Wynajem mieszkania spółce z o.o. – czy na pewno się opłaca?

Wynajem mieszkania spółce z o.o. to nie tylko możliwość załatwienia firmie taniej siedziby, ale także sposób na legalne wypłacenie pieniędzy ze spółki.

Wynajem własnego mieszkania spółce, to obok wynajęcia lokalu użytkowego i wirtualnego biura, najczęstsza opcja wybierana przy określaniu siedziby. Jako, że wynajem wirtualnego biura został już przeze mnie poruszony – link, to teraz przyszła kolej na temat wynajmu prywatnego mieszkania (lub jego części) na potrzeby spółki z o.o. lub PSA (Prostej Spółki Akcyjnej).

Z tego artykułu dowiesz się:

1. czy musisz mieć biuro aby otworzyć spółkę,
2. ile m2 mieszkania wynająć spółce,
3. wynajem czy użyczenie,
4. czy wynajęcie mieszkania spółce z o.o. jest opłacalne,
5. kto może podpisać umowę wynajmu mieszkania spółce z o.o.,
6. wynajem pokoju spółce, gdy nie jesteś właścicielem mieszkania,
7. kontrola inspektora Urzędu Skarbowego w mieszkaniu,
8. kiedy trzeba zmienić sposób użytkowania lokalu.

Inne artykuły, które mogą Cię zainteresować:

• Najlepsze konta firmowe – ranking dla właścicieli firm
• 18 książek, które musisz przeczytać przed otwarciem firmy
• Dofinansowanie dla firm – 39 sprawdzonych programów

Czy muszę mieć biuro aby otworzyć spółkę?

Mieszkanie prywatne może być nie tylko siedzibą spółki. Może to być po prostu kolejny z adresów, pod którym spółka będzie prowadziła działalność. Mieszkanie można także wynająć w celu samego przechowywania dokumentów.

Osoby, które otwierają spółkę w celu optymalizacji kosztów, niepłacenia ZUS-u lub z powodu wygody, mogą w ogóle nie potrzebować biura. Człowiek potrzebujący do zarządzania wyłącznie laptopa biznesowego, może pracować zdalnie siedząc w parku, popijając kawę w Starbucksie lub przebywając w domu. Czy zatem spółka musi posiadać oficjalne biuro? Okazuje się, że tak.

Na podstawie ustawy z 25 września 2015 r. o zmianie ustawy o swobodzie działalności gospodarczej (DzU z 18 listopada 2015 r., poz. 1893) osoby prowadzące działalność gospodarczą muszą wskazać adres i tytuł prawny do lokalu. Nie da się w Polsce otworzyć firmy bez podania miejsca, w którym będzie prowadzona działalność. Pod tym pojęciem rozumiemy: dokonywanie czynności organizacyjnych, zamawianie towarów, obliczanie podatku, wypełnianie deklaracje podatkowych czy przechowywanie firmowych dokumentów jak umowy czy faktury.

Teoretycznie wszystkie te czynności mógłbyś delegować księgowemu, a dokumenty przechowywać w wersji elektronicznej na dysku twardym lub w chmurze. Niestety, przepisy państwowe nie są dostosowane do tego typu innowacji. Obserwując podejście rządu PiS do bitcoina i innych kryptowalut, wnioskuję, że prędko się to nie zmieni.

Jeśli dodatkowo chcesz być VATowcem, to posiadanie biura jest konieczne z uwagi na kontrolę z urzędu skarbowego. Może to być jednak wirtualne biuro lub część mieszkania.

Do założenia spółki skłoniły mnie również historie polskich przedsiębiorców, opisane przez Kamila Cebulskiego w książce Biznes w kraju dziadów. Polecam, mrożąca krew w żyłach opowieść o nieludzkim systemie, z której wyniesiesz wiele cennych lekcji.

Ile m2 mieszkania wynająć spółce?

Praktycznie każda liczba metrów kwadratowych jest możliwa do wynajęcia. Wszystko musi być zgodne z tym, co spółka zamierza robić na takim metrażu. Wiadomo, że nie da się pracować na dwóch metrach kwadratowych, ale już przechowywać dokumentację jak najbardziej. Musisz więc zadać sobie pytanie, po co wynajmujesz spółce pomieszczenie lub jego część.

Trudno będzie udowodnić wynajęcie części salonu na cele biurowe, gdy wokół gratuje stado Twoich potomków. Wynajęcie pokoju na biuro lub piwnicy na magazyn będzie jak najbardziej w porządku.

Warto wiedzieć, że na samo przechowywanie dokumentów nie trzeba umowy najmu, wystarczy tzw. umowa przechowania.

Za ile wynająć pomieszczenie?

Metraż, który wynajmujesz spółce, będzie miał przełożenie na pobierane opłaty. Warto, aby ta opłata była jak najbardziej rynkowa. Trudno, aby za 2 m2 mieszkania pobierać czynsz jak za biuro w apartamentowcu. Takie praktyki mogą się źle skończyć dla osoby, która podpisała umową. W najgorszym wypadku może zostać posądzona o działanie na szkodę spółki.

Nie działa to w drugą stronę – cena wynajmu może być o wiele niższa, niż cena rynkowa. Metraż ma również znaczenie przy dokładaniu się spółki do mediów.

Wynajem czy użyczenie?

Zanim przejdziemy do sedna, czyli opłacalności wynajmu, zbadajmy jeszcze sprawę użyczenia. Dajmy na to, że chcesz założyć spółkę i nie zamierzasz obarczać jej na początku zbędnymi kosztami wynajmu biura. W tym celu po głowie chodzi Ci użyczenie mieszkania. Jak się okazuje, z podatkowego punktu widzenia jest to bardzo zły pomysł. Choć po stronie wynajmującego nie powstaną żadne skutki podatkowe (użycza za darmo), to po stronie najemy (spółki) – jak najbardziej.

Spółka otrzyma nieodpłatne świadczenie, które stanowi dla niej przychód. Wartość tego świadczenia odpowiada rynkowej kwocie czynszu, jaki należałoby płacić w przypadku umowy najmu. Dlatego o wiele bardziej opłaca się wynająć pomieszczenie, aniżeli użyczyć. Choćby za najmniejszą kwotę, z płatnością „z dołu” i z dużym terminem odroczenia płatności.

Czy wynajem mieszkania spółce z o.o. jest opłacalne?

Jako przedsiębiorca podejmujesz decyzje w oparciu o rachunek ekonomiczny. Zacznijmy więc od najważniejszego aspektu – finansowego. Czy wynajęcie mieszkania lub jego części (np. pokoju) spółce z o.o. w ogóle się opłaca? Jakie korzyści z takiego zabiegu osiągnie wynajmujący, a jakie najemca (spółka)?

Korzyści dla wynajmującego

1. Wyciągnięcie pieniędzy ze spółki

Wiele osób głowi się, jak uniknąć podwójnego opodatkowania w spółce z o.o. Wiele sposobów opisałem w artykule Jak założyć spółkę w 6 dni – praktyczne case study, jednym z nich jest wynajem spółce mieszkania. Wynajem jest jednym z najkorzystniejszych podatkowo sposobów na wyciągnięcie pieniędzy ze spółki.

To dlatego, że przychód możesz opodatkować ryczałtem ewidencjonowanym, którego stawka to 8,5%. Trzeba jednak zgłosić ten fakt (zawiadomienie o wyborze ryczałtu dla opodatkowania najmu) do Urzędu Skarbowego do 20 stycznia. W przeciwnym razie, zapłacisz podatek na zasadach ogólnych (z uwzględnieniem kosztów uzyskania przychodów), który wynosi 18% lub 32%.

Przykład:
Pan Kowalski wynajął spółce z o.o. lokal w swoim mieszkaniu; Wysokość czynszu określił na 500 zł.
Pan Kowalski opodatkuje ten najem w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.
Zapłaci z tego tytułu podatek w wysokości: 500 zł x 8,5 proc. = 42,5 zł.
Rocznie podatek zapłacony przez pana Kowalskiego będzie wynosił: 12 x 42,5 zł = 510 zł.
Pan Kowalski wzbogaci się rocznie o kwotę netto w wysokości: 12 x 500 zł – 510 zł = 5490 zł.

2. Mniejsze opłaty za mieszkanie

O ile lokal służy także celom mieszkalnym, to wydatki na media mogą być w proporcjonalnej części opłacane przez spółkę. Jeśli mieszkanie ma 100m2, a spółka wynajmuje 10m2, to 10% wartości mediów opłaca spółka. Chyba, że zamontujesz osobne liczniki dla pomieszczenia firmowego.

Choć przepisy podatkowe nie określają metody wyliczenia kosztów, to w praktyce ustala się je proporcjonalnie do powierzchni zajętej na działalność. Można też określić inaczej, jeśli są ku temu powody (np. koparka kryptowalut w pomieszczeniu spółki z pewnością zwiększy rachunek za prąd). Spółka może ponosić koszty wyłącznie wówczas, gdy pomieszczenie które wynajmuje służy tylko jej celom.

3. Brak podatku od nieruchomości pod działalność

Lokale mieszkalne są opodatkowane podatkiem od nieruchomości. Takim samym podatkiem są obłożone lokale przeznaczone pod działalność gospodarczą. Różnica polega na tym, że ten drugi podatek jest zazwyczaj 10x wyższy. Aby uniknąć podatku od powierzchni pod działalność musisz pamiętać, aby wynajmowana powierzchnia nie służyła tylko i wyłącznie działalności (spółce), ale podlegała również pod cele mieszkalne.

Jeżeli w pokoju, który wynajmiesz spółce, wykonywane są czynności mieszkalne, niezwiązane z działalnością spółki, to nie ma wówczas podstaw do opodatkowania wyższym podatkiem.

Wydzielenie całego pokoju na biuro lub gabinet spowoduje zwiększenie stawki podatku od nieruchomości. Zmiana sposobu użytkowania lokalu ma miejsce w sytuacji, gdy mieszkanie w całości lub w wydzielonej części służy wyłącznie prowadzeniu działalności gospodarczej. Przy ocenie stanu faktycznego urzędnik bierze pod uwagę warunki określone w art. 71 ustawy Prawo budowlane.

4. Nie płacisz VAT

Wynajmujący nie podlega opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, o ile mamy do czynienia z najmem prywatnym, wykonywanym poza działalnością gospodarczą. W omawianym przykładzie wynajmujesz mieszkanie spółce jako osoby fizyczna. Zgłoszenie do VAT będzie konieczne, gdy przekroczysz roczny limit 200 tys. zł przychodu z tytułu najmu.

Korzyści dla spółki

Wydatki na wynajem są kosztem uzyskania przychodu. Choć lokal nie może być amortyzowany przez spółkę, gdyż nie jest środkiem trwałym w firmie, to wydatki poniesione na czynsz, media czy sprzątenie mogą być kosztem uzyskania przychodu. Tak samo, jak środki pieniężne poniesione na dostosowanie lokalu do potrzeb spółki. Rzecz jasna wydatki te mogą być kosztem przedsiębiorcy tylko wówczas, gdy zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodu i są odpowiednio udokumentowane.

Bezpieczny koszt najmu. Nie ma obaw, że wynajmujący podwyższy opłaty.

Płatność z dołu po terminie X miesięcy lub lat. Jeśli nie chcesz narażać spółki na comiesięczne opłaty, lub po prostu nie chcesz zaprzątać sobie głowy pamiętaniem o przelewach, możesz rozważyć odroczenie płatności. Spółka zapłaci czynsz po kilku miesiącach, a nawet latach. Taka konstrukcja jest korzystna, gdy Twoim celem nie jest wyciąganie pieniędzy ze spółki, ale wynajęcie lokalu (zazwyczaj na siedzibę) jak najtańszym kosztem.

Koszt powstanie dopiero po opłaceniu czynszu (gdy mowa o najmie od osoby fizycznej), niezależnie od tego, czy będzie to 5  miesięcy czy 2 lata.

Kto może podpisać umowę wynajmu mieszkania spółce z o.o.?

W przypadku wynajmu mieszkania spółce, musi zostać spisana umowa właściciela ze spółką. Taką umowę trzeba przedstawić w Urzędzie Skarbowym razem z formularzem NIP-8. Problem pojawia się wówczas, gdy właściciel mieszkania jest jednocześnie członkiem zarządu spółki. Nie można podpisać umowy samemu ze sobą. Tak samo, za nieprawidłowe może zostać uznane podpisanie umowy jednego członka zarządu z drugim.

W takim wypadku spółkę musi reprezentować osoba trzecia. Jest nią najczęściej prokurent/ci wybrany przy zakładaniu spółki lub pełnomocnik wybrany przez zgromadzenie wspólników. Ta druga opcja będzie zasadna w sytuacji, gdy prokurentem jest np. żona członka zarządu, która jest współwłaścicielem mieszkania i również jest wykluczona z możliwości podpisania umowy. Pełnomocnika powołuje zgromadzenie wspólników i będzie on odpowiedzialny wyłącznie do podpisania umowy najmu.

Jeżeli jesteś jedynym wspólnikiem (spółka jednoosobowa) – konieczny będzie akt notarialny.
Art. 210. Kodeksu spółek handlowych
§ 1. W umowie między spółką a członkiem zarządu oraz w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników.
§ 2. W przypadku gdy wspólnik, o którym mowa w art. 173 § 1, jest zarazem jedynym członkiem zarządu, przepisu § 1 nie stosuje się. Czynność prawna między tym wspólnikiem a reprezentowaną przez niego spółką wymaga formy aktu notarialnego. O każdorazowym dokonaniu takiej czynności prawnej notariusz zawiadamia sąd rejestrowy, przesyłając wypis aktu notarialnego.

Wynajem pokoju spółce, gdy nie jesteś właścicielem mieszkania

Teraz nieco inna sytuacja, która w dzisiejszych czasach jest coraz częstsza. Gdy zakładasz spółkę i nie masz prawa własności do lokalu, to nie możesz w swoim imieniu podpisać umowy ze spółką. Najczęściej umowa najmu zawiera punkt o zakazie podnajmowania mieszkania osobom jak i podmiotom trzecim.

Pozostaje wystosowanie prośby do właściciela mieszkania o możliwość podnajęcia części mieszkania. Gdy właściciel nie zgodzi się na takie rozwiązanie, ostatnią furtką – choć mniej korzystną – jest zaproponowanie podpisania umowy bezpośrednio z właścicielem. Taka sytuacja będzie niekorzystna, jeśli chcesz za pomocą wynajmu wypłacać pieniądze ze spółki, gdyż wówczas to właściciel będzie otrzymywał dodatkowy czynsz.

Kontrola inspektora Urzędu Skarbowego w mieszkaniu

To, czy odwiedzi Cię kontrola z Urzędu Skarbowego zależy od tego, cz wynajmowane pomieszczenie będzie siedzibą spółki, miejscem wykonywania działalności czy jedynie miejscem przechowywania dokumentów.

1. Jeśli wynajem obejmuje wyłącznie przechowywanie dokumentacji, to spółka nie musi zgłaszać takiego wynajmu do Urzędu Skarbowego i to jest najkorzystniejsza opcja.
2. Drugi wariant to prowadzenie działalności w wynajętym pomieszczeniu, ale bez wskazywania tego lokalu jako siedziby. W takim wypadku US również nie powinien Cię odwiedzić, ponieważ zrobił to już w siedzibie podczas zgłaszania spółki do VAT.
3. Ostatni sposób to wynajęcie lokalu, wskazanie go jako siedziby spółki i zgłoszenie do VAT – w takim przypadku możesz spodziewać się wizytacji inspektora z US. Więcej o kontroli z US napisałem w artykule VAT czynny – ile czasu trwa rejestracja i jak zaoszczędzić 153 zł.

Pamiętaj, że zgłaszając siedzibę lub dodatkowe miejsce wykonywania działalności, na formularzu NIP-8 musisz zaznaczyć to lokum jako „nietypowe” i opisać, że chodzi o pomieszczenie w lokalu mieszkalnym.

Jeżeli nie chcesz, aby urzędnicy zapukali do Twoich drzwi, możesz skorzystać z wirtualnego biura lub jako siedzibę wynająć lokal użytkowy. Mieszkanie możesz wynająć już po uzyskaniu statusu VAT i kontroli.

Konstytucja naszego państwa, choć beznadziejna, podobno gwarantuje nam nienaruszalność mieszkania. Pracownik urzędu skarbowego nie może wejść do domu ot tak, jak do zwykłego biura. Urzędnik może wejść do środka, tylko jeżeli zgodzi się na to właściciel lokalu lub jeśli uzyska pozwolenie od wyższych służb (np. strażnik miejski, który jest urzędnikiem i który ma prawo wejść do mieszkania i sprawdzić, czym palisz w piecu).

Podsumowanie

Jak widzisz, korzyści z wynajęcia mieszkania spółce z o.o. są obopólne. Zyskasz Ty jako właściciel mieszkania i wspólnik spółki z o.o.:

• spółka zapłaci czynsz,
• dołoży się do mediów,
• będziesz mógł tanim kosztem (podatek 8,5% od przychodu) wypłacać pieniądze ze spółki.

Zyskuje również spółka:

• koszty najmu razem z mediami może zapisać do kosztów uzyskania przychodu,
• może zapłacić za wynajem cenę niższą, niż zapłaciłaby na rynku,
• nie trzeba obawiać się o utratę biura w przypadku opóźnienia w zapłacie czynszu.

Pamiętaj jednak, że wynajęcie mieszkania spółce może być też źródłem problemów w przyszłości. Na przykład w przypadku egzekucji komorniczej pod adresem siedziby spółki czy choćby zwykłej kontroli urzędników z US. Decyzję, czy warto wynająć mieszkanie spółce z o.o. podejmij rozsądnie, analizując wszystkie za i przeciw.