Zatory płatnicze, czyli kontrahent nie płaci faktury. Jak sobie radzić?

Gdy kontrahent nie płaci za faktury, zastanawiasz się, jak poradzić sobie z tą trudną sytuacją. Sprawdź sposoby na zatory płatnicze.

Tylko 30% mikro i małych przedsiębiorców dostaje pieniądze w terminie. Zatory płatnicze najczęściej są wynikiem efektu spirali i domina. Podobno naprawę świata warto zacząć od siebie, dlatego pomyśl, czy opłacasz faktury w terminie podanym przez kontrahenta?

W poniższym artykule znajdziesz odpowiedzi na pytania:

1. dlaczego przedsiębiorcy chcą zmienić JDG w spółkę z o.o.?
2. ile kosztuje przekształcenie jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością?
3. ile czasu trwa procedura?
4. na jakie korzyści podatkowe możesz liczyć?

Dlaczego kontrahent nie płaci w terminie?

Pomijając jawną próbę oszustwa, przejdźmy do powodów przyziemnych, z którymi zmagają się mniej lub bardziej uczciwe firmy. Powody, dla których przedsiębiorcy nie płacą faktur w terminie można podzielić na dwa rodzaje: zależne i niezależne od nich. W pierwszej kategorii mamy:

• chęć zainwestowania pieniędzy,
• spłacenia istotniejszych wierzytelności: podatków, ZUS-u, czynszu itp.

Niektórzy przedsiębiorcy myślą na zasadzie „kupię za te pieniądze towaru, a jak się sprzeda, to zapłacę kontrahentowi – zaczeka„. W ten sposób można wpaść w spiralę zadłużenia. Traktowanie kontrahenta jak kredytodawcy z zerowym oprocentowaniem prowadzi do patologii i jest zwyczajnie nieuczciwe.

W drugiej kategorii są powody, które nie do końca zależą od przedsiębiorcy. Jest to przede wszystkim… nieterminowe opłacanie FV przez kontrahentów. Przedsiębiorca kupił produkt na handel, sprzedał, aby móc opłacić FV zakupową, lecz kupujący nie zapłacił. Mamy tutaj efekt spirali i domina, o którym pisałem we wstępie.

Czy powodem niezapłacenia w terminie jest brak zapłaty od innego kontrahenta? Czy jest to może wypadkowa potraktowania kontrahenta w przeszłości jak kredytobiorcy? Zdrowe przedsiębiorstwo powinno móc opłacić zamówienie zaraz po otrzymaniu faktury.

Weryfikacja kontrahentów przed podpisaniem umowy

Najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest zapobiec podpisaniu umowy z niewypłacalnym kontrahentem. W jaki sposób możesz sprawdzić firmę przed podpisaniem umowy? Najpierw dowiedz się, czy firma w ogóle istnieje. W tym celu przejdź do spisu CEIDG lub wykazu KRS. To 1 etap sprawdzenia kontrahenta.

Jeśli firma jest z okolicy lub współpracuje z innym Twoim partnerem, wystarczy zapytać innych o opinię. Taki wywiad środowiskowy może dać wiele cennych informacji.

Research możesz również przeprowadzić w Internecie. Szukając wiadomości i opinii w sieci musisz być jednak świadomy, że niektóre mogą być pisane przez konkurencję kontrahenta. Nie mniej każdą opinię warto sprawdzić. Co jeszcze możesz zrobić? Na przykład skorzystać z dostępnych baz firm. Warto zacząć od białej listy podatników a skończyć na BIK, BIG lub KRD. W Biurze Informacji Kredytowej możesz wygenerować raport o kontrahencie.

W Biurze Informacji Gospodarczej i Krajowym Rejestrze Długów uzyskasz informacje na temat zdolności kredytowej kontrahenta i jego ewentualnych zadłużeniach.

Większe firmy stosują dwa inne sposoby:

1. zaświadczenie o niezaleganiu – warunek, aby przed podpisaniem umowy kontrahent dostarczył zaświadczenia z US i ZUS o niezaleganiu z płaceniem podatków,
2. wynajęcie specjalisty audytora – weryfikacja kontrahenta przez wyspecjalizowaną firmę zajmującą się usługami z zakresu wywiadu gospodarczego.

Jak radzić sobie z kontrahentami niepłacącymi w terminie?

Zatory płatnicze to poważny problem, dlatego warto poznać sposoby, jak sobie z nimi radzić. Poniżej znajdziesz 8 różnych możliwości, które pomogą Ci w walce z niepłacącymi kontrahentami.

1. Wystawianie faktury pro formy

Faktura pro forma jest dokumentem, który nie jest dowodem księgowym. Jeśli masz podejrzenie, że kontrahent może opóźnić zapłatę lub w ogóle nie wywiązać się z umowy, wystaw fakturę pro-formę. Pro-forma stanowi zapowiedź wystawienia faktury, gdy kontrahent dokona zapłaty za wykonaną usługę lub zakupiony produkt. Fakturę VAT wystawisz do pro-formy.

2. Bezpośredni kontakt

Gdy kontrahent spóźnia się z zapłatą faktury, powinieneś niezwłocznie skontaktować się z nim i przypomnieć o zapłacie. Najprościej jest wysłać e-mail lub sms. Gdy to nie pomaga, warto zadzwonić i porozmawiać osobiście. To z reguły wystarcza i pieniądze są na koncie w ciągu 24h lub w umówionym terminie.

3. Pieczątka straszak

Niektóre firmy umieszczają na wystawianych fakturach pieczątkę, którą nazywam straszakiem. Chodzi o zapis, który informuje o przekazywaniu informacji o zadłużeniu do biura informacji gospodarczej, np. KRD. Niektórzy stosują jeszcze mocniejszy straszak, umieszczając na fakturach zapis o przekazywaniu niezapłaconych faktur do kancelarii prawnej. Taka pieczątka ma odstraszyć kontrahentów i zmotywować do regularnego opłacania fv.

4. Faktoring

Faktoring jest to usługa, która polega na wykupie przez faktora (tak nazywa się firmę świadczącą usługi faktoringu) nieprzeterminowanych faktur od faktorantów należnych od kontrahentów z tytułu dostaw i usług. Mówiąc wprost, możesz sprzedać takiej firmie faktury i to ona będzie musiała walczyć z potencjalnymi dłużnikami. Co istotne, faktury które sprzedasz nie mogą być po terminie płatności. Jest wiele powodów, dlaczego warto skorzystać z faktoringu. Wiąże się to oczywiście z poniesieniem kosztów, gdyż faktor musi zarabiać.

5. Metoda kasowa

Jeśli należysz do grona małych podatników (wartość sprzedaży brutto nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym równowartości 1,2 mln euro) i przez terminowe faktury masz problem z zapłatą podatków, możesz skorzystać z metody kasowej. W przypadku metody kasowej, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą otrzymania środków (całości lub części) od kontrahenta, a nie w momencie wystawienia faktury. Przy metodzie kasowej rozliczasz się z US co kwartał, a nie co miesiąc.

6. Wstrzymanie współpracy

Gdy kontrahent kupuje od Ciebie produkt lub usługę w stałych odstępach czasu, możesz rozważyć wstrzymanie współpracy. Do czasu uregulowania nieopłaconej faktury, zaprzestaniesz wysyłania produktów lub świadczenia usługi. To powinno zmobilizować kontrahenta do zapłacenia zaległości. Ten sposób nie zadziała, jeśli klient dokonał jednorazowego zakupu.

7. Nota odsetkowa

Jeśli żadne rozmowy i wezwania nie dają rady, to masz prawo obciążyć klienta odsetkami za nieterminową płatność. Gdy kontrahent jest przedsiębiorcą, zgodnie z Ustawą z 8 marca 2013 r. o terminach zapłaty w transakcjach handlowych, masz prawo doliczyć odsetki w wynoszące 9,5% w skali roku. Ta sama ustawa przewiduje możliwość zażądania rekompensaty o równowartości 40 euro, z tytułu kosztów poniesionych w związku z odzyskiwaniem przeterminowanych należności. Gdy dług przekracza 5000 jest to 70 euro, a powyżej 50 tys. zł – 100 euro.

8. Zerwanie umowy

Gdy ponaglenia nie dają rezultatu, a współpraca z kontrahentem jest stała, rozważ zerwanie umowy. W tym celu najpierw znajdź nowego kontrahenta, aby Twój biznes nie miał przestojów.

Odzyskanie należności

Zerwałeś umowę z kontrahentem i zastanawiasz się co dalej? Rozważ poniższe możliwości na odzyskanie pieniędzy. Jeśli nie obce Ci jest prowadzenie spółki z o.o. lub innej spółki prawa handlowego, to wiesz, że należy dbać o jej finanse. Za brak działania i narażenie spółki na szkody finansowe możesz jako członek zarządu lub prezes odpowiadać przed sądem.

Wezwanie do zapłaty

Czynność, którą musisz wykonać w pierwszej kolejności w przypadku chęci odzyskania należności, to wysłanie wezwania do zapłaty. Możesz to zrobić przez e-mail, ale najlepiej listownie – listem poleconym. Ważne, aby mieć potwierdzenie wysłania. W wezwaniu do zapłaty zawrzyj podstawowe informacje:

• Twoje dane,
• dane klienta,
• datę i miejsce wystawienia wezwania,
• kwotę długu wraz z odsetkami,
• umowę sprzedaży lub nr FV jako podstawę do naliczenia długu,
• termin spłaty,
• numer rachunku bankowego, na który kontrahent ma dokonać zapłaty.

Dodatkowo opisz konsekwencje, jakie spotkają kontrahenta w przypadku braku zapłaty. Może to być informacja, że wyjdziesz na drogę sądową lub zgłosisz dłużnika do Biura Informacji Gospodarczej.

Wpisanie dłużnika do rejestru dłużników

Najważniejsza sprawa, to kwota długu, po jakiej możesz wpisać przedsiębiorcę do Rejestru Dłużników. Ustawa o udostępnianiu informacji gospodarczych i wymianie danych gospodarczych z dnia 9 kwietnia 2010 r. mówi, że możesz wpisać niepłacącego kontrahenta, jeśli:

• zaległość jest powyżej 30 dni po terminie,
• zaległość jest na kwotę min. 500 zł w przypadku przedsiębiorcy,
• co najmniej 30 dni przed dokonaniem wpisu wysłałeś dłużnikowi wezwanie do zapłaty.

Założenie konta w BIG InfoMonitor jest darmowe, natomiast za wpisanie pierwszego dłużnika który zalega nie więcej niż 10 tys. zł zapłacisz 1 zł. Czy warto? To już dłużnik powinien przeanalizować w momencie otrzymania wezwania do zapłaty. Banki mogą odmówić kredytu, leasingu a sam fakt wpisania będzie niekorzystny wizerunkowo.

Współpraca z prawnikiem

Gdy Twoje działania nic nie dają, możesz rozważyć skorzystanie z usług prawnika lub biura windykacyjnego. W tym miejscu musisz zadać sobie pytanie, czy warto? Niektóre firmy celowo nie płacą, gdyż wiedzą, że mikroprzedsiębiorcy nie mają na tyle mocy przerobowych aby bawić się w sąd i zatrudnianie prawników. Po prostu może się okazać, że koszty przekroczą korzyści. Ciekawą alternatywą jest samodzielna windykacja przez tzw. E-sąd.

E-sąd, czyli jak samodzielnie windykować długi wartości 300, 1000 i 3000 zł

Aby zabezpieczyć roszczenie tytułem wykonawczym, możesz samodzielnie złożyć sprawę w e-sądzie. Jak wspomniałem w poprzednim punkcie, usługi prawnicze są kosztowne, a firma windykacyjna nie będzie zawracała sobie głowy długiem o wartości kilkuset złotych. E-Sąd to rozwiązanie dla Ciebie, jeśli chcesz odzyskać należności bez konieczności przeprowadzania postępowania dowodowego. Do udokumentowania należności wystarczy faktura, umowa, zlecenie, zamówienie itp.

Główny cel e-pozwu to uzyskanie orzeczenia sądowego, które w stosunku do dłużnika stwierdza obowiązek zapłaty długu. Opłaty z tytułu działań windykacyjnych prowadzonych drogą e-sądu są znacznie niższe, niż w sądzie stacjonarnym. Opłata sądowa jest naliczana proporcjonalnie do wartości przedmiotu sporu i wynosi czwartą część opłaty pobieranej od zwykłego pozwu. Będzie to 1,25 proc. wartości przedmiotu sporu. Jednakże opłata nie może być mniejsza niż 30 złotych.

Jak działa e-sąd? Otrzymasz od pozwanego zwrot kosztów procesu, jeśli takie zostały zasądzone, których dokonuje sąd również przelewem elektronicznym. Rejestracja w e-sądzie to 2 minuty roboty. Przechodzisz na stronę e-sad.gov.pl,czyli stronę e-sądu w Lublinie i rejestrujesz podstawowe konto. W kolejnym kroku wybierasz „Profil powoda masowego”, dzięki czemu pozew złożysz w ciągu kilku minut.

Inne formy windykacji

Do alternatywnych form windykacji długów należą:

• firma windykacyjna,
• giełda wierzytelności.

W przypadku większych kwot, warto pokusić się o współpracę z audytorem śledczym, który nie zajmie się samą egzekucją, lecz weryfikacją majątku. Czasami jest tak, że główny winowajca chowa się za plecami innych. Audytor śledczy jest takim poszukiwaczem majątku, który może podlegać egzekucji: kont bankowych, udziałów w innym przedsiębiorstwie, ruchomości i nieruchomości, które mogące być podstawą do uregulowania wierzytelności.

Zatory płatnicze to poważny problem wielu przedsiębiorców. Warto zadbać o płynność finansową firmy i wdrożyć w życie strategię działania w sytuacjach, gdy kontrahent nie płaci za faktury.