Faktury zaliczkowe – jak wystawiać i rozliczać

Jak wystawiać faktury zaliczkowe? Sprawdź, jak nie popełnić błędów podczas rozliczania zaliczek.

Faktury zaliczkowe to istotny element obrotu gospodarczego, zwłaszcza w przypadku większych transakcji wymagających wcześniejszego finansowania. Wydają się proste, ale w praktyce potrafią przysporzyć księgowym i przedsiębiorcom sporo problemów. Jak je prawidłowo wystawiać, księgować i rozliczać? Oto wszystko, co musisz wiedzieć.

GDZIE WYSTAWIĆ FAKTURĘ ZALICZKOWĄ

Obecnie większość firm korzysta z programów do fakturowania, które automatyzują proces wystawiania dokumentów, w tym faktur zaliczkowych.

Dobry system księgowy powinien:

1. Umożliwiać automatyczne generowanie faktur zaliczkowych i końcowych.
2. Łączyć faktury zaliczkowe z fakturą końcową, eliminując ryzyko błędów.
3. Pozwalać na łatwe wystawianie korekt w przypadku zwrotów zaliczek.
4. Generować raporty związane z przepływami pieniężnymi i zobowiązaniami podatkowymi.

Dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu można znacząco usprawnić proces zarządzania fakturami i zminimalizować ryzyko błędów księgowych. Poniższe TOP3 programów do fakturowania spełniają te wymogi.

TOP 3 firm do fakturowania

Część ofert prezentowanych w powyższym rankingu to oferty promowane – te na żółtym tle. Z kolei część zawiera tzw. linki afiliacyjne. Jak one działają? Gdy wybierzesz najlepszą dla siebie ofertę i zakupisz produkt, będzie to oznaczało, że firma właśnie pozyskała klient. Z tego tytułu niektóre firmy wypłacają prowizję. Część tej prowizji otrzyma dom mediowy, część tzw. firma afiliacyjna, część serwis Niepoddawajsie.pl. Wysokość takiej prowizji to zwykle kilkadziesiąt złotych. Dziękujemy za skorzystanie z rankingu w naszym serwisie.

KIEDY WYSTAWIA SIĘ FAKTURĘ ZALICZKOWĄ?

Przedsiębiorca jest zobowiązany do wystawienia faktury zaliczkowej, jeśli otrzymał przedpłatę, zaliczkę, zadatek lub ratę na poczet przyszłej dostawy towarów lub usług. Powinna ona zostać wystawiona nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po otrzymaniu płatności.

Faktura zaliczkowa jest wymagana w przypadku, gdy:

• Otrzymana przedpłata dotyczy transakcji objętej VAT.
• Zaliczka dotyczy dostawy towarów lub usług, które nastąpią w przyszłości.
• Wpłacona kwota nie stanowi całkowitej zapłaty za zamówienie (w przeciwnym razie wystawia się fakturę końcową).
• Przedsiębiorca jest zobowiązany do dokumentowania wpływających środków w sposób zgodny z przepisami prawa podatkowego.

Zobacz też: Czy opłaca się być VAT-owcem?

Nie ma natomiast obowiązku wystawiania faktury zaliczkowej, jeśli:

• Transakcja jest zwolniona z VAT.
• Sprzedawca i nabywca uzgodnili, że płatność obejmuje pełną kwotę jeszcze przed realizacją zamówienia – wówczas można od razu wystawić fakturę końcową.
• Zaliczka dotyczy transakcji, w których fakturowanie zaliczek nie jest wymagane, np. niektórych usług finansowych czy ubezpieczeniowych.

JAK PRAWIDŁOWO WYSTAWIĆ FAKTURĘ ZALICZKOWĄ?

Aby faktura zaliczkowa była prawidłowo wystawiona, powinna zawierać następujące elementy:

1. Data wystawienia – dzień, w którym dokument jest sporządzany.
2. Numer faktury – unikalny numer zgodny z wewnętrznym systemem numeracji faktur przedsiębiorstwa.
3. Dane sprzedawcy i nabywcy – pełna nazwa firmy, adres, numer NIP lub inny identyfikator podatkowy obu stron transakcji.
4. Opis towaru lub usługi – szczegółowe określenie przedmiotu zamówienia, które pozwoli jednoznacznie zidentyfikować, czego dotyczy zaliczka.
5. Kwota zaliczki brutto i netto – podział na wartość netto oraz kwotę podatku VAT wraz z kwotą całkowitą do zapłaty.
6. Stawka i kwota VAT – wartość podatku obliczona na podstawie obowiązujących przepisów, odpowiednia do danego towaru lub usługi.
7. Termin realizacji usługi lub dostawy – przewidywana data dostawy towaru lub wykonania usługi.
8. Informacje o kolejnych zaliczkach – jeśli przewiduje się więcej niż jedną wpłatę, warto uwzględnić informacje o harmonogramie płatności.

Fakturę zaliczkową można wystawić w formie papierowej lub elektronicznej, o ile spełnia wymogi autentyczności i integralności treści.

JAK ROZLICZYĆ SAME ZALICZKI

Tu zaczyna się cała zabawa. Jeśli transakcja nie wymaga kolejnych wpłat, a zaliczka pokrywa całość kwoty, to kończy się na fakturze końcowej, która powinna zawierać odniesienie do faktury zaliczkowej. W sytuacji, gdy faktura zaliczkowa pokrywa tylko część zobowiązania, przy ostatecznym rozliczeniu wystawia się fakturę końcową z wykazaną wartością całej transakcji, pomniejszoną o wcześniej wystawione faktury zaliczkowe.

Ważne jest, aby faktura końcowa:

1. Zawierała odniesienia do wszystkich wcześniejszych faktur zaliczkowych.
2. Uwzględniała sumaryczne wartości zaliczek, aby kwota do zapłaty była zgodna z rzeczywistym stanem transakcji.
3. Była prawidłowo zaksięgowana – zaliczki rozlicza się jako przychód dopiero w momencie realizacji usługi lub dostawy towaru.

Dodatkowe kwestie do uwzględnienia przy rozliczaniu zaliczek:

1. Korekty faktur zaliczkowych – jeśli zmienia się wartość zamówienia, konieczna może być korekta już wystawionej faktury zaliczkowej.
2. Zwrot zaliczki – jeśli transakcja nie dochodzi do skutku, sprzedawca powinien wystawić fakturę korygującą i zwrócić wpłaconą kwotę.
3. Zaliczki w transakcjach międzynarodowych – w przypadku eksportu lub transakcji wewnątrzunijnych obowiązują dodatkowe przepisy dotyczące momentu powstania obowiązku podatkowego.

BŁĘDY I PUŁAPKI

Wystawiając faktury zaliczkowe i rozliczając je, musisz wziąć pod uwagę kwestie, które mogą spowodować błędy.

Poniżej kilka najważniejszych błędów i pułapek, których musisz uniknąć.

1. Nie każda wpłata wymaga wystawienia faktury zaliczkowej

W przypadku transakcji zwolnionych z VAT lub opłaconych w całości przed dostawą można od razu wystawić fakturę końcową.

2. Błędne księgowanie faktur zaliczkowych

Może prowadzić do problemów z rozliczeniem VAT, zwłaszcza jeśli kwoty w fakturach końcowych nie zgadzają się z wcześniejszymi zaliczkami.

3. Faktura korygująca

Jeśli transakcja nie dojdzie do skutku, konieczne jest wystawienie faktury korygującej zwracającej wpłacone zaliczki.

4. Zła numeracja faktur

Pominięcie lub błędna kolejność numeracji faktur zaliczkowych może powodować niezgodności w ewidencji księgowej.

5. Błędne stawki VAT

Niepoprawne zastosowanie stawek podatkowych skutkuje koniecznością wystawiania korekt i może prowadzić do problemów z urzędem skarbowym.

6. Brak odniesienia do wcześniejszych faktur zaliczkowych w fakturze końcowej

Może to prowadzić do podwójnego naliczenia podatku lub nieprawidłowego rozliczenia transakcji.

Zobacz też: Jak poprawić płynność finansową firmy

PODSUMOWANIE

Faktury zaliczkowe ułatwiają kontrolę nad przepływem środków i zabezpieczają interesy sprzedającego, ale wymagają dokładności i uwagi przy rozliczeniach. Kluczowe jest właściwe oznaczanie dokumentów oraz rzetelne prowadzenie ewidencji, by uniknąć problemów księgowych i podatkowych.

Warto również pamiętać o monitorowaniu wszelkich zmian w przepisach dotyczących fakturowania zaliczek, ponieważ mogą one wpłynąć na sposób ich wystawiania i rozliczania. Regularne audyty wewnętrzne i konsultacje z księgowymi mogą pomóc uniknąć błędów i zapewnić zgodność z obowiązującymi regulacjami.