Biała lista podatników VAT – jak się wpisać, jak dodać nr konta?

Nowe przepisy i biała lista podatników VAT to miejsce, gdzie należy wpisać numer konta bankowego prowadzonego do celów firmowych.

Prowadzisz firmę X i co miesiąc opłacasz fakturę wystawioną przez firmę Y na kwotę 20 tys. zł. Pieniądze wpłacasz na podane przez firmę X konto bankowe. Nie interesujesz się, czy jest to konto prywatne czy firmowe – kupujesz usługi w firmie Y, jesteś zadowolony, więc opłacasz FV na rachunek wskazany przez kontrahenta. Niestety, taka sielanka się skończyła. Musisz sprawdzić, czy konto kontrahenta znajduje się na białej liście. Jeżeli opłacisz przelew na konto, które nie jest na liście, nie będziesz mógł wliczyć tego wydatku w koszty.

W Białej księdze podatników znajdą się:

1. czynni VAT-owcy,
2. podatnicy zwolnieni z VAT,
3. podmioty wykreślone z rejestru podatników VAT,
4. podmioty, którym odmówiono rejestracji do VAT.

Dlaczego rząd tworzy białą listę podatników?

Według oficjalnej wersji resortu finansów, biała lista ma pomóc w weryfikacji potencjalnych kontrahentów oraz uszczelnienie systemu podatkowego. Dzięki Białej liście podatników poznasz podstawę prawną decyzji, na podstawie której odmówiono Twojemu kontrahentowi rejestracji do VAT lub wykreślono go z rejestru.

Biała lista podatników wydaje się przydatna i potrzebna w kontekście karuzel VAT-owskich i odpowiedzialności za współpracę z podmiotami łamiącymi prawo. Da przedsiębiorcom argument do obrony, w przypadku zarzutów uczestnictwa w przestępstwach karuzelowych VAT.  Do tej pory nie było jasnej możliwości sprawdzenia kontrahenta pod kątem oszustw podatkowych.

Biała lista ma także pomóc uzyskać informacje o podmiocie, z którym współpracujemy, np. uzyskać nr konta bankowego do uregulowania należności. Niestety, pojawiły się już ograniczenia. W ciągu 24h można sprawdzić jedynie 30 podmiotów przez jeden adres IP. Oznacza to problemy dla biur rachunkowych, które obsługują wielu klientów.

Pojawiają się jednak głosy, że biała lista została nieprzypadkowo oparta o prawo bankowe, które jest bardziej rygorystyczne w kwestii rachunków firmowych. Innymi słowy, przedsiębiorcom prowadzących JDG daje się kolejne powody do tego, aby otworzyć konto firmowe.

Jak trafić na białą listę podatników?

Rejestr będzie aktualizowany raz w ciągu 24h,  w każdy dzień roboczy. System będzie pobierał dane samodzielnie z państwowych rejestrów. Jeśli informacje zawarte w białej księdze podatników będą niepoprawne, będziesz mógł wystąpić do szefa KAS z wnioskiem o ich sprostowanie lub usunięcie.

Jakie informacje pojawią się w białej liście podatników?

Biała lista podatników będzie zawierała szereg informacji o firmach. Najistotniejsze dane, które znajdziesz w białej liście (w zależności od rodzaju podmiotu):

• nazwa firmy lub imię i nazwisko przedsiębiorcy,
• NIP i REGON,
• status płatnika VAT (czynny, niezarejestrowany, wykreślony),
• PESEL,
• numer KRS,
• adres siedziby lub adres stałego miejsca prowadzenia działalności/zamieszkania,
• imiona i nazwiska osób reprezentujących podmiot,
• imiona i nazwiska prokurentów,
• wykaz wspólników,
• podstawy prawne odmowy rejestracji do VAT lub wykreślenia,
• numer rachunku bankowego.

Ostatni punkt – konto bankowe, budzi największe emocje wśród przedsiębiorców.

Jak dopisać się do białej listy podatników – jak zgłosić konto?

Jeżeli otwarłeś nowe konto firmowe, należy zgłosić je do białej listy. To samo tyczy się z otwarciem subkonta, gdzie otrzymasz nowy nr konta bankowego. Jeżeli prowadzisz działalność gospodarczą możesz takie konto zgłosić poprzez aktualizację CEIDG. Z kolei prowadząc spółkę prawa handlowego, możesz zgłosić konto do białej listy za pomocą formularza NIP-8.

Każdą informację o założeniu nowego lub zmianie konta bankowego musisz przekazać poprzez złożenie zgłoszenia aktualizacyjnego.

Sposoby zgłoszenia konta bankowego do białej listy podatników VAT

Biała lista podatników VAT a konto bankowe

Zacznijmy od przepisów. Przedsiębiorca, który otwiera jednoosobową działalność gospodarczą w Polsce, nie ma obowiązki posiadania konta firmowego. Może prowadzić sprawy firmowe bezpośrednio ze swojego konta prywatnego, gdyż odpowiada całym swym majątkiem. Jak się okazuje, ta dobrowolność od 1 września może być już tylko na papierze.

Wszystko przez białą listę podatników, w której znajdą się tylko co przedsiębiorcy, którzy posiadają konto firmowe. Pomimo, że prawo nie zabrania prowadzenia spraw firmowych JDG przez konto prywatne, to brak obecności na białej liście podatników może być problematyczne.

Skutki braku konta firmowego

Tygodnik „Rzeczpospolita” zapytał Ministerstwo finansów o kwestię wpłat na konto prywatne kontrahenta. Okazało się, że firma, który zapłaci na prywatne konto kontrahenta kwotę powyżej 15.000 zł:

• nie będzie mogła zaliczyć wydatku do kosztów podatkowych w PIT i CIT,
• odpowie solidarnie za zaległości VAT swojego kontrahenta.

Wynika to z przepisów prawa bankowego, wg którego rachunki oszczędnościowe ROR nie są rachunkami oszczędnościowymi. Specjaliści sugerują, że jest to okrężne przymuszenie przedsiębiorców do zakładania kont firmowych.

Sankcje spotkają także te firmy, które będą opłacać należności na inne konto kontrahenta, niż to podane w białej liście. 

W najtrudniejszym położeniu będą firmy, które nie posiadają konta firmowego. Dwa niebezpieczne skutki braku konta firmowego:

1. brak zaufania w obrocie gospodarczym spowodowany brakiem obecności na białej liście podatników VAT,
2. wpłat powyżej 15 tys. złotych na Twój rachunek nie będą mogli zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.

Czy konto firmowe będzie obowiązkowe?

Nie, nadal będzie można założyć jednoosobową działalność gospodarczą i prowadzić finanse firmowe z konta prywatnego. Mali przedsiębiorcy, którzy działają na rynku B2C, nie muszą się obawiać. Świadczenie usług lub sprzedaż na rzecz osób fizycznych, nie będzie rościło problemów. Kłopot pojawi się wtedy, gdy firma będzie chciała obsługiwać inne firmy (B2B).

Jak uniknąć negatywnych konsekwencji

Prowadzący firmę bez konta firmowego

Jeśli prowadzisz firmę, obsługujesz klientów biznesowych i nie posiadasz osobnego rachunku firmowego, warto takie konto założyć. Obecnie na rynku jest jedno zupełnie darmowe konto bankowe: NEST Bank. Inne konta firmowe także można prowadzić za darmo, o ile spełni się kilka wymagań. Szczegóły dotyczące tych wymogów przeczytasz w rankingu kont firmowych.

Inny sposób na uniknięcie zerwania umowy z kontrahentem, to nie wystawiać faktur powyżej 15 tysięcy złotych.

Kontrahent

Będąc kontrahentem firmy, która nie ma rachunku firmowego, możesz skorzystać z pewnej furtki. Przepisy przewidują bowiem możliwość uniknięcia negatywnych konsekwencji dla kontrahentów. Wystarczy w terminie 3 dni od dokonania płatności zawiadomić właściwego dla wystawcy faktury naczelnika urzędu skarbowego. Jeśli powiadomisz naczelnika o przelewie na rachunek spoza wykazu białej listy, to unikniesz negatywnych konsekwencji.

Brak odpowiedzi na wiele pytań

Pomimo, że biała lista podatników działa od 1 września 2019 roku, nadal nie ma odpowiedzi na wiele pytań. Jak fiskus traktuje:

• płatności na zagraniczne konta,
• przelewy na rachunki wirtualne wykorzystywane przez operatorów usług telekomunikacyjnych (są przypisane do każdego klienta indywidualnie, więc nie będzie ich w wykazie),
• szybkie płatności internetowe, np. PayPal czy PayU. W tym przypadku przelewy idą nie na konto dostawcy, tylko podmiotu, który dokonuje transferu.

Ministerstwo twierdzi, że na wszystkie wątpliwości i pytania odpowie w interpretacjach. Czy tak powinno wyglądać tworzenie nowego prawa? Na razie w odpowiedzi na interpelację poselską nr 32747, wiceminister finansów Tadeusz Kościński zapewnił, że wpłaty na rachunki wirtualne operatorów sieci komórkowych będą traktowane jak rachunki na białej liście. Jest to jednak luźna interpretacja, nie oparta na uchwalonych przepisach.

Podsumowanie

Dobre praktyki, o których musisz pamiętać:

• przed rozpoczęciem współpracy z nowym kontrahentem sprawdź, czy znajduje się na białej liście podatników VAT,
• w dniu zapłaty za należności sprawdź na białej liście nr konta firmowego kontrahenta,
• jeśli przyjmujesz płatności powyżej 15 tysięcy zł sprawdź, czy nr konta firmowego na białej liście jest prawidłowy,
• określ procedury firmowe i wyznacz osobę, która będzie odpowiedzialna za powyższe procesy.

Kontrahenci chcący uniknąć negatywnych emocji będą musieć pamiętać, aby zgłosić taki przelew w ciągu 3 dni kalendarzowych. Zmiana prawa i utworzenie białej listy podatników VAT podwyższy więc koszty nie tylko firmom, ale także zwiększy koszty funkcjonowania Urzędów Skarbowych. Można się domyślać, że większe firmy będą niejako zmuszały te mniejsze do zakładania kont firmowych, pod rygorem zerwania umowy.