Sprawozdanie finansowe spółki z o.o. – wysyłka do KRS w 3 krokach

Sprawozdanie finansowe i sprawozdanie z działalności spółki z o.o. trzeba wysłać do KRS. Sprawdź, jak w 3 krokach zrobić to szybko i sprawnie.

Założenie spółki z o.o. wiąże się w wieloma obowiązkami. Jednym z takich obowiązków jest wysłanie sprawozdania finansowego i innych dokumentów do KRS. O ile wykonanie sprawozdania finansowego możesz powierzyć księgowemu, o tyle dokumenty musisz wysłać samodzielnie. Nie jest procedura trudna, ale jak coś robi się raz w roku to można zapomnieć te czynności. Poniższy artykuł ma pomóc Ci w sprawnym i szybkim wysłaniu sprawozdania finansowego spółki z o.o. do KRS.

NAJWAŻNIEJSZE TERMINY PODCZAS TWORZENIA SPRAWOZDANIA SPÓŁKI

1. Biuro rachunkowe powinno sporządzić i podpisać Sprawozdanie finansowe spółki do końca czerwca danego roku.
2. Zarząd powinien podpisać się profilem zaufanym do 30 czerwca danego roku.
3. Sprawozdanie finansowe po podpisaniu przez zarząd musi zostać zatwierdzone uchwałami do końca września.
4. Po uchwaleniu sprawozdania jest 14 dni na wysłanie dokumentów do KRS. Zatem maksymalny termin wysyłki to 14 października.

I krok – Przygotowanie dokumentów do KRS

Co roku musisz wysłać do KRS kilka dokumentów. Dokumenty, które musisz przygotować to:

1. sprawozdanie finansowe spółki z o.o.,
2. sprawozdanie zarządu z działalności,
3. protokół ze Zgromadzenia Wspólników wraz z uchwałami wspólników o zatwierdzeniu dwóch poprzednich dokumentów.

1. Sprawozdanie finansowe spółki

Obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego wynika z ustawy o rachunkowości. Dokumenty sprawozdawcze przeznaczone są do celów wewnętrznych firmy, ale także przekazywane do KRS-u i do organów podatkowych. Sprawozdania finansowe muszą złożyć wszyscy przedsiębiorcy widniejący w KRS.

Co musi znaleźć się w sprawozdaniu finansowym spółki? Zgodnie z art. 45 ust. 2 ustawy o rachunkowości sprawozdanie finansowe składa się z:

1. bilansu,
2. rachunku zysków i strat,
3. informacji dodatkowej oraz objaśnień.

To, co warto wiedzieć o sprawozdaniu finansowym:

• należy je przygotować w języku polskim,
• wszystkie kwoty muszą być ujęte w zł,
• od 1 października 2018 r. jest obowiązek sporządzenia sprawozdania elektronicznie – nie można papierowo,
• dokument sprawozdania musi być w formacie XML w ściśle określonej strukturze. Strukturę pliku możesz znaleźć tutaj.
• sprawozdanie finansowe sporządza biuro rachunkowe (księgowość), więc jeśli je posiadasz nie musisz się o to martwić.

2. Sprawozdanie zarządu z działalności spółki

Sprawozdanie zarządu z działalności spółki to streszczenie tego, co działo się w spółce z o.o. przez ostatni rok. Co powinno znaleźć się w sprawozdaniu z działalności? Zgodnie z przepisami są to:

• informacje istotne dla oceny sytuacji finansowej i majątkowej spółki, w tym ocenę efektów jej działalności oraz wskazanie czynników ryzyka i opis zagrożeń,
• wskaźniki finansowe i niefinansowe, jeżeli jest to istotne dla oceny sytuacji spółki,
• dodatkowe wyjaśnienia do kwot zawartych w sprawozdaniu finansowym,
• informacje dotyczące liczby zatrudnionych pracowników,
• informacje o siedzibie i adresie spółki,
• położenie zakładów produkcyjnych, filii, oddziałów,
• informacja o formie prawnej jednostki gospodarczej.

Wzór sprawozdania z działalności spółki

Poniżej przykładowy wzór sprawozdania zarządu z działalności spółki z o.o..

Szczegółowe sprawozdanie z działalności jednostki za rok …

Spółka …. powstała w …. roku. Zarejestrowana została w Krajowym Rejestrze Sądowym pod numerem ….. . Kapitał zakładowy wynosił ….. zł. Spółka zajmuje się działalnością ….. .

Wskazane w bilansie na koniec roku obrotowego aktywa i pasywa wyceniono w złotych polskich.
Bilans sporządzony na 31 grudnia …. roku po stronie aktywów i pasywów zamyka się sumą …. zł.
Kapitał podstawowy na początek roku wynosił …. zł, na koniec roku …. zł.
Na dzień bilansowy wystąpiły:
1. należność z tytułu dostaw, od budżetów i pozostałe w wysokości ….. zł
2. zobowiązania z tytułu dostaw, kredytów i wobec budżetów w wysokości …. zł.

Zgodnie z rachunkiem zysków i strat za …. rok:
– Przychody ze sprzedaży netto wyniosły: … zł
– Wartość sprzedanych towarów: …. zł
– Koszty rodzajowe: … zł
– Pozostałe przychody operacyjne: … zł
– Koszty finansowe: … zł
– Przychody finansowe: … zł
– Zysk brutto: … zł
– Podatek dochodowy: … zł
– Zysk netto: … zł

Spółka w ciągu roku obrotowego poniosła następujące koszty rodzajowe:
1. amortyzacja: … zł
2. zużycie materiałów i energii: … zł
3. usługi obce: … zł
4. podatki i opłaty: … zł
5. wynagrodzenia: … zł
6. ubezpieczenia społeczne: … zł
7. pozostałe koszty rodzajowe: … zł
8. wartość sprzedanych towarów: … zł

Stan zatrudnienia na dzień bilansowy 31 grudnia …. roku: … osób.

Podpisy członków zarządu wraz z datą i miejscowością

Sprawozdanie należy podpisać przez zarząd z datą podpisu określoną w przepisach. Następnie zeskanować i podpisać podpisem zaufanym według poniższej instrukcji. Podpisany plik bo będzie potrzebny do wysyłki do KRS.

3. Uchwały wspólników

Zgromadzenie wspólników pieczętuje przyjęcie sprawozdania finansowego oraz sprawozdania z działalności zarządu spółki. Porządek obrad zgromadzenia wspólników może wyglądać następująco:

1. Otwarcie obrad i wybór przewodniczącego Zgromadzenia Wspólników.
2. Sporządzenie listy obecności i stwierdzenie zdolności Zgromadzenia do podejmowania uchwał.
3. Sprawozdanie z działalności spółki w … roku.
4. Podjęcie uchwały w sprawie rozpatrzenia i zatwierdzenia sprawozdania Zarządu z działalności Spółki oraz sprawozdania finansowego.
5. Podjęcie uchwały w sprawie kontynuacji działalności i pokrycia straty.
6. Podjęcie uchwały w sprawie udzielenia pokwitowania Zarządowi Spółki za działalność w … roku.
7. Wolne wnioski.
8. Zamknięcie Zgromadzenia.

Kluczowe w powyższym porządku obrad są punkty 4-6. W punkcie trzecim prezes spółki lub inny członek zarządu składa sprawozdanie z działalności Spółki w roku ubiegłym oraz przedkłada bilans, rachunek zysków i strat oraz pozostałe elementy sprawozdania finansowego za miniony rok.

Uchwała wspólników w sprawie rozpatrzenia i zatwierdzenia sprawozdania Zarządu oraz sprawozdania finansowego – WZÓR

Uchwała nr …

Zgromadzenie Wspólników (nazwa spółki) z siedzibą w …. postanawia zatwierdzić sprawozdanie Zarządu Spółki za rok … oraz sprawozdanie finansowe Spółki składające się z informacji dodatkowej, bilansu za … rok, który zamknął się sumą bilansową … zł i rachunku zysków i strat za …. rok, który zamknął się wynikiem w wysokości … zł.

W głosowaniu jawnym uchwała została podjęta jednomyślnie.

Uchwała wspólników w sprawie kontynuacji działalności i pokrycia straty – WZÓR

W zależności od wyniku finansowego spółki za rok ubiegły, co wynika ze sprawozdania finansowego rachunku zysku i strat, konstruuje się uchwałę o pokryciu straty lub przeniesieniu zysku.

Uchwała nr …

Zgromadzenie Wspólników (nazwa spółki) z siedzibą w …. postanawia, że działalność spółki będzie kontynuowana, a zysk za rok … w wysokości … zł zostanie przeniesiony na kapitał zapasowy.

W głosowaniu jawnym uchwała została podjęta jednogłośnie.

Uchwała wspólników w sprawie udzielenia pokwitowania Zarządowi Spółki za działalność w … roku – WZÓR

Uchwała nr …

Zgromadzenie Wspólników (nazwa spółki) z siedzibą w …. postanawia udzielić pokwitowania z wykonywania obowiązków w roku … członkom zarządu: (wymienić członków zarządu).

W głosowaniu tajnym uchwała została podjęta jednogłośnie.

Protokół ze Zgromadzenia wraz z listą obecności należy podpisać przez Wspólników, a następnie zeskanować.

Następnie w terminie 14 dni od podjęcia uchwały musisz wysłać elektronicznie dokument do KRS.

II krok – Podpisanie dokumentów do KRS profilem zaufanym

Gdy masz już przygotowane dokumenty w formie skanów, należy je teraz podpisać elektronicznie. Możesz to zrobić za pomocą profilu zaufanego lub podpisu elektronicznego. Bardziej popularną formą jest Profil Zaufany (jeśli go nie posiadasz – sprawdź jak założyć). Wymagane jest, aby podpisy były zgodne z reprezentacją spółki. Niekiedy będą konieczne dwa podpisy, a niekiedy jeden.

Wejdź na stronę rządową i wybierz dokument z dysku. Rozmiar dokumentu nie może przekraczać 10 MB. Dozwolone rozszerzenia to między innymi: .txt, .rtf, .pdf, .odt, .ods, .doc, .xls, .ppt, .docx, .xlsx, .pptx, .csv, .jpg, .jpeg, .png i inne. Skan z reguły jest zapisywany do pliku graficznego.

Podpisz w ten sposób:

• szczegółowe sprawozdanie z działalności spółki,
• sprawozdanie finansowe z reguły jest już podpisane wcześniej, a jeśli nie to należy je podpisać przez wykonawcę – księgowego oraz przez cały zarząd,
• protokołu ze Zgromadzenia Wspólników z uchwałami nie trzeba podpisywać elektronicznie.

Podpisane pliki zapisz na dysku – są gotowe do wysyłki do KRS.

III krok – Wysyłka sprawozdania finansowego i innych dokumentów do KRS

Wysłanie plików rozpoczynamy wchodząc na stronę https://ekrs.ms.gov.pl/rdf/rd/ Zaloguj się w systemie eKRS, a następnie naciśnij przycisk „Przygotowanie i składanie zgłoszeń” i „+Dodaj zgłoszenie”.

Pojawi się pole z wpisanie nr KRS. W ten sposób rozpoczyna się droga wysyłki dokumentów. Teraz postępuj zgodnie z poniższymi instrukcjami:

1. Wyszukaj Twoją firmę wpisując nr KRS. Pojawią się dane firmy, jeśli wszystko jest OK, to kliknij przycisk „dalej”.

2. Przystępujemy do rejestracji nowego zgłoszenia

• wpisz nazwę roboczą zgłoszenia, np. „zgłoszenie sprawozdania za rok …”,
• zaznacz okres za jaki składane są dokumenty, będzie to z reguły od 1 stycznia do 31 grudnia roku poprzedniego,
• jako rodzaj zgłoszenia wybierz „Składanie sprawozdań finansowych i innych dokumentów finansowych”,
• kliknij przycisk „Dodaj dokument” i po kolei dodawaj dokumenty podpisane profilem zaufanym: sprawozdanie finansowe, sprawozdanie z działalności i protokół z uchwałami zarządu. Podczas dodawania musisz wpisać datę sporządzenia dokumentu.

Końcowy efekt wygląda następująco:

3. Gdy dodasz wszystkie dokumenty i klikniesz „Dalej”, pojawi się ekran z oświadczeniami. Odznacz oświadczenia, że dokumenty zostały poprawnie podpisane.

W związku z tym, że dołączyłeś niepodpisany plik z protokołem z uchwałami, pojawi się komunikat, którym nie musisz się przejmować:

„Uwaga! Do zgłoszenia dołączyłeś niepodpisane pliki. W tym przypadku zgłoszenie będzie mogło być podpisane wyłącznie podpisem potwierdzonym Profilem Zaufanym. Niepodpisane załączniki zostaną podpisane razem ze zgłoszeniem. Jeżeli nie zgadzasz się na to, możesz wrócić do ekranu dodawania dokumentów, usunąć niepodpisane załączniki i załączyć podpisane pliki.”

4. Zaznacz, kto ma podpisać dokument zgodnie  z reprezentacją spółki (wybierz -> podpisz podpisem elektronicznym lub zaufanym). System przekieruje Cię do ePUAP, aby podpisać wniosek podpisem zaufanym. Aby to zrobić, musisz być zalogowany.

5. Na koniec kliknij przycisk „Wyślij zgłoszenie do repozytorium DF”. Pojawi się komunikat:

„Zgłoszenie zostało wysłane do repozytorium DF. Otrzymasz powiadomienia o rejestracji zgłoszenia, zamieszczeniu wzmianek rejestrze oraz zamieszczeniu złożonych dokumentów w Repozytorium Dokumentów Finansowych.”

Podsumowanie

W systemie eKRS możesz przejrzeć złożone w poprzednich latach zgłoszenia a także powiadomienia. W zakładce Powiadomienia widać, czy Twoje zgłoszenie zostało zarejestrowane. Z reguły dzieje się to w ciągu kilku godzin.