Jaki program do wystawiania faktur za darmo?

Sprawdź, jaki program do wystawiania faktur za darmo wybrać. Przeczytaj na co zwrócić uwagę w przypadku darmowych programów do faktur.

Wybór odpowiedniego programu do fakturowania może znacząco ułatwić zarządzanie finansami Twojej firmy, dlatego warto poświęcić trochę czasu na znalezienie narzędzia najlepiej odpowiadającego Twoim potrzebom.

Programy do fakturowania są co do zasady odpłatne, ale posiadają też opcje darmowe. Niektóre mogą mieć określoną liczbę faktur, którą miesięcznie możesz wystawić za darmo. Jeszcze inne mogą oferować czasowo bezpłatny dostęp.

WYSTAWIANIE FAKTUR ZA DARMO – PROGRAMY TOP3

Zgodnie z rankingiem programów do fakturowania, poniżej najlepsze oferty okresowo darmowych opcji fakturowania:

CZY MOŻNA SAMODZIELNIE WYSTAWIAĆ FAKTURY?

Tak, można samodzielnie wystawiać faktury. Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą, masz prawo samodzielnie wystawiać faktury za świadczone usługi lub sprzedane towary. Musisz jednak być zarejestrowany jako przedsiębiorca i posiadać numer NIP.

Faktura musi zawierać określone dane, takie jak:

• numer faktury,
• datę wystawienia,
• datę sprzedaży,
• dane sprzedawcy i nabywcy (w tym NIP),
• nazwę i ilość towarów/usług,
• cenę jednostkową,
• wartość netto,
• stawkę VAT,
• wartość brutto.

W niektórych przypadkach, np. przy transakcjach wewnątrzwspólnotowych, mogą być wymagane dodatkowe informacje.

Osoby fizyczne, które nie prowadzą działalności gospodarczej, również mogą wystawiać faktur VAT. Na przykład w zakresie działalności nierejestrowanej. Mogą także wystawić rachunki za określone usługi lub umowy cywilnoprawne (np. umowy zlecenia, umowy o dzieło).

Uwaga! Faktura wystawiona przez nievatowca nie zawiera stawki i kwoty podatku VAT. Poniżej wzór faktury wystawionej przez nievatowca. Taką fakturę wygenerujesz online za pomocą jednego z powyższych programów do fakturowania.

CZY MOŻNA WYSTAWIAĆ FAKTURY W ARKUSZU KALKULACYJNYM?

Jak najbardziej możesz wystawiać faktury w arkuszu kalkulacyjnym, takim jak Microsoft Excel, Google Sheets czy LibreOffice Calc. Jednak trzeba zadbać o to, aby faktura spełniała wszystkie wymogi formalne i była zgodna z przepisami prawa podatkowego.

Istnieją kroki, które należy podjąć, aby wystawić poprawną fakturę w arkuszu kalkulacyjnym. Stworzenie szablonu faktury w arkuszu kalkulacyjnym, który będzie zawierał wszystkie wymagane elementy.

Co powinno się znaleźć na fakturze:

• nagłówek – słowo „Faktura VAT” lub „Faktura”,
• numer faktury – unikalny numer identyfikacyjny,
• data wystawienia – data, kiedy faktura została wystawiona,
• data sprzedaży/usługi – data dokonania sprzedaży lub wykonania usługi, jeśli jest inna niż data wystawienia faktury,
• dane sprzedawcy – nazwa firmy, adres, NIP,
• dane nabywcy – nazwa firmy lub imię i nazwisko, adres, NIP,
• opis towarów/usług – szczegółowy opis sprzedanych towarów lub wykonanych usług,
• ilość – liczba sprzedanych towarów lub wykonanych usług,
• cena jednostkowa netto – cena za jednostkę towaru lub usługi bez VAT,
• wartość netto – łączna wartość towarów lub usług bez VAT,
• stawka VAT – obowiązująca stawka podatku VAT,
• kwota VAT – łączna kwota podatku VAT,
• wartość brutto – łączna wartość towarów lub usług z VAT.

Automatyzacja obliczeń

Aby ręcznie nie musieć obliczać wartości i podatków na fakturze, warto skorzystać z funkcji. Funkcje w arkuszu kalkulacyjnym służą do automatyzacji obliczeń.

Tworzenie faktury VAT w arkuszu kalkulacyjnym wymaga użycia kilku podstawowych formuł, które automatyzują obliczenia i minimalizują ryzyko błędów.

Oto kilka przykładowych formuł, które mogą być przydatne:

1. Obliczanie wartości netto

Jeśli masz kolumnę z ilością towarów/usług i ceną jednostkową netto, możesz obliczyć wartość netto za pomocą formuły mnożenia.

Przykład w Excelu:

=B2 * C2

Gdzie B2 to ilość, a C2 to cena jednostkowa netto.

2. Obliczanie kwoty VAT

Aby obliczyć kwotę VAT, pomnóż wartość netto przez stawkę VAT. Jeśli stawka VAT jest wyrażona jako procent (np. 23%), podziel ją przez 100, aby uzyskać wartość dziesiętną.

Przykład w Excelu:

=D2 * E2 / 100

Gdzie D2 to wartość netto, a E2 to stawka VAT.

3. Obliczanie wartości brutto

Wartość brutto to suma wartości netto i kwoty VAT.

Przykład w Excelu:

=D2 + F2

Gdzie D2 to wartość netto, a F2 to kwota VAT.

4. Sumowanie kolumn

Aby obliczyć sumę wartości netto, kwoty VAT i wartości brutto dla wszystkich pozycji na fakturze, użyj funkcji SUM.

Przykład w Excelu:

=SUM(D2:D10)
=SUM(F2:F10)
=SUM(G2:G10)

Gdzie D2:D10 to zakres komórek z wartościami netto, F2:F10 to zakres komórek z kwotami VAT, a G2:G10 to zakres komórek z wartościami brutto.

5. Formatowanie waluty

Aby wyniki były czytelne, użyj formatowania waluty dla komórek zawierających ceny, wartości netto, VAT i brutto.

Przykład w Excelu:

1. Zaznacz komórki, które chcesz sformatować.
2. Kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz „Formatuj komórki”.
3. Wybierz „Waluta” i ustaw odpowiednie opcje, np. symbol waluty, liczbę miejsc po przecinku.

6. Automatyczne numerowanie faktur

Jeśli chcesz automatycznie numerować faktury, możesz użyć formuły =MAX(A:A)+1, zakładając, że kolumna A zawiera numery faktur.

Przykład w Excelu:

=MAX(A2:A10)+1

Gdzie A2:A10 to zakres komórek z numerami poprzednich faktur.

Dzięki tym formułom możesz automatycznie obliczać wartości na fakturze VAT, co ułatwia pracę i minimalizuje ryzyko błędów.

Formatowanie faktury

Upewnij się, że faktura jest czytelna i przejrzysta. Skorzystaj z funkcji formatowania, aby wyróżnić nagłówki, ceny i inne kluczowe informacje.

Sprawdzenie zgodności z przepisami

Upewnij się, że faktura spełnia wszystkie wymagania określone w przepisach prawa podatkowego. W Polsce są to m.in. przepisy ustawy o VAT oraz rozporządzenia Ministra Finansów dotyczące faktur.

Zapis i dystrybucja

Po wypełnieniu faktury, zapisz ją w formacie PDF, aby uniknąć przypadkowych zmian w danych. Następnie możesz ją wysłać do klienta drogą elektroniczną (np. e-mailem) lub wydrukować i dostarczyć w formie papierowej.

Używanie arkusza kalkulacyjnego do wystawiania faktur jest wygodne i elastyczne, jednak wymaga dokładności i staranności, aby zapewnić zgodność z przepisami i uniknąć błędów. W przypadku większej liczby faktur lub bardziej skomplikowanych operacji, warto rozważyć użycie dedykowanego oprogramowania do fakturowania.

CZY DARMOWY PROGRAM DO WYSTAWIANIA FAKTUR JEST KORZYSTNY?

Darmowe programy do wystawiania faktur mogą być bardzo korzystne, zwłaszcza dla małych firm i freelancerów. Korzystanie z darmowych programów do fakturowania ma zarówno zalety jak i wady.

Zalety darmowego oprogramowania do wystawiania faktur

1. Oszczędność kosztów – darmowe programy eliminują koszty związane z zakupem licencji na oprogramowanie płatne, co jest szczególnie ważne dla małych firm i freelancerów o ograniczonym budżecie.
2. Łatwość użycia – wiele darmowych programów do fakturowania jest prostych w obsłudze i nie wymaga specjalistycznej wiedzy technicznej, co ułatwia szybkie rozpoczęcie pracy.
3. Dostępność funkcji podstawowych – darmowe wersje często oferują podstawowe funkcje, które są wystarczające do wystawiania faktur, takie jak tworzenie, edytowanie i wysyłanie faktur, a także śledzenie płatności.
4. Dostępność online – wiele darmowych programów jest dostępnych w wersji online, co umożliwia wystawianie faktur z dowolnego miejsca z dostępem do Internetu.
5. Automatyzacja obliczeń – programy te automatycznie obliczają wartości netto, VAT i brutto, co minimalizuje ryzyko błędów.

Wady darmowego oprogramowania do wystawiania faktur

1. Ograniczone funkcje – darmowe wersje mogą mieć ograniczone funkcje w porównaniu do płatnych wersji, takie jak brak zaawansowanych raportów, integracji z innymi systemami czy automatyzacji procesów księgowych.
2. Reklamy i ograniczenia – niektóre darmowe programy mogą wyświetlać reklamy lub mieć inne ograniczenia, takie jak limity liczby wystawionych faktur lub liczby klientów.
3. Brak wsparcia technicznego – darmowe wersje mogą oferować ograniczone wsparcie techniczne, co może być problematyczne w przypadku napotkania trudności lub problemów technicznych.
4. Bezpieczeństwo danych – w przypadku darmowych programów online, ważne jest, aby sprawdzić, jak dane są przechowywane i zabezpieczane, aby uniknąć problemów z prywatnością i bezpieczeństwem.
5. Brak aktualizacji – niektóre darmowe programy mogą nie być regularnie aktualizowane, co może prowadzić do problemów z zgodnością z najnowszymi przepisami podatkowymi i wymaganiami prawnymi.

NA CO ZWRÓCIĆ UWAGĘ PRZY WYBORZE DARMOWEGO PROGRAMU DO FAKTUR

Wybierając darmowy program do fakturowania, warto zwrócić uwagę na kilka kluczowych aspektów, które pomogą Ci wybrać narzędzie najlepiej dopasowane do Twoich potrzeb.

Najważniejsze kryteria, które warto wziąć pod uwagę:

1. Funkcjonalność

Upewnij się, że program umożliwia wystawianie różnych rodzajów faktur (VAT, proforma, korekty) oraz obsługę walut obcych, jeśli jest to potrzebne. Sprawdź również możliwość łatwego dodawania i zarządzania danymi kontrahentów.

Zwróć uwagę na śledzenie płatności. Opcje do monitorowania statusu płatności, przypomnienia o nieopłaconych fakturach.

2. Łatwość użycia

Program powinien być łatwy w obsłudze, nawet dla osób, które nie mają dużego doświadczenia z technologią.

Jeśli to możliwe, wybierz program dostępny w języku polskim.

3. Dostępność online

Warto, aby program do wystawiania faktur był dostępny w wersji online. Powinien umożliwić wystawianie faktur z dowolnego miejsca z dostępem do Internetu.

Dodatkowym atutem będzie aplikacja mobilna, która umożliwia wystawianie faktur za pomocą smartfona lub tabletu.

4. Bezpieczeństwo danych

Upewnij się, że program zapewnia odpowiednie zabezpieczenia danych, takie jak szyfrowanie i regularne kopie zapasowe. Program powinien być także zgodny z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych.

5. Integracje

Kolejną, wartą uwagi kwestią jest możliwość integracji z innymi systemami: księgowymi, bankowymi, czy narzędziami do zarządzania projektami. Jeśli program do wystawiania faktur posiada API, to ułatwi to integrację z własnymi systemami IT.

6. Obsługa klienta i wsparcie techniczne

Nawet darmowe wersje powinny oferować pewien poziom wsparcia technicznego, np. przez e-mail czy forum społeczności. Niekiedy przyda się również dostępność poradników, tutoriali i często zadawanych pytań (FAQ).

7. Ograniczenia darmowej wersji

Sprawdź, jakie ograniczenia ma darmowa wersja (np. liczba wystawionych faktur, liczba klientów). Upewnij się, że istnieje opcja przejścia na płatny plan z dodatkowymi funkcjami w miarę rozwoju Twojej działalności.

8. Opinie i recenzje

Przeczytaj recenzje innych użytkowników, aby dowiedzieć się, jakie są ich doświadczenia z danym programem do faktur online. Możesz również poszukać rekomendacji od innych przedsiębiorców lub specjalistów z branży.

PODSUMOWANIE

Darmowe programy do wystawiania faktur mogą być bardzo korzystne, szczególnie na początku działalności gospodarczej. Ważne jest jednak, aby dokładnie zrozumieć, jakie funkcje są dostępne w darmowej wersji, i czy spełniają one wszystkie potrzeby Twojej firmy. W miarę rozwoju działalności możesz rozważyć przejście na płatne rozwiązanie, które oferuje bardziej zaawansowane funkcje i wsparcie.