Jak zgłosić umowę o dzieło do ZUS? Formularz ZUS RUD [WZÓR]

jak zgłosić umowę o dzieło do zus

Sprawdź jak zgłosić umowę o dzieło do ZUS i bez problemów wypełnić formularz ZUS RUD online jak i w formie papierowej.


Od 1 stycznia 2021 r. istnieje obowiązek zgłaszania do ZUS zawieranych umów o dzieło. Na zgłoszenie umowy o dzieło masz 7 dni od czasu zawarcia umowy. Nowy obowiązek jest skutkiem przepisów Tarczy antykryzysowej, które weszły w życie 30 marca 2020 r. Mają pozwolić skuteczniej docierać z pomocą w ramach tarczy.

Umowa o dzieło (UoD) – umowa zawierana pomiędzy osobą prawną lub fizyczną, która zleca wykonanie dzieła, a wykonawcą. Wynagrodzenie do umowy o dzieło wypłaca się na podstawie wystawionego rachunku po oddaniu skończonego dzieła. Podstawę prawną obowiązku zgłaszania umowy o dzieło stanowią: Ustawa z dnia 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. Z 2020 r. poz. 266 ze zm.) oraz Ustawa z dnia 31.03.2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19 (Dz. U. Poz. 568 ze zm.)
Spis treści:

  1. Do kiedy zgłosić umowę o dzieło?
  2. Kogo dotyczy zgłaszanie umowy o dzieło do ZUS?
    2.1 Kto nie musi zgłaszać umów o dzieło?
  3. Jakie dane trzeba zgłosić do ZUS?
  4. Zgłoszenie umowy o dzieło – krok po kroku
  5. Jaki jest cel zgłaszania umów?
  6. Kary za niezarejestrowanie umowy o dzieło

UMOWA O DZIEŁO – DO KIEDY ZGŁOSIĆ DO ZUS?

Jedno z pierwszych pytań, jakie zadają sobie przedsiębiorcy brzmi: Jaki jest termin zgłoszenia umowy o dzieło do ZUS?

Na zgłoszenie umowy o dzieło zawartej po 1 stycznia 2021 r. masz 7 dni od daty zawarcia. Termin ten należy liczyć od następnego dnia po zawarciu umowy o dzieło. Jeżeli jednak ostatni dzień terminu na zgłoszenie informacji do ZUS przypada w sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, wówczas termin ten przesunie się na najbliższy następny dzień roboczy.

KOGO DOTYCZY ZGŁASZANIE UMOWY O DZIEŁO?

Kto musi zgłosić umowę o dzieło do ZUS? Okazuje się, że nie tylko firmy. Umowy o dzieło muszą rejestrować wszyscy płatnicy składek oraz osoby fizyczne. Nie ma znaczenia, czy jesteś zarejestrowany w ZUS jako płatnik składek lub nie. Musisz zgłosić umowę zawartą pisemnie, ale również tą zawartą ustnie. Jeśli umowę zawierasz regularnie co jakiś czas, to jest wymagane, żebyś każdą z tych umów zgłosił do ZUS-u, a nie tylko pierwszą.

Co ważne, umowy o dzieło, które należy zgłaszać, to te zawarte od 1.01.2021 r. Te zawarte w 2020 roku i wcześniej nie podlegają rejestracji.

Mogę Cię zainteresować
Najlepsze konta firmowe – jakie konto dla firmy wybrać?
Najlepsze książki o e-commerce – 7 książek o sklepie internetowym
Ranking faktoringu dla firm – skorzystaj z dobrego faktoringu

Kto nie musi zgłaszać umów o dzieło?

Nie wszystkie umowy o dzieło muszą być zgłoszone do ZUS. Ustawodawca poczynił pewne wyjątki, dzięki czemu nie trzeba zgłaszać:

  • umów o dzieło zawartych z własnym pracownikiem,
  • umów wykonywanych na rzecz własnego pracodawcy, ale zawartych z innym podmiotem,
  • zawartych z osobami prowadzącymi działalność gospodarczą na wykonanie przez nie usług, które wchodzą w zakres prowadzonej działalności.

Obowiązek nie obowiązuje także podmiotów i jednostek organizacyjnych, tj. np. stowarzyszeń, fundacji, spółek prawa handlowego, które nie są płatnikami składek. Prowadząc na przykład dwuosobową spółkę z o.o. nie masz obowiązku rejestrować się w ZUS jako płatnik składek, gdyż nie zgłaszasz nikogo (w tym siebie) do ubezpieczeń społecznych.

JAKIE DANE ZGŁOSIĆ DO ZUS?

Jakie dokumenty i jakie dane należy zgłosić do ZUS w przypadku umowy o dzieło? Tutaj ustawodawca podszedł do tematu standardowo, przygotowując specjalny formularz. Informację o zawartych umowach o dzieło przekażesz do ZUS za pomocą druku ZUS RUD, który znajdziesz w zakładce Wzory dokumentów urzędowych.

Do wypełnienia formularza ZUS RUD będą potrzebne:

  • I BLOK – dane osobowe i adresowe zamawiającego wykonanie umowy o dzieło,
  • II BLOK – dane identyfikacyjne oraz adresowe wykonawcy umowy o dzieło,
  • III BLOK – informację o zawartych umowach o dzieło – daty zawarcia, daty wykonywania (od-do) oraz liczbę zawartych umów.
  • IV BLOK – data i podpis. Dokument RUD podpisuje tak jak każdy inny dokument przekazywany do ZUS płatnik, osoba fizyczna lub osoba upoważniona do reprezentacji płatnika/jednostki/osoby fizycznej. Pełnomocnictwo musi być odnotowane w ZUS.

O ile kwestia wypełnienia bloków I i II nie powinna przynieść większych problemów, o tyle blok III wzbudził już wiele kontrowersji. Podawanie daty zawarcia i wykonania umowy jest problematyczne w sytuacji, gdy nie wiemy do kiedy ta umowa będzie trwała.

Nieżyciowe przepisy opisała czytelniczka serwisu:

Co w sytuacji, gdy nie wiadomo kiedy będzie wykonane dzieło? Gdy np. czekamy na pogodę przy kręceniu filmu, albo kiedy aktor da radę przyjechać, albo cała ekipa da radę się zebrać itp. Pani urzędniczka nie potrafiła mi powiedzieć jakie daty wpisać w bloku III. Praca z twórcami, artystami ma zupełnie inny wymiar czasoprzestrzenny niż to zakłada administracja państwowa.

W związku z wątpliwościami czytelniczki wysłaliśmy zapytanie do ZUS. Odpowiedź jaką dostaliśmy rzuca nowe światło na sprawę:

Jeśli umowa została zawarta na czas nieokreślony lub nie znamy daty rozpoczęcia jej wykonywania, w dokumencie RUD przekazanym do ZUS data DO będzie pusta. Gdy zostanie zakończona realizacja tej umowy należy przekazać informację poprzez złożenie korekty tego dokumentu.

JAK ZGŁOSIĆ UMOWĘ O DZIEŁO – KROK PO KROKU

Co zrobić, aby szybko i sprawnie zgłosić umowę o dzieło do ZUS? Możesz to zrobić w trojaki sposób:

  1. elektronicznie 100% online,
  2. wypełnić elektronicznie, wydrukować i zanieść do ZUS,
  3. wydrukować, wypełnić długopisem i zanieść do ZUS.

1. Elektronicznie 100% online

Zastanawiasz się, jak zgłosić umowę o dzieło do ZUS przez PUE? Formularz RUD możesz złożyć w 100% elektronicznie i bez wychodzenia z domu. W tym celu musisz mieć założone konto na platformie PUE ZUS. Konto było potrzebne do starania się o pieniądze z tarczy, zatem większość firm powinna je posiadać.

INSTRUKCJA WYPEŁNIENIA ZUS RUD

Aby zgłosić formularz ZUS RUD wykonaj kolejne kroki:

  1. wejdź na stronę www.zus.pl,
  2. z górnego menu wybierz „Zaloguj do PUE”,
  3. z menu po lewej wybierz „Dokumenty i wiadomości” -> „Dokumenty robocze”,
  4. na dole ekranu kliknij przycisk „Utwórz nowy”,
  5. na liście znajdź dokument ZUS RUD który widnieje pod nazwą „Zgłoszenie RUD”,
  6. zaznacz „Zgłoszenie umowy o dzieło” a następnie przycisk „Utwórz dokument”,
  7. na ekranie wyświetli się formularz, który wypełnij zgodnie z poniższymi wskazówkami.

Wypełnienie pól w formularzu ZUS RUD:

  • w nagłówku formularza zaznacz X przy polu „Zgłoszenie” – jeśli wypełniasz formularz pierwszy raz, lub przy polu „Korekta” jeśli poprawiasz dane.
  • Blok I – wpisujesz dane zamawiającego wykonanie dzieła, czyli Twoje. Wpisujesz NIP, REGON (jeśli zlecający jest osobą fizyczną), PESEL, nr i serię dowodu oraz dane teleadresowe.
  • Bok II – w tym miejscu podajesz dane wykonawcy umowy o dzieło. Jest tam pole na wpisanie PESEL-u, nr i serii dowodu oraz danych teleadresowych. Wszystkie te dane znajdziesz w umowie o dzieło, którą podpisałeś z wykonawcą.
  • Blok III – podajesz informacje o zawartej umowie. Należy wpisać datę zawarcia umowy oraz datę rozpoczęcia wykonywania dzieła. Powinno się zawrzeć także przedmiot umowy. Przedmiot umowy musi być zgodny z informacjami na podpisanej umowie i może mieć charakter materialny lub niematerialny.

Jeśli w formularzu chcesz ująć również innych wykonawców, to pojawią Ci się kolejne bloki. Gdy uzupełnisz wszystkie bloki, uzupełni się automatycznie liczba umów oraz data.

Kolejne kroki po wypełnieniu formularza:

  1. Kliknij w przycisk „Sprawdź”, który znajduje się u góry. Jeśli dobrze wypełniłeś formularz ZUS RUD, to pojawi się komunikat „Weryfikacja przebiegła poprawnie”.
  2. Naciśnij przycisk „Zapisz”, a następnie „Zamknij”.
  3. Wybierz przycisk „Wyślij”, zapoznaj się i zaakceptuj oświadczenie.
  4. Pojawi się okno z wyborem sposobu przesłania odpowiedzi z ZUS.
  5. Wybierz „elektronicznie (przez portal PUE ZUS)” i kliknij OK.
  6. Podpisz zgłoszenie za pomocą jednej z trzech form:
    – profilem zaufanym ePUAP,
    – e-dowodem,
    – elektronicznym podpisem kwalifikowanym.

2. Wypełniasz elektronicznie, drukujesz i zanosisz do ZUS

Opcja dla osób, które nie mają konta w ZUS PUE. ZUS udostępnił formularz ZUS RUD w formie elektronicznej: LINK. Niestety, formularz działa póki co jedynie w przeglądarce Internet Explorer ;-)

Wypełnij druk elektronicznie zgodnie z instrukcją zawartą w poprzednim punkcie. Zapisz formularz na dysku swojego komputera. Może się przydać, gdy potrzebna będzie korekta.

Po wydrukowaniu formularza nie zapomnij o podpisie. Bez tego formularz będzie nieważny. Zanieś do właściwego dla siebie Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

3. Drukujesz, wypełniasz długopisem i zanosisz do ZUS

Ostatni sposób jest dla osób, które nie mają przeglądarki Internet Explorer, konta w ZUS PUE ani chęci, aby którąś z tych rzeczy ogarnąć.

Decydując się na samodzielnie wypełnienie formularza ZUS RUD, ściągnij druk z podstrony Wzory dokumentów i wydrukuj. Formularz nie powinien sprawić Ci problemów z wypełnieniem. Skorzystaj z instrukcji wypełnienia z punktu 1 lub poniższego filmu:

 

Ważne, aby wypełnić go drukowanymi literami korzystając z czarnego lub niebieskiego długopisu. Nie używaj ołówka, piórka i innych zmazywalnych pisaków. Pola wyboru zaznacz wyraźnym X. Wypełniony formularz ZUS RUD zanieś w formie papierowej do pobliskiego oddziału ZUS.

JAKI JEST CEL ZGŁASZANIA UMOWY O DZIEŁO?

Po co w ogóle państwo zaczęło wymagać zgłaszania umów o dzieło w ZUS? Teoretycznie procedura ma pozwolić skuteczniej docierać z pomocą w ramach tarczy antykryzysowej. W uzasadnieniu nowelizacji specustawy czytamy, że celem jest zwiększenie informacji służących celom statystycznym. Dzięki temu ma się zwiększyć możliwość zapewnienia w przyszłości skuteczniejszej pomocy.

Jest to jednak kolejny obowiązek nałożony na przedsiębiorców przez ustawodawcę. W ostatnich kilku latach firmy muszą zmagać się już między innymi z:

Motywowanie nowych przepisów chęcią pomocy wydaje się nie być precyzyjne. Pytanie, czy jeśli przepisy powstały w ramach tarczy, to czy znikną wraz z zakończeniem pandemii?

O wiele bardziej prawdopodobnym powodem tych przepisów jest kwestionowanie umów o dzieło. Ma to związek z ulgami podatkowymi, które przysługują w przypadku UoD. Brak konieczności opłacania ZUS-u i niższy podatek dochodowy to najważniejsze różnice między umową o dzieło i umową zlecenie.

Urzędy bardzo często kwestionują UoD i wskazują, że w danym przypadku powinna zostać zawarta umowa zlecenie. Wyjątek stanowi umowa zlecenie dla ucznia/studenta, która jest korzystna pod względem podatkowym. Teraz ZUS dostanie do weryfikacji umowy, które standardowo są zwolnione ze składek ZUS.

KARY ZA NIEZAREJESTROWANIE UMOWY O DZIEŁO W ZUS

W przypadku niezarejestrowania umowy o dzieło w ZUS, Zakład Ubezpieczeń Społecznych może wystąpić do sądu z wnioskiem o ukaranie. Maksymalna kara, jaką może na Ciebie nałożyć sąd to 5000 zł.

Oprócz kary pieniężnej ZUS może uznać, że umowa o dzieło była niezgodna z prawem. Wówczas przekształci ją w umowę zlecenie, a od Ciebie jako płatnika składek zażąda zapłaty zaległych składek na ubezpieczenie społeczne. I to jest najlepszy podsumowanie nowych przepisów.

Mamy nadzieję, że teraz wiesz jak zgłosić umowę o dzieło do ZUS i poradzisz sobie z tym bez problemów.

[Głosów: 1   Average: 5/5]
Łukasz Chrząszcz
Wolnościowiec, radny miasta Wodzisław Śląski. Właściciel agencji internetowej Xybryzt oraz kilku serwisów www. Absolwent Uniwersytetu Ekonomicznego w Katowicach. Pomaga osobom rozpoczynającym prowadzenie firmy.
Kategoria

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *