiały i jednoznaczny. Oznacza to, że nazwa powinna dokładnie określać, co jest przedmiotem sprzedaży. Nie może być wątpliwości, jaki produkt czy usługa została nabyta.

  • Towary – nazwa powinna wskazywać na konkretny produkt, jego cechy, a w niektórych przypadkach szczegóły, takie jak model, rozmiar, kolor itp.
  • Usługi – opis usługi musi być dokładny, wskazując, jakiego rodzaju praca została wykonana, np. „usługa doradcza”, „naprawa sprzętu AGD”, „usługa księgowa”.

Szczegółowość opisu

Prawo nie określa dokładnie, jak szczegółowy ma być opis, ale musi on pozwalać na identyfikację towaru lub usługi. W praktyce, im bardziej specyficzny i szczegółowy jest opis, tym lepiej. Ma to znaczenie w przypadku skomplikowanych transakcji. Może to zapobiec potencjalnym problemom, zarówno w relacjach z klientami, jak i w rozliczeniach z fiskusem.

Brak wymogu kodów towarowych

W Polsce nie ma obowiązku stosowania kodów towarowych (np. według systemu PKWiU – Polska Klasyfikacja Wyrobów i Usług) na fakturach. Chyba że dotyczy to specyficznych przypadków, np. w ramach JPK_VAT (Jednolitego Pliku Kontrolnego). Wystarczy dokładny opis słowny.

Przykłady prawidłowego opisu towarów i usług na fakturze:

  • „Laptop Dell Inspiron 14, model XYZ, 16 GB RAM, 512 GB SSD” – opis zawiera nazwę produktu, model oraz specyfikację techniczną.
  • „Kurtka zimowa męska, rozmiar L, kolor czarny” – produkt z dokładnym wskazaniem cech.
  • „Cegła pełna, wymiary 250x120x65 mm, ilość: 1000 szt.” – zawiera szczegółowy opis towaru budowlanego.
  • „Usługa montażu klimatyzacji – mieszkanie o powierzchni 60 m²” – dokładny opis usługi z określeniem rodzaju usługi i lokalizacji.
  • „Usługa naprawy pralki – wymiana pompy wodnej” – konkretna usługa z opisem wykonanej czynności.
  • „Doradztwo podatkowe za lipiec 2024, analiza dokumentów” – usługa z podaniem zakresu czasowego oraz rodzaju działań.

6. ILOŚĆ I CENA TOWARU/USŁUGI

TLDR. Faktura musi zawierać informację o ilości towaru/usługi oraz cenie jednostkowej. Jeśli sprzedajesz 50 cegieł, nie wystarczy napisać „mnóstwo cegieł, tanio”. Cena netto, VAT, oraz kwota brutto to obowiązkowe elementy, bo ktoś musi wiedzieć, ile ostatecznie ma zapłacić. Pamiętaj, fiskus nie lubi niespodzianek, a już na pewno nie takich związanych z niejasną kwotą podatku.

Jednostka miary

Programy do fakturowania pozwalają wpisać własne jednostki miary, ale także podpowiadają. Mogą to być np. sztuki, kilogramy, metry, godziny, itp.

co na fakturze - jednostka miary
Co na fakturze – jednostka miary

 

Cena jednostkowa netto

Faktura musi zawierać cenę jednostkową netto dla każdego towaru lub usługi. Cena netto to wartość towaru lub usługi przed doliczeniem podatku VAT.

  • Przykład: Jeśli sprzedajesz 10 sztuk produktu, a cena za jedną sztukę netto wynosi 100 zł, to na fakturze musi być podana cena jednostkowa netto 100 zł.

Kwota netto

Faktura musi również wskazywać całkowitą kwotę netto dla danego towaru lub usługi, czyli wartość przed doliczeniem VAT. Oblicza się ją, mnożąc cenę jednostkową netto przez ilość sprzedanych towarów lub wykonanych usług.

  • Przykład: Jeśli sprzedajesz 10 sztuk produktu po 100 zł netto, całkowita kwota netto wynosi 1000 zł (10 x 100 zł).

Stawka VAT

Na fakturze konieczne jest podanie stawki podatku VAT, jaka ma zastosowanie do danego towaru lub usługi. W Polsce obowiązują następujące stawki VAT:

  • 23% – podstawowa stawka VAT,
  • 8% – na wybrane towary i usługi, np. niektóre usługi budowlane,
  • 5% – na wybrane produkty żywnościowe, książki, gazety,
  • 0% – dla eksportu towarów lub innych specyficznych transakcji,
  • zw – zwolnienie z VAT (np. dla niektórych usług medycznych, edukacyjnych).

Każda pozycja na fakturze musi mieć przypisaną odpowiednią stawkę VAT.

  • Przykład: Jeżeli sprzedajesz produkt z podstawową stawką VAT 23%, musisz to wyraźnie zaznaczyć na fakturze przy każdej pozycji objętej tą stawką.

Kwota podatku VAT

Na fakturze należy obliczyć i podać kwotę VAT dla każdej pozycji. Oblicza się ją, mnożąc kwotę netto przez stawkę VAT. Jeśli działasz w programie do fakturowania to będzie to mnożyło automatycznie.

  • Przykład: Jeśli kwota netto wynosi 1000 zł, a stawka VAT to 23%, kwota podatku VAT wynosi 230 zł (1000 zł x 23%).

Cena brutto

Faktura musi zawierać także cenę brutto, czyli sumę kwoty netto oraz kwoty podatku VAT. Cena brutto to ostateczna wartość, jaką nabywca musi zapłacić.

  • Przykład: Jeśli kwota netto wynosi 1000 zł, a VAT wynosi 230 zł, cena brutto wynosi 1230 zł (1000 zł + 230 zł).

Łączne wartości netto, VAT i brutto

Oprócz wyszczególnienia cen dla poszczególnych pozycji, faktura musi zawierać sumy łączne dla wszystkich pozycji.

Jest to istotne zwłaszcza wtedy, gdy na fakturze jest kilka pozycji towarów/usług.

  • Łączna kwota netto – suma wartości netto wszystkich towarów i usług,
  • łączna kwota VAT – suma wszystkich kwot podatku VAT,
  • łączna kwota brutto – suma całkowita, jaką nabywca musi zapłacić, czyli suma netto plus VAT.

Wskazanie różnych stawek VAT na jednej fakturze

Jeśli na fakturze są różne towary lub usługi objęte różnymi stawkami VAT, każda z tych pozycji musi być osobno opisana wraz z odpowiednią stawką VAT, kwotą netto i podatkiem VAT. Następnie każda z tych pozycji jest sumowana oddzielnie według stawki VAT.

  • Przykład: Sprzedajesz towary objęte stawką 23% (np. elektronika) i 8% (np. wybrane usługi budowlane). Na fakturze każda z tych pozycji musi mieć odpowiednią stawkę VAT oraz osobno obliczone kwoty netto i VAT. Na końcu faktury muszą być podane łączna kwota netto, VAT i brutto dla każdej z grup towarów/usług.

Przykład faktury:

Nazwa towaru/usługi Ilość Cena jednostkowa netto Wartość netto Stawka VAT Kwota VAT Wartość brutto
Laptop Dell Inspiron 14 2 2500 zł 5000 zł 23% 1150 zł 6150 zł
Usługa montażu klimatyzacji 1 2000 zł 2000 zł 8% 160 zł 2160 zł

Podsumowanie:

  • Łączna wartość netto: 7000 zł
  • Łączna kwota VAT: 1310 zł
  • Łączna wartość brutto: 8310 zł

7. TERMIN PŁATNOŚCI

TLDR. Faktura powinna również zawierać termin płatności. To wyznacza ostateczny moment, kiedy nabywca powinien sięgnąć po portfel. Jeśli nie ma konkretnej daty, można spodziewać się, że nabywca zastosuje zasadę „płacę, jak będę miał czas, a raczej jak przypomnę sobie po miesiącu”.

Zasady zapisywania terminu płatności na fakturach w Polsce nie są ściśle określone w przepisach prawa, w tym w ustawie o VAT. Jednak w praktyce biznesowej i w kontekście relacji handlowych zapisanie terminu płatności na fakturze jest standardem i służy jasnemu określeniu, do kiedy nabywca musi dokonać zapłaty za towary lub usługi. Choć brak terminu płatności na fakturze nie skutkuje jej nieważnością, to może prowadzić do niejasności w kwestiach płatności.

Zasady zapisywania terminu płatności

Termin płatności na fakturze powinien być zgodny z wcześniej ustalonymi warunkami pomiędzy Tobą a nabywcą. Taki termin może wynikać z umowy, regulaminu świadczenia usług lub innych uzgodnień. Przedsiębiorcy często ustalają termin płatności na podstawie warunków kontraktowych (np. 7, 14, 30 dni) lub regulują go na podstawie branżowych standardów.

Jeżeli na fakturze znajduje się zapis o terminie płatności, stosuje się konkretne terminy, takie jak:

  • natychmiast po wystawieniu faktury (tzw. płatność „gotówkowa”),
  • 3, 7, 14 i 30 dni od daty wystawienia faktury,
  • w przypadku większych transakcji biznesowych mogą pojawić się dłuższe terminy, np. 60 dni.

Przepis o przeciwdziałaniu zatorom płatniczym

W przypadku transakcji między przedsiębiorcami polskie prawo nakłada pewne limity, jeśli chodzi o maksymalny czas płatności, aby przeciwdziałać zatorom płatniczym.

Zgodnie z ustawą o terminach zapłaty w transakcjach handlowych, jeśli nie ustalono inaczej, domyślny termin wynosi 30 dni, a maksymalnie – 60 dni. Chyba, że strony uzgodnią inaczej i nie jest to rażąco niekorzystne dla jednej ze stron.

Zamiast podawania terminu płatności w formie liczby dni od daty wystawienia faktury, sprzedawca może bezpośrednio określić konkretną datę, np. „Termin płatności: 15 listopada 2024”.

Przykłady zapisów terminu płatności na fakturze:

  • „14 dni od daty wystawienia faktury”,
  • „Płatność w ciągu 30 dni od dnia wystawienia faktury”.
  • „ do dnia 30 października 2024 r.”,
  • „Płatność do 15 listopada 2024 r.”.

Dodatkowe zapisy dotyczące opóźnień:

  • „W przypadku opóźnienia w płatności, naliczane będą odsetki ustawowe za opóźnienie”,
  • „Płatność po terminie skutkuje naliczeniem odsetek w wysokości X% rocznie”.

8. INNE POLA NA FAKTURZE

Na fakturze możesz podać również inne dane, w zależności od Twoich potrzeb.

Częściowo opłacona kwota

Jeśli nabywca zapłacił już jakąś kwotę, na fakturze możesz podać tę kwotę.

co zawiera faktura - kwota
Co zawiera faktura – częściowo opłacona kwota

Inne ciekawe pola na fakturze, to m.in.

  • możliwość podania imienia i nazwiska osoby, która wystawiła FV,
  • w niektórych programach możesz zmienić walutę,
  • odsetki za opóźnienia – np. „W przypadku opóźnienia w płatności naliczane będą odsetki ustawowe za opóźnienie w wysokości X% rocznie.”,
  • jeśli transakcja obejmuje rabat, można zamieścić informację o warunkach jego udzielenia, np. związanych z wcześniejszą płatnością.

PODSUMOWANIE

Faktura powinna zawierać dane sprzedawcy i nabywcy, takie jak pełna nazwa, adres oraz NIP. Ważne jest również nadanie fakturze unikalnego numeru zgodnego z kolejnością wystawiania. Na fakturze musisz wskazać datę wystawienia oraz datę sprzedaży. Konieczne precyzyjnie opisz towarów lub usług.

Następnie podaj ceny netto, stawki VAT, kwoty podatku oraz ceny brutto, z podziałem na odpowiednie stawki VAT. Chociaż termin płatności nie jest obowiązkowy, jego wskazanie ułatwi Ci rozliczenie. Dodatkowo, możesz dodać uwagi, np. dotyczące dostawy, rabatów czy odsetek na opóźnienie w płatności.

Oceń artykuł
[Total: 0 Average: 0]
Łukasz Chrząszcz
Wolnościowiec, radny miasta Wodzisław Śląski. Właściciel agencji internetowej XZT.PL oraz kilku serwisów www. Absolwent Uniwersytetu Ekonomicznego w Katowicach. Pomaga osobom rozpoczynającym prowadzenie firmy.
Kategoria

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *