Zostało Ci mniej niż 12 miesięcy – nowe wymagania MF!

Nie wiesz, czym jest KSeF? To błąd! Czasu na dostosowanie się do obsługi KSeF jest coraz mniej.

Data wejścia w życie obowiązkowego korzystania z KSeF – 1 lipca 2024 – dotyczy wszystkich polskich przedsiębiorców. Bez względu na wielkość firmy, formę prawną czy branżę. Dowiedz się, co musisz zrobić, aby spełniać wymagania Ministerstwa Finansów. Nie czekaj na ostatnią chwilę!

Na początek dwie definicje, które musisz znać.

JAK OBSŁUGIWAĆ KSeF?

Aby wystawić fakturę ustrukturyzowaną, możesz skorzystać z bezpłatnych narzędzi Ministerstwa Finansów. Czy to wygodne? Cóż, rozwiązanie ministerstwa nie pozwala na dostęp do Twojej listy produktów, usług, magazynu, bazy kontrahentów itp.

Inna opcja to rozwiązanie komercyjne. Jeśli w tej chwili korzystasz z programu do obsługi firmy z funkcjonalnością wystawiania faktur, koniecznie sprawdź, czy masz narzędzia do obsługi KSeF. Jeśli nie – nie czekaj na ostatnią chwilę! Jak najszybciej rozważ zmianę oprogramowania.

CZY TWÓJ PROGRAM DO FAKTUR OBSŁUGUJE KSeF?

Jeśli wystawiasz faktury, musisz mieć świadomość, że od 2024 roku będziesz zobowiązany do wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Koniecznie dowiedz się, czy Twój dostawca aplikacji do faktur przygotował program do obsługi KSeF. Nie daj się zbyć obietnicą, że aktualizacja będzie gotowa „wkrótce”. Czekanie do lipca 2024 jest zwyczajnie nierozsądne.

1. Musisz mieć pewność, że otrzymasz poprawnie działające narzędzia na czas. Co zrobisz, jeśli 1 lipca 2024 roku będziesz chciał wystawić fakturę, a Twoje oprogramowanie nie będzie obsługiwało KSeF?
2. Musisz mieć czas, aby przetestować obsługę KSeF w swoim programie do faktur. Musisz umieć z tego korzystać.Właśnie dlatego warto przećwiczyć obsługę KSeF wcześniej i nie obawiać się, że coś Ciebie zaskoczy. To szczególnie ważne, gdyż wysyłka faktur do KSeF wymaga uwierzytelnienia. Może to się wiązać z koniecznością zakupu podpisu kwalifikowanego, pieczęci firmowej lub złożenia odpowiedniej deklaracji do US. Chcesz to robić dopiero w lipcu? Jesteś gotowy, aby wstrzymać całą swoją sprzedaż do czasu, aż uzyskasz odpowiednie uprawnienia?
3. Zatrudniasz pracowników, którzy wystawiają faktury? Oni także będą potrzebowali szkolenia z obsługi KSeF i/lub odpowiednich uprawnień. Warto to sprawdzić już teraz i być gotowym na czas.

WYSYŁKA FAKTUR USTRUKTURYZOWANYCH DO KSeF

Twój dostawca aplikacji już zaimplementował obsługę KSeF? Doskonale! Teraz Ty powiedz – „sprawdzam!”.

Są na rynku producenci znanych rozwiązań do prowadzenia firmy, których implementacja nie wygląda zbyt dobrze. Umożliwienie eksportu faktur do ministerstwa – owszem – działa, ale na tym kończy się funkcjonalność. Dlaczego to źle? Otóż, jak mówią – diabeł tkwi w szczegółach.

NUMER KSeF

Nie wystarczy „wygenerować” fakturę w swoim systemie i wyeksportować ją do odpowiedniego formatu XML. Należy ją jeszcze wysłać do KSeF. Wysłana do KSeF faktura ustrukturyzowana otrzyma specjalny numer KSeF. Dobrze byłoby, gdybyś w swojej bazie danych w oprogramowaniu sprzedażowym mógł te numery przechowywać. Numer KSeF jest poświadczeniem, że wystawiony przez Ciebie dokument to e-Faktura ważna z punktu widzenia polskiego prawa.

Jeśli Twoje oprogramowanie już obsługuje KSeF, ale obsługa ta ogranicza się do eksportu dokumentów do ministerialnego XML-a, wiedz, że czeka Ciebie sporo dodatkowej pracy. Każdą fakturę będziesz musiał dodatkowo przesyłać do ministerstwa.

Oznacza to, że będziesz eksportować swoje dokumenty do pliku, otwierać odpowiednią stronę ministerstwa, uwierzytelniać się swoim Profilem zaufanym, podpisem kwalifikowanym lub przy użyciu innej metody. Dopiero wówczas zaimportujesz swoje faktury. Sytuacja będzie się powtarzała, co nie jest zbyt wygodne.

IMPORT FAKTUR KOSZTOWYCH Z KSeF

Czy Twoja aplikacja sprzedażowa umożliwi nie tylko wysyłkę faktur do KSeF, lecz także import Twoich faktur kosztowych z KSeF? Musisz mieć świadomość, że faktura wysłana do KSeF, uznawana będzie za dostarczoną do klienta. To Twoim (nabywcy) obowiązkiem będzie pobrać dokument z KSeF. Mało tego – nie otrzymasz żadnego powiadomienia o tym, że w KSeF czeka na Ciebie faktura kosztowa!

Oznacza to, że jeśli Twój kontrahent wystawi Tobie fakturę, sam musisz zalogować się do systemu KSeF i ją obejrzeć lub pobrać. Dobrze, jeśli Twój dostawca oprogramowania wprowadzi funkcję importu takich dokumentów. Jeśli nie – dodatkowo będziesz musiał ręcznie przepisać je do swojego systemu.

Właśnie dlatego warto poszukać takiego rozwiązania, które będzie automatycznie pobierać Twoje faktury kosztowe do bazy danych.

ILE KOSZTUJE OBSŁUGA KSeF

Jeśli wystawiasz więcej niż 10 faktur miesięcznie, a w niektórych programach więcej niż 3 faktury miesięcznie, zapewne korzystasz z odpłatnej wersji aplikacji do obsługi sprzedaży. Kiedy już ustalisz, czy obsługa KSeF będzie dodana (powiedzmy to jak programista: zaimplementowana) do Twojego rozwiązania, sprawdź, w jaki sposób będzie działać. Następnie zadaj kluczowe w dzisiejszych czasach pytanie – „za ile?”.

Część producentów podejdzie do wdrożenia obsługi KSeF jak do koniecznej, cyklicznej aktualizacji swojego rozwiązania i doda ją w cenie usług. Część rozwinięcie pakietu narzędzi uzna za dobre uzasadnienie kolejnej podwyżki cen, a jeszcze inni z obsługi KSeF zrobią dodatkowo płatny moduł – wtyczkę, którą można rozszerzyć zakres dostępnych w wersji podstawowej funkcjonalności.

POCZĄTEK ROKU – CZAS ZMIAN

Jeśli producent Twojego programu do wystawiania faktur nie przekonał Ciebie do swojej strategii na obsługę KSeF, teraz jest dobry czas na zmianę oprogramowania. Dlaczego? Bo wciąż mamy początek roku i jeszcze nie wystawiliśmy aż tak wielu faktur, ofert itp. Dla porównania – wyobrażasz sobie przenoszenie firmowych danych do nowej aplikacji w grudniu? No właśnie.

JAKI PROGRAM DO OBSŁUGI KSeF WYBRAĆ?

Wybór zależy od cech danego programu. Musisz wybrać taki, który będzie adekwatny do Twoich potrzeb i sposobu pracy.

Poniżej prezentujemy propozycję programów do wystawiania faktur z zaimplementowaną obsługą KSeF. Wszystkie te rozwiązania pozwalają na automatyczną, cykliczną wysyłkę faktur do KSeF, a dzięki synchronizacji aplikacji z KSeF numer KSeF nadany fakturze jest widoczny w aplikacji.

Synchronizacja wybranych przez nas rozwiązań nie ogranicza się do eksportu dokumentów do KSeF. Obejmuje też automatyczny import faktur kosztowych z KSeF do bazy danych aplikacji. Warto dodać, że obsługa KSeF z poziomu podanych poniżej aplikacji jest wygodna. Autoryzacji dokonujesz raz – podczas uruchamiania synchronizacji musisz podać swój token (uzyskasz go na stronie ministerstwa).

Darmowe aplikacje z obsługą KSeF

aleFaktury

Jeśli:

• lubisz pracować w przeglądarce internetowej,
• nie chcesz martwić się o wykonywanie kopii bezpieczeństwa firmowych danych,
• generujesz do 10 dokumentów handlowych w każdym miesiącu,

wybierz aleFaktury.

Jeśli w trakcie użytkowania aplikacji limit 10 dokumentów okaże się niewystarczający, możesz przejść na jeden z bardziej rozbudowanych i odpłatnych pakietów. Co ważne – obsługa KSeF, generowanie prawie każdego rodzaju faktury oraz drukowanie paragonów na drukarkach fiskalnych dostępne są już w darmowej wersji aplikacji.

abcFaktury

Jeśli:

• szukasz programu instalowanego na komputerze z lokalną bazą danych,
• generujesz do 10 dokumentów handlowych miesięcznie,
• chcesz sam wykonywać i przechowywać kopie swoich firmowych danych,

wybierz abcFaktury.

Ten darmowy program do wystawiania faktur możesz zainstalować zarówno na komputerze z systemem operacyjnym Windows, jak i macOS. Poza wersją darmową, oprogramowanie ma także odpłatne wersje Professional i Max, które różnią się nieco ilością posiadanych funkcjonalności.

Programy do obsługi firmy z integracją z KSeF

mpFirma

Jeśli:

• chcesz mieć możliwość pracy na komputerze, w przeglądarce internetowej lub aplikacji mobilnej,
• chcesz przechowywać dane w zabezpieczonej chmurze z szyfrowanym połączeniem,
• szukasz rozwiązania nie tylko do wystawiania faktur, lecz także obsługi firmy w ogóle,

wybierz mpFirma.

Ten program daje Ci wolność wyboru i możliwość łączenia pracy w programie zainstalowanym na komputerze oraz dostępnym z aplikacji przeglądarkowej na dowolnym wybranym przez Ciebie urządzeniu mobilnym.

CZY KSeF TRZEBA SIĘ BAĆ? PODSUMOWANIE

Wdrożenie obowiązkowej obsługi KSeF zwolni Cię z wielu czasochłonnych czynności.

Korzyści z implementacji KSeF:

• z konieczności przechowywania dokumentów handlowych przez okres 5 lat – wszystkie będą dostępne w KSeF,
• z obowiązku uzyskiwania potwierdzenia i akceptacji faktury korygującej,
• z dostarczania kontrahentowi faktury w formie elektronicznej lub papierowej.

Oczywiście samo przygotowanie się do obsługi KSeF będzie wymagać od Ciebie zaangażowania. Nie mniej jeśli wybierzesz oprogramowanie z dobrze opracowanymi funkcjonalnościami obsługi KSeF, z pewnością przejdziesz ten proces bezboleśnie.