Wirtualne biuro jako siedziba firmy – wady i zalety

Wirtualne biuro - wady i zalety

Wirtualne biuro jest alternatywą dla wynajęcia biura stacjonarnego oraz dla wydzielenia miejsca pod działalność gospodarczą w mieszkaniu prywatnym.

Wielu z was myśli o założeniu firmy i zastanawia się, jak ograniczyć wydatek na biuro. Zapewne szukacie najtańszej miejscówki w okolicy lub myślicie o prowadzeniu działalności w swoim mieszkaniu. To jednak nie wszystkie możliwe rozwiązania. Coraz więcej freelancerów i start-upowców wybiera trzecie rozwiązanie – usługi tzw. wirtualnego biura. Poniższy artykuł napisałem z pomocą Wirtualnego Biura Gold Place z Warszawy. Ich klienci (a jest ich ponad 700) są przykładem, że można z powodzeniem prowadzić biznes mając siedzibę w wirtualnym biurze.


Przeczytaj również:

  1. Jak nie płacić ZUS i mieć ubezpieczenie – 24 przykłady
  2. Najlepsze konta firmowe – TOP 5 miesiąca
  3. Dotacja z UE na rozpoczęcia działalności – krok po kroku

Czy muszę mieć biuro aby otworzyć firmę?

Myśląc o otwarciu firmy zadajesz sobie pytanie, czy musisz mieć tzw. “biuro” (stałe miejsce prowadzenia działalności)? Takie rozterki mają przede wszystkim ci, którzy pracują zdalnie i nie potrzebują biura. Jeśli należysz do tego grona, to musisz wiedzieć, że na podstawie ustawy z 25 września 2015 r. o zmianie ustawy o swobodzie działalności gospodarczej (DzU z 18 listopada 2015 r., poz. 1893) osoby prowadzące działalność gospodarczą muszą wskazać adres i tytuł prawny do lokalu. Zatem nie możesz otworzyć firmy bez podania miejsca, w którym będzie prowadzona działalność. Urzędnicy mają tutaj na myśli: dokonywanie czynności organizacyjnych, zamawianie towarów, obliczanie podatku, wypełnianie deklaracje podatkowych czy przechowywanie firmowych dokumentów jak umowy czy faktury. Tak, wszystkie te czynności można oddelegować księgowemu a dokumenty trzymać w wersji elektronicznej na dysku twardym laptopa. Niestety, przepisy państwowe są archaiczne i nie nadążają za rozwojem technologicznym.

To samo dotyczy osób zakładających spółkę z o.o. Jeśli dodatkowo chcesz być VATowcem, to posiadanie biura jest konieczne z uwagi na kontrolę z urzędu skarbowego. Może to być jednak wirtualne biuro.

Wirtualne biuro – najważniejsze informacje

Co to jest wirtualne biuro?

Być może część z was pierwszy raz spotyka się z tym określeniem. Czym jest i jakie usługi oferuje wirtualne biuro? Wirtualne biuro (inaczej e-biuro) to usługa wynajęcia miejsca prowadzenia działalności (adresu, skrzynki pocztowej), świadczona przez firmy posiadające przestrzeń biurową oraz kadrę pracowników biurowych. Pracownicy wirtualnego biura odbierają i skanują pocztę oraz przyjmują interesantów. Mogą też udostępnić dedykowany numer telefonu stacjonarnego i pełnić rolę sekretariatu firmy odbierając jej telefony. Wynajmując wirtualne biuro masz dostęp do biurka (co-working), a niekiedy do całego pomieszczenia. Praca w nim wymaga jednak wcześniejszej rezerwacji, gdyż takie biuro dzielisz przeważnie z kilkudziesięcioma innymi firmami. Większość wirtualnych biur udostępnia też sale konferencyjne rozliczane na godziny.

Czy wirtualne biuro jest legalne?

W ostatnim czasie nasilają się pytania i wątpliwości, czy wirtualne biuro jest faktycznie legalnym sposobem na zapewnienie sobie miejsca prowadzenia działalności. Odpowiedź na to pytanie brzmi: tak! Jak napisałem w poprzednim punkcie, wirtualne biuro to usługa świadczona przez firmę. Ta usługa może być różna. Właśnie od tego, co oferuje firma może wyniknąć legalność posiadania miejsca prowadzenia działalności w biurze wirtualnym. Przechodząc do sedna, wirtualne biuro to legalna usługa, pod warunkiem, że firma świadcząca taką usługę ma zgodę właściciela lokalu na podnajem go osobom trzecim. Pytanie o legalność wynika również z interpretacji izb skarbowych, które w kilku przypadkach odmówiły rejestracji spółkom:

Dyrektor Izby Skarbowej w Krakowie zaznaczył, że spółka może dowolnie wybrać miejsce swojej siedziby, ale musi ona być siedzibą faktyczną. Odmowa zarejestrowania nastąpiła ze względu na to, że wskazany lokal jest wyłącznie adresem do odbioru korespondencji, a zarząd spółki w tym miejscu nie funkcjonuje.

Ważne jest zatem to, aby firma świadcząca usługę wirtualnego biura posiadała salę konferencyjną lub fizyczne biura, które może udostępnić przedsiębiorcy lub spółce na spotkania zarządu.

Kiedy warto zdecydować się na wirtualne biuro

Na prowadzenie działalności w wirtualnym biurze mogą sobie pozwolić przede wszystkim osoby, które nie potrzebują stacjonarnego miejsca pracy, a jedynie adresu do rejestracji firmy. Jeśli zatem pracujesz na laptopie, jeździsz taksówką,  prowadzisz szkolenia, pracujesz w terenie, dużo podróżujesz, to wirtualne biuro może okazać się rozsądnym i najlepszym finansowo rozwiązaniem. Wirtualne biuro będzie dobrym wyjściem, gdy prowadzisz międzynarodową korporację lub polską firmę i chcesz otworzyć odział w nowym kraju lub mieście.

Klientami wirtualnych biur są:

  • start-upy,
  • freelancerzy,
  • kancelarie podatkowe i prawne,
  • małe i średnie firmy otwierające oddział w nowym mieście,
  • sklepy internetowe,
  • agencje marketingowe,
  • firmy szkoleniowe i rekrutacyjne,
  • zagraniczne spółki.

Wirtualne biuro – zalety

Wirtualne biuro ma swoje wady i zalety. Jest to usługa, z której korzystają dziesiątki tysięcy przedsiębiorców w całej Polsce. Sprawdź poniższą listę wad i zalet i zadecyduj, czy wynajęcie wirtualnego biura będzie dla Ciebie korzystne.

1. Wysokość opłat

Podstawowa zaleta wirtualnego biura to wysokość opłat za czynsz i media. Ceny za wirtualne biuro są różne i kształtują się na poziomie od kilkudziesięciu do kilkuset złotych miesięcznie. To o wiele mniej niż w przypadku wynajmu stacjonarnego biura, choćby najmniejszego. Przykładowo wirtualne biuro w centrum Warszawie w biurowcu klasy A kosztuje ok. 200 zł na miesiąc. Zdarza się, że dla nowych klientów biura mają specjalne rabaty sięgające kilkudziesięciu procent. Partner wpisu, warszawski Gold Place miał ostatnio promocję sięgającą 60%! Aktualne ceny i promocje sprawdzisz tutaj.

2. Outsourcing usług biurowych i księgowych

Porządne wirtualne biura zatrudniają całą kadrę pracowników biurowych, którzy świadczą dodatkowe usługi. Możesz skorzystać z usług księgowego, który zadba o Twoje dokumenty i kontakt z urzędem skarbowym. W wirtualnym biurze możesz otrzymać numer telefonu dedykowany Twojej firmie. Pracownicy biura odbierają za Ciebie telefony i korespondencję a skany wysyłają na maila.

3. Wpisanie opłat w koszty

Ostateczna cena za wirtualne biuro zależy od pakietu usług, który wybierzesz. Bez względu na to, wszystkie poniesione wydatki możesz w całości zapisać do kosztów uzyskania przychodu. Koszty obniżą Ci naliczony podatek dochodowy. Jest to niewątpliwa przewaga wirtualnego biura nad umiejscowieniem siedziby firmy w mieszkaniu. Jeśli pokój w mieszkaniu jest wykorzystywany na cele prywatne, a jedynie dodatkowo na prowadzenie działalności gospodarczej, wydatki związane z posiadaniem takiego pomieszczenia mają charakter osobisty i nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

4. Pomoc w założeniu firmy

Pomimo mitycznego “jednego okienka”, założenie w firmy w Polsce nie należy do najprostszych. Im bardziej skomplikowana forma prowadzenia działalności, tym więcej biurokratycznych obowiązków. Przykładowo Gold Place pomaga w załatwieniu formalności. Będzie to spore ułatwienie, zwłaszcza gdy założenie firmy wymaga wizyty w urzędach w innym mieście.

Jedną ze specyficznych form pomocy są gotowe spółki z o.o. na sprzedaż. Zakup spółki posiadającej historię i nieposzlakowaną opinię może się okazać atrakcyjnym i szybkim rozwiązaniem. Czas oczekiwania na zarejestrowanie nowej spółki może wydłużyć się do 13 tygodni, natomiast właścicielem zakupionej spółki stajesz się w 24h i możesz od razu rozpoczynać działalność.

5. Oszczędność na zakupie wyposażenia

Wynajmując wirtualne biuro nie musisz zaprzątać sobie głowy zakupem wyposażenia, mebli, urządzeń biurowych. Wszystko to jest już na miejscu.

Przestrzeń co-workingowa w Gold Place
Przestrzeń co-workingowa w Gold Place

 

6. Kontrole skarbowe z dala od domu

Chyba nikt nie chciałby, aby urzędnicy Urzędu Skarbowego przychodzili na kontrolę do mieszkania. Jeśli zdecydujesz się na oddelegowanie księgowości do wirtualnego biura, to nie musisz już stresować się urzędnikami. Dodatkowo, na plus działa doświadczenie pracowników wirtualnego biura. Z uwagi na liczbę zarejestrowanych firm, mają częsty kontakt z kontrolerami i wiedzą, czego się spodziewać.

7. Prestiżowy adres

Firmy oferujące wirtualne biura bardzo często mają swoje siedziby w centrach dużych miast. Takie miejsce działa pozytywnie na postrzeganie firmy przez kontrahentów i klientów.

8. Sale konferencyjne do dyspozycji

Zaproszenie kontrahenta do nowoczesnej sali konferencyjnej lub dobrze urządzonego biura daje na start +10 do szacunku :) Większość wirtualnych biur pozwala korzystać z sal konferencyjnych i innych pomieszczeń biurowych. Jest to duża przewaga nad wynajęciem własnego, malutkiego biura.

9. Reklama firmy

Inną korzyścią rejestracji w wirtualnym biurze może być możliwość umieszczenia logo firmy w specjalnie przystosowanym do tego miejscu w biurowcu jak i na stronie internetowej wirtualnego biura. Dzięki temu klienci, którzy przewijają się codziennie w biurowcu będą mogli zapoznać się z Twoją firmą. Taka reklama może być korzystna ale i nie musi. Przykładowo Gold Place stawia na dyskrecję i nie umieszcza żadnego logotypu (nawet swojego) w obrębie biurowca.

10. Migracja podatkowa

Choć decentralizacja w Polsce jest na niskim poziomie, to mimo wszystko urzędy skarbowe w niektórych miastach mają wybitnie złą opinią. Skorzystanie z wirtualnego biura pozwala migrować do innego miasta i uwolnić się od nieprzyjaznych urzędników.

Wady wirtualnego biura

Po licznych zaletach wirtualnego biura przyszła pora na opisanie wad. Nie ma ich wiele, ale jeśli jakieś znajdziesz to śmiało wpisz w komentarzu pod artykułem. Tak samo zachęcam do opisania swoich pozytywnych doświadczeń z wirtualnymi biurami. Internet jest pełen hejtu, dlatego warto dzielić się dobrymi opiniami.

1. Biuro czynne w określonych godzinach

Każde wirtualne biuro pracuje w określonych godzinach. Odpadają więc nocki w biurze czy spotkania o niestandardowych porach. Musisz określić sam, jak duże jest to dla Ciebie utrudnienie.

2. Warunki współpracy

Większość wirtualnych biur ma w regulaminie współpracy konkretne warunki dotyczące usług. Przykładowo może to być wysyłanie odebranej poczty tylko raz w tygodniu, odsyłanie określonej ilości faksów i odbieranie określonej liczny telefonów miesięcznie. Czasem wszystko zależy od rodzaju wykupionego abonamentu. Przejście na wyższy pakiet nie będzie problemem, ale w przypadku rozrastania się firmy musisz dokonać obliczeń opłacalności.

3. Prestiż

Prestiż biura to miecz obosieczny. Tak jak możesz podnieść atrakcyjność firmy poprzez wynajem biura w centrum dużego miasta, tak też możesz wiele stracić, jeśli wybierzesz ofertę firmy-krzak, mieszczącej się w jednym pokoju w małej miejscowości. Granica pomiędzy oszczędzaniem a skąpstwem jest bardzo cienka.

4. Zmienność prawa

Od początku 2017 roku urzędy skarbowe robią wszystko, aby uprzykrzyć życie uczciwym przedsiębiorcom. Jak już wspomniałem, wirtualne biura są w pełni legalne i tylko skorzystanie z małych, podejrzanych ofert może grozić niebezpieczeństwem. Aby zminimalizować tę wadę, warto wybierać oferty dużych, doświadczonych firm. Pomocne będzie również sprawdzenie jaki termin wypowiedzenia umowy oferuje biuro, aby w razie czego móc szybko rozwiązać umowę.

Wirtualne biuro Gold Place - sala konferencyjna
Wirtualne biuro Gold Place – sala konferencyjna

 

Co warto sprawdzić przed podpisaniem umowy na wirtualne biuro

Pomimo przewagi zalet nad wadami, przed podpisaniem umowy powinieneś dokładnie sprawdzić wirtualne biuro. Na co musisz zwrócić uwagę przy wyborze wirtualnego biura:

  • Lokalizacja, standard budynku i biura – lokalizacja wpływa na prestiż, standard budynku na postrzeganie firmy, natomiast standard biura może mieć znaczenie dla Urzędu Skarbowego. Odmowy rejestracji firm, o których przeczytałeś w sieci dotyczyły skrajnych przypadków. Przykładowo biuro mieściło się w piwnicy starej kamienicy, bez okna. Warto przed podpisaniem umowy wybrać się obejrzeć biuro lub chociażby poprosić o zdjęcia.
  • Czy firma posiada prawo własności do oferowanego lokalu – w firmach o sporym doświadczeniu rzecz nie do pomyślenia, ale przy okazji małych biur warto sprawdzić.
  • Doświadczenie – im większe biuro z większą liczbą klientów, tym większe bezpieczeństwo. Małe firmy, które nie zdołają utrzymać się na rynku mogą upaść z dnia na dzień i sprawić Ci trochę problemów.
  • Personel – czy wiesz, ilu pracowników zatrudnia wirtualne biuro do obsługi firm? Jeśli jest to jedna osoba, to korzystanie z usług takiego biura może być ryzykowne.
  • Opinia o wirtualnym biurze – przed podpisaniem umowy sprawdź w sieci opinie aktualnych i byłych klientów. Oczywiście musisz brać poprawkę na wiarygodność anonimowych opinii pojawiających się na różnych forach. Nie mniej taka wiedza może uchronić Cię od niepotrzebnych rozczarowań.
  • Czas wypowiedzenia umowy – sprawdź, na jaki okres wirtualne biuro zwiąże się z Tobą i jak długo każe Ci być jego klientem po wypowiedzeniu umowy. Wirtualne biura to znak czasu, jeden z symboli przedsiębiorczości XXI wieku, dlatego tym bardziej powinno być elastyczne i wyrozumiałe.
  • Co-working – czyli przestrzeń do pracy stacjonarnej. Jeśli oprócz samego adresu będziesz potrzebował miejsca do pracy stacjonarnej, to sprawdź czy Twoje wirtualne biuro posiada przestrzeń co-workingową.

Niektórzy milionerzy na zachodzie rozpoczynali od “biura” w garażu, Ty masz do dyspozycji biuro wirtualne. Przy obecnej ingerencji państwa w biznes, stworzenie takiego muru ochronnego dla swojego biznesu może być w cenie. Bez względu na to, czy wybierzesz ofertę doświadczonego biura Gold Place w Warszawie, czy innego – mniejszego, pamiętaj, że najważniejsza w Twoim biznesie jest praca. To od niej zależy, gdzie będziesz i co osiągniesz.

Luk
Polub Luka

Luk

Wolnościowiec, bloger. Absolwent Uniwersytetu Ekonomicznego w Katowicach. Właściciel kilku portali internetowych. Pomaga młodym osobom rozpoczynającym karierę zawodową. Więcej ->
Luk
Polub Luka
Wirtualne biuro jako siedziba firmy – wady i zalety
2 votes, 5.00 avg. rating (66% score)
  • Piękne te biura. My mamy działalność w inkubatorze i też korzystamy czasem z podobnego rozwiązania. Jedynym, co mnie zastanawiało, to jak dodać taką “firmę” do Google Maps – trzeba przecież podać adres. Dopytałem o to specjalistkę z Google na Internetowych Rewolucjach. Okazało się, że korzystanie z biura inkubatora nie jest przeszkodą i można spokojnie zgłosić się do Map.

  • Super! W mojej sytuacji e-biuro rozwiązałoby wiele problemów, a po tym artykule wiem, jak podejść do szukania swojej “siedziby” ;)