Wyposażenie biura – spis mebli i urządzeń, które trzeba mieć w biurze

Wyposażenie biura to trudne, a zarazem przyjemne zadanie. Zobacz spis urządzeń i mebli, jakie warto kupić do biura.

Lista zakupów do biura będzie się różniła w zależności od tego, jak duże jest biuro i jakie pełni funkcje. Choć jest pewna grupa stałych urządzeń, mebli i akcesoriów, które znajdziesz w prawie każdym biurze. W poniższym artykule przeczytasz jak wygląda pełne wyposażenie biura. Spis urządzeń pomoże Ci dokonać wyboru pomiędzy różnymi opcjami.

Jakie biurko do pracy?

Wyposażenie biura zaczyna się przeważnie od wyboru biurka. Najlepiej, jeśli biurko ma odpowiednią i dostosowaną do użytkownika wysokość. Większość biurek na rynku jest standardowej wysokości, ale zdarzają się wyjątki w bardziej specjalistycznych sklepach. Wysoka osoba będzie czuła się komfortowo przy innym biurku niż osoba niska. Jeśli nie masz możliwości zakupu biurka o idealnej wysokości, możesz dokupić np. podstawkę pod monitor jak i wybrać krzesło o zróżnicowanej wysokości.

Każde biurko powinno posiadać regał przybiurkowy lub wbudowane półki. Dzięki temu w otoczeniu będzie porządek i możliwość szybkiego sięgania po dokumenty. Z myślą o zakupie biurka, sprawdź przykładowe modele.

Krzesło lub fotel biurowy

Komplementarnym produktem do biurka jest krzesło lub fotel biurowy. Wygoda w pracy i komfort są w tym przypadku najważniejsze. Pracownik biurowy przez ok. 8h lub więcej przebywa w jednej pozycji – siedzącej. Kręgosłup, ręce, plecy – wszystkie elementy ludzkiego ciała są narażone. Rzecz jasna problemy zdrowotne będą inne niż w przypadku pracy fizycznej na kopalni czy w terenie, ale na pewno będą.

Jakie wymogi powinien spełniać solidny fotel biurowy? Najważniejsze, aby oferował regulację wysokości siedziska i miał wysokie oparcie. Najważniejsza jest regulowana wysokość siedziska, ale zdarza się również opcja regulacji odchylenia i wysokości zagłówka. Zwróć uwagę, czy fotel posiada podpórki pod łokcie – mogą się przydać, jeśli nie ma możliwości trzymania łokci na biurku.

Wykończenie fotela, zwłaszcza gdy przyjmujemy w biurze klientów, jest równie ważne. Ekoskóra nada mu profesjonalizmu i z pewnością zrobi wrażenie na gościu. Ponadto taki materiał jest wytrzymały i łatwo się czyści, w przeciwieństwie do materiałowych wykończeń. Planując zakup fotela, sprawdź ceny tych z oparciem.

Jeśli zdecydujesz się na krzesło, wówczas warto rozważyć podpórki ergonomiczne. Sprawią, że praca przy biurku będzie wygodniejsza.

Oświetlenie do biura

Biurko i fotel to podstawa i od tego zazwyczaj zaczyna się wyposażenie biura. Lista rzeczy, na które należy zwrócić uwagę jest jednak dłuższa. Przy zakupie biurka warto od razu patrzeć na oświetlenie. Czy światło dzienne będzie wpadało do środka, pod jakim kątem obrócona będzie lampa, jak będzie ułożone biurko względem okna? Do tego dodajmy pytanie, czy pracownik jest prawo czy leworęczny. To wszystko ma znaczenie przy zakupie lampy biurkowej jak i oświetlenia pomieszczenia.

Produktywność oraz poziom zmęczenia pracownika zależy w dużej mierze od światła. Rzecz jasna najlepsze jest światło dzienne, ale w naszym klimacie często będziesz pracował przy sztucznym świetle. W biurze koniecznie musi znaleźć się wisząca lampa lub płaska sufitowa. Powinna dawać ciepłe światło.

Ważna jest również lampka biurkowa, która pozwoli pracownikowi dopasować strumień światła do swoich preferencji.

Laptop biznesowy

Otwierając biuro jednym z pierwszych zadań jest kupno komputera. Zdecydować się na PC – stacjonarny komputer, czy też na laptop biznesowy? Komputer stacjonarny PC trudniej wynieść z biura, co jest utrudnieniem nie tylko dla złodzieja, ale także dla pracowników.  Spotkania, wyjazdy, konferencje. To wszystko powoduje, że laptop trzeba przenieść. Kupując laptop biurowy warto więc zaopatrzyć się od razu w torbę na komputer.

W pracy biurowej liczą się szybkość i komfort pracy. Kupując laptop biurowy trzeba mieć świadomość, że w takiej pracy otwieramy wiele okienek. Praca przebiega na wielu programach jednocześnie. Wymaga to dobrego procesora i pamięci RAM, które sprawią, że laptop będzie ergonomiczny i szybki. Procesor najlepiej Core i3 lub Corei5, natomiast RAM minimum 4 GB. Jeśli praca biurowa będzie obfita w dokumentację, należy pamiętać o pojemnym dysku twardym minimum 500 GB.

Jakie akcesoria dokupić do laptopa? Oprócz wspomnianej torby, trzeba pamiętać o myszy lub trackballu. Touchpad zamontowany w laptopie nie każdemu odpowiada. Natomiast trackball jest alternatywą dla myszki. Użytkując myszkę musisz poruszać ręką, przez co wielu pracowników biurowych skarży się na bóle nadgarstka i przedramienia. Trackball jest rozwiązaniem na te dolegliwości. Warto go przetestować, choć jest droższy od myszy.

Inne akcesoria, które warto rozważyć podczas wyposażenia biura:

• podstawka chłodząca pod laptop,
• szuflada pod klawiaturę,
• podstawka pod komputer stacjonarny,
• filtr prywatyzujący (ważne pod kątem RODO).

Skaner i drukarka do biura

Powszechne stało się kupowanie urządzeń wielofunkcyjnych do biura. Drukarka biurowa jest powoli wypierana przez urządzenie łączące skaner, kopiarkę i drukarkę. Drukarka to podstawowe urządzenie na liście wyposażenia biura. Zakup drukarki biurowej nie jest łatwy. Należy wziąć pod uwagę nasze potrzeby, stosunek jakości do ceny oraz koszty bieżące wymiany tonera. W celu doprecyzowania wiedzy przeczytaj artykuł o zakupie drukarki do biura. Dowiesz się, jaką kupić.

Niszczarka dokumentów

Niszczarka to konieczne urządzenie w biurach, gdzie mamy do czynienia z korespondencją i dużą liczbą umów i wewnętrznych dokumentów. Pamiętając o RODO, należy zupełnie unikać wyrzucania do kosza na śmieci dokumentów bez ich uprzedniego zniszczenia. Rzecz jasna można użyć nożyczek, ale niszczarka zaoszczędzi czas pracownikom. Podczas zakupu popatrz na moce przerobowe niszczarki, szybkość i pojemność. Podczas zmieniających się przepisów ważna jest również jakość niszczenia. Pozioma, pionowa, a niekiedy nawet poprzeczna.

Zobacz ceny niszczarek w sklepie: sprawdź ceny

Telefon firmowy

Jeszcze kilkanaście lat temu standardem w biurze był telefon stacjonarny. Czasy się zmieniają, dlatego obecnie o wiele częściej można spotkać telefony komórkowe. Do pracy biurowej, która polega głównie na rozmowach, nie potrzeba drogich smartfonów. Wystarczy mocny i sprawdzony telefon. Mocny dlatego, że w biurze częściej niż w domu dochodzi do upadku telefonu z biurka czy zalania kawą. Warto to mieć na uwadze wybierając model telefonu.

Kiedy telefon stacjonarny do biura? Telefon stacjonarny będzie dobrym wyborem, jeśli potrzebujesz zakupić faks i nie ma go w urządzeniu wielofunkcyjnym. Ponadto telefon stacjonarny uchodzi za wytrzymalszy i prostszy w obsłudze dla osób starszych.

Smartfon przyda się, jeśli w biurze będzie pracował dział kreatywny lub człowiek od marketingu. W takim wypadku praca jest często wykonywana w części zdalnie. Wówczas smartfon do robienia zdjęć i obsługi social media będzie jak znalazł. Warto rozejrzeć się w tym temacie w sklepie Play, który oferuje specjalne pakiety dla przedsiębiorców.

Częstym wyborem do biur jest telefoniczny abonament dla firm. Abonament może obejmować kilka-kilkanaście podobnych numerów, różniących się od siebie ostatnimi cyframi. Jest to o tyle korzystne, że w przypadku telefonów dual-sim, można jednym telefonem odbierać rozmowy z dwóch różnych numerów. Pozwoli to zaoszczędzić wydatek na telefon. Oczywiście taka sytuacja może mieć miejsce, gdy nie tworzysz infolinii.

Jeszcze innym rozwiązaniem jest stosowanie Skype lub infolinii internetowej. Na rynku są już darmowe lub bardzo tanie opcje telefonii internetowej dla firm. Warto rozejrzeć się na rynku, jeśli szukasz optymalizacji kosztów działalności.

Szafa na dokumenty

Im większe biuro, tym więcej potrzeba dodatkowych mebli. Szafa na dokumenty przyda się wówczas, gdy mamy do dyspozycji segregatory i chcemy je przechować w bezpiecznym miejscu. Szafa czy też regał powinna być w kolorystyce biurka lub komponować się z nim wizualnie. Niektóre szafy na dokumenty są zamykane na klucz. Warto taki fakt wpisać w księdze RODO jako element dbania o bezpieczeństwo danych.

Zobacz ceny szaf i regałów biurowych: sprawdź ceny

Sprzęty biurowe

Są sprzęty biurowe, które nie każdemu mogą się przydać. Są też takie, na które na pierwszy rzut oka nie zwracamy uwagi, a trudno byłoby się bez nich obejść. Sprawdź, czy poniższa lista zawiera sprzęty, które warto kupić przy wyposażeniu biura.

• Kosz na śmieci – może to być 4 w 1, czyli zestaw koszy do segregacji (plastik, papier, szkło, pozostałe) i wystarczy jeden na biuro. Przy każdym biurku powinien dodatkowo znaleźć się kosz na papier, którego w biurze jest zdecydowanie najwięcej.
• Tablica korkowa – dobrze, jeśli jest umieszczona na ścianie nad biurkiem. Daje pracownikowi możliwość przypięcia ważnych informacji czy też prywatnych zdjęć.
• Flipchart – przydaje się podczas prezentacji i zebrać.
• Woda do biura – baniak z wodą można zamawiać cyklicznie lub też stosować dzbanki filtrujące wodę kranową, np. Brita Elementaris XL.

Artykuły biurowe

Masz już wybrane meble biurowe na czele z biurkiem, krzesłem i szafą oraz sprzęt komputerowy. Teraz warto pomyśleć nad artykułami biurowymi, bez których trudno byłoby prowadzić prace biurowe. Jakich artykułów nie może zabraknąć w twoim biurze? Przykładowa lista może wyglądać tak:

• papier ksero,
• długopisy,
• ołówki,
• zakreślacze,
• notesy,
• zszywacze,
• dziurkacze,
• segregatory,
• koszulki foliowe A4,
• pudła kartonowe na dokumenty,
• nożyczki,
• taśma bezbarwna,
• koperty do wysyłania korespondencji,
• kalendarz.

O ile meble biurowe i sprzęt komputerowy kupuje się raz na kilka-kilkanaście lat, o tyle artykuły biurowe będą kupowane na bieżąco. Warto mieć sprawdzone źródła zakupu tych najpotrzebniejszych rzeczy. Wszystko po to, aby ta procedura zajmowała jak najmniej czasu i była niejako automatyczna. W tym celu warto na początku zrobić rozeznanie rynku, porządne zbadanie cen, dostaw i warunków. To pozwoli wybrać dostawcę na długą współpracę. Wszystko po to, aby zaoszczędzić czas w przyszłości.

Ekspres do kawy

W większym biurze, gdzie pracuje kilku pracowników, warto zastanowić się nad zakupem ekspresu do kawy. Ekspres do kawy w biurze to dość powszechny sprzęt. Kawa pomaga dłużej wytrwać przed komputerem i pobudza. Najczęściej wybierany jest ekspres automatyczny, który nie wymaga wiele pracy poza wlaniem wody do bojlera, wsypaniem kawy ziarnistej do młynka i naciśnięciem przycisku.

Rzadziej kupuje się ekspresy ciśnieniowe, baristyczne, które wymagają większej wiedzy i wprawy. Jeśli w biurze nie chcesz mieć ekspresu, można zastanowić się nad alternatywami jak mały ekspres przelewowy, chemex czy aeropress.

Mała lodówka

Jeśli przebywasz w biurze przez większą część dnia, a niekiedy i nocy, warto zastanowić się nad zakupem lodówki. Może to być mała lodówka podblatowa, wkomponowana w biurko lub regał. Raczej rzadko widzi się wielką chłodziarko-zamrażarkę, ale i takie się zdarzają, jeśli w biurze pracuje sporo osób. Wybór lodówki jest równie skomplikowany jak zakup ekspresu. W celu dokształcenia warto sprawdzić aktualny ranking lodówek.

Stolik kawowy + pufy lub krzesła

Gdy już mamy ekspres i lodówkę, to nie może obejść się bez stolika i krzeseł. Może to być centrum życia towarzyskiego w biurze ale i miejsce spotkań z gośćmi. Często zdarza się, że w biurach projektowych obsługuje się klientów nie zza biurka, lecz przy stole lub stoliku. Zamiast krzeseł jest sofa lub wygodne fotele i od razu lepiej rozmawia się z klientem.

Wentylator lub klimatyzator

Mamy coraz krótsze zimy i coraz cieplejsze lata. W zasadzie już wiosną w naszym kraju jest niekiedy tak gorąco, że trzeba włączać wentylator. Zakup wentylatora lub klimatyzatora jest więc zasadny. Zwłaszcza, jeśli okno w biurze wychodzi na południe. Kto pracował w takich warunkach, ten wie o co chodzi. Wentylator i klimatyzacja to wyższe rachunki za prąd, który jak wszystko idzie w górę. Warto więc wybierać sprzęty energooszczędne i mocne.

Oczyszczacz powietrza

Do spisu rzeczy koniecznych do biura warto dopisać oczyszczacz powietrza. Społeczeństwo w ostatnich latach stało się bardziej wyczulone na smog i jakość tego, czym oddychamy. Zakup oczyszczacza wydaje się zasadna, jeśli mieszkasz na południu kraju. To głownie w Małopolsce i na Śląsku występują największe wskaźniki PM10 i PM2.5. Choć naukowcy wymyślili już sposób na smog, a w obiegu są wysokie dotacje na wymianę pieców, to jeszcze przez długie lata będziemy mieć problem z jakością powietrza.

Rośliny do biura, które oczyszczają powietrze

Wiele osób pomija rośliny przy wyposażeniu biura. Tymczasem jest to bardzo ważny element i nie chodzi tylko o estetykę i wystrój. Rośliny pochłaniają promieniowanie ze sprzętów elektronicznych i oczyszczając powietrze pomagają nam w pracy. Obecność roślinności w biurze pozytywnie wpływa na samopoczucie. Warto wiedzieć, jakie gatunki roślin warto kupić do biura, dlatego poniżej znajdziesz listę roślin.

1) Palma koralowa (Chamaedorea seifritzii)

Oczyszcza powietrze z amoniaku i formaldehydu, który znajduje się w monitorach i drukarkach.

2) Paprotka (Nefrolepis)

Dobrze pochłania szkodliwe promieniowanie, dlatego warto ją postawić obok laptopa.

3) Skrzydłokwiat (Spathiphyllum)

Skrzydłokwiatu nie trzeba często podlewać, nie potrzebuje też dużo światła. Oczyszcza powietrze z benzenu i formaldehydu, które znajdują się w dymie tytoniowym. Pochłania aceton i trójchloroetylen wydzielany przez monitory.

4) Zamiokulcas zamiolistny (Zamioculcas zamiifolia)

Zamiokulcas ma nie ma wielkich wymagań, dlatego powinieneś spokojnie poradzić sobie z opieką. Świetnie oczyszcza powietrze i uspokaja.

Podsumowanie

Tworząc spis sprzętów i mebli do wyposażenia biura pamiętaj o ich jakości i estetyce. Klimat biura, kolorystyka ścian i wystrój są równie ważne jak dobrej jakości laptop i wygodny fotel. Człowiek spędza w pracy średnio 1/4 czasu. Warto, aby ten czas był spędzony nie tylko w komfortowych warunkach technicznych, ale i estetycznych. Nie zapominaj też, że najważniejszym składnikiem biura są ludzie. To o nich powinno się dbać tworząc własną listę zakupów przy wyposażaniu biura.