VAT czynny – ile trwa rejestracja i jak zaoszczędzić 153 zł

vat czynny

Z nowym rokiem weszły przepisy, które znacznie, naprawdę znacznie wydłużają rejestrację przedsiębiorcy jako czynnego vatowca.


Jeśli otworzyłeś firmę i zastanawiasz się ile trwa rejestracja VAT, to mam dla Ciebie dwie wiadomości: dobrą i złą. Zła wiadomość jest taka, że są miasta w Polsce w których czeka się prawie 3 miesiące. Dobra – mnie udało się załatwić sprawę vat-u w miesiąc. Być może Ty dasz radę jeszcze szybciej?

Z tego artykułu dowiesz się:

  • jak wypełnić wniosek VAT-R,
  • ile trwa rejestracja VAT i dlaczego tak długo,
  • jak przyspieszyć rejestrację,
  • ile kosztuje rejestracja VAT,
  • jak zmniejszyć koszt potwierdzenia zarejestrowania do vat o 90%.

Z końcem marca wyszedłem z Akademickich Inkubatorów Przedsiębiorczości, a na początku kwietnia założyłem wraz ze wspólniczką spółkę z o.o.. O zakładania spółki napisałem osobny artykuł, gdyż jest to temat rzeka. Nie zdradzając szczegółów napiszę tylko, że nie taki diabeł straszny jak go malują. Poniżej opisuję procedurę zostania vatowcem, która jak się okazało była w całej procedurze zakładania spółki najbardziej stresogenna i czasochłonna. Nie mniej wszystko dobrze się skończyło, więc spokojnie.

Jak wypełnić wniosek VAT-R

Jeśli musisz lub chcesz zostać płatnikiem podatku VAT, to Twoim obowiązkiem jest udać się do Urzędu Skarbowego aby oddać formularz zgłoszeniowy VAT-R. W tym miejscu musisz wiedzieć, że:

  1. Od 2017 roku limit obrotów firm zwolnionych z VAT to 200.000 złotych.
  2. Od końca 2016 nowe firmy nie mają możliwości płacenia VAT kwartalnie (raz na 3 miesiące). Jest to super opcja, niestety dostępna dla firm z przynajmniej rocznym stażem.
  3. Istotna jest wersja formularza VAT-R. Przeważnie na początku roku wychodzi nowy, którego wersję zaznacza się w nawiasie. W 2017 roku obowiązuje formularz VAT-R(13) do pobrania tutaj.
  4. Od 2016 roku urzędem właściwym dla celów rozliczania się z podatku VAT jest urząd właściwy ze względu na Twoje miejsce zamieszkania (w przypadku działalności gospodarczej) lub miejsce siedziby (w przypadku spółki).
  5. Od 2015 roku po przedłożeniu formularza, nie musisz brać z Urzędu Skarbowego płatnego potwierdzenia zgłoszenia rejestracji jako płatnik VAT. Jest to dosyć istotne, ponieważ takie potwierdzenie kosztuje 170 złotych.

Rubryka B – dane podatnika

Prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą jesteś osobą fizyczną i podajesz informacje oznaczone dwoma gwiazdkami (**). W przypadku spółki zaznaczasz kwadracik podatnik niebędący osobą fizyczną i podajesz dane firmowe.

Rubryka C.1 – okoliczności określające obowiązek podatkowy

W tej rubryce jest kilkanaście podpunktów, w których znajdują się informacje z kwadracikami do zaznaczenia. Przy każdym jest napisane czego dotyczą i większość z łatwością zakreślisz lub wykluczysz. Problem mogą sprawić:

  • pozycja 27 – zaznacza ją podatnik, który nie prowadzi firmy.
  • pozycja 29 – zakreślasz wówczas, gdy podczas rozpoczynania działalności gospodarczej nie posiadasz prawa do zwolnienia z VAT. Brak prawa do zwolnienia dotyczy firm, które:
    – osiągnęły wysokość obrotów przekraczającą ustawowy wymóg,
    – dokonują importu usług,
    – dokonują wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów,
    – dokonują dostawa towarów, dla której podatnikiem jest ich nabywca,
    – dokonują dostaw:
    * wyrobów z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali,
    * towarów opodatkowanych podatkiem akcyzowym, z wyjątkiem energii elektrycznej (PKWiU 40.10.10) i wyrobów tytoniowych w rozumieniu przepisów o podatku akcyzowym,
    * nowych środków transportu,
    * terenów budowlanych oraz przeznaczonych pod zabudowę,
    * świadczeń usług prawniczych oraz usług w zakresie doradztwa, a także usług jubilerskich.
  • pozycje 30, 31 i 32 – zaznaczasz, jeśli posiadasz prawo do zwolnienia z VAT w określonych przypadkach i nie chcesz być vat-owcem. W takim przypadku nie musisz nawet wypełniać VAT-R, choć ustawodawca daje taką możliwość (uzyskasz status zwolnionego z vat i będziesz mógł wystawiać FV zamiast rachunków).
  • pozycja 33 – zaznaczasz, jeśli posiadasz zwolnienie z VAT (np. ze względu na wysokość obrotów), ale z niego zrezygnowałeś ponieważ chcesz zostać VAT-owcem,
  • pozycja 34 – jw., tylko dotyczy rolników ryczałtowych,
  • pozycja 35 – zaznaczasz, jeśli utraciłeś zwolnienie z VAT czyli przekroczyłeś wysokość obrotów (200.000 zł),
  • pozycje 36 i 37 – dotyczą podatnika który opłaca VAT w innym kraju unijnym a towar nim opodatkowany wysyła do Polski,
  • pozycja 38 – data, którą należy wpisać to data zaistnienia warunku który wybrałeś. W moim przypadku, chciałem jak najszybciej rozpocząć sprzedaż, dlatego datą był dzień następny po dniu zgłoszenia formularza VAT-R.
  • pozycja 39 – dotyczy metody kasowej, czyli korzystnej dla firm które dają faktury z długim terminem płatności. Polega ona na tym, że płacisz podatek VAT dopiero wówczas, gdy otrzymasz pieniądze od kontrahenta. Metoda kasowa nie jest dostępna dla osób korzystających z księgowości internetowej. Ma też swoją wadę – trzeba pilnować kiedy dostało się pieniądze od kontrahenta, oraz minus – ta sama zasada dotyczy księgowania faktur zakupowych. Ja nie skorzystałem z tej możliwości, więc nie zaznaczyłem nic w pozycji 39 ani w pozycjach 40-43.
  • pozycja 44 – zaznaczasz, jeśli chcesz płacić VAT kwartalnie. Na początku wybrałem tę opcję, ale potem w okienku US powiedziano mi, że od kilku miesięcy ta możliwość jest niedostępna dla nowych firm… Mogę to zmienić po roku prowadzenia spółki.
  • pozycja 47 – 49 – dotyczy usług taksówkarskich (punkty 1 i 2) oraz importu i wytwarzania złota (punkty 3 i 4).

Rubryka C.2 – informacje dotyczące składania deklaracji

  • pole VAT-7  – zaznacz jeśli chcesz (lub jeśli musisz, czyli zakładasz nową spółkę lub DG) rozliczać się co miesiąc,
  • pole VAT-7K – zaznacz, jeśli chcesz (oraz możesz, czyli po roku od założenia spółki lub DG) rozliczać się co kwartał,
  • pole VAT-8 – odnosi się do tych, którzy nie muszą składać żadnej z wymienionych deklaracji. Np. importerzy towarów z Unii Europejskiej,
  • pole VAT-12 – dotyczy taksówkarzy, którzy w części C.1 wybrali opodatkowanie w formie ryczałtu.
  • pozycja 54 – 57 – określasz od kiedy będziesz się rozliczał z VAT. Jeśli kwartalnie, to piszesz bieżący kwartał, jeśli miesięcznie, to bieżący miesiąc. Ja zacząłem działalność w kwietniu, zatem zaznaczyłem “04/2017”. Gdybym mógl kwartalnie, to zaznaczyłbym “II/2017”. Jeden kwartał to 3 miesiące ;)

Rubryka C.3 – informacje dotyczące wykonywania transakcji wewnątrzwspólnotowych

  • punkt 58 – zaznacz jeśli planujesz wewnątrzwspólnotową dostawę/nabycie towarów lub import/eksport usług, czyli np. masz klientów spoza Polski lub np. działasz w zagranicznych programach partnerskich.
  • punkt 59 – zaznacz, jeśli nie jesteś płatnikiem VAT ale kupujesz produkty na terenie krajów unijnych,
  • punkt 60 – zaznacz, jeśli nie jesteś płatnikiem VAT ale chcesz importować/eksportować usługi opodatkowane VAT.
  • punkt 61 – data taka, jak w pozycji 38, chyba że planujesz znacznie późniejszy termin.

Rubryka D – wniosek o potwierdzenie zarejestrowania podmiotu jako podatnika VAT

  • punkt 64 – zaznacz tak lub nie. Tak oznacza zapłacenie 170 złotych przy składaniu formularza. Mnie potrzebna była informacja z US, że jestem czynnym vat-owcem, ale przez przypadek zaznaczyłem “nie”. Co jak się później okazało było strzałem w dziesiątkę, ale o tym za moment.

Pamiętaj, że zmianę danych w VAT-R musisz zgłosić do 7 dni w Urzędzie Skarbowym. W tym celu wypełnisz ponownie formularz zaznaczając na początku okienko, że jest to aktualizacja danych.

Ile trwa rejestracja VAT i dlaczego tak długo

Do końca 2016 roku było, można by rzec – normalnie. Zakładałeś firmę, składałeś w US w/w formularz i byłeś obligatoryjnie VAT-owcem. Obecnie, po nowelizacji ustawy przez rząd PiS, kontrolerzy skarbowi muszą ręcznie zweryfikować Twoją wiarygodność. Mówiąc wprost – już na starcie jesteś (przez polityków) traktowany jak potencjalny bandyta i złodziej. Dlatego biuro Twojej firmy odwiedzi inspektor Urzędu Skarbowego i sprawdzi, czy faktycznie prowadzisz tam działalność.Gdzie leży problem? Ano teoretycznie skarbówka ma na to 30 dni, ale już pojawiły się informacje, że owe 30 dni są kwestionowane przez fiskusa. I ludzie czekają po 2-3 miesiące na wpisanie na listę czynnych vatowców.

Karuzele podatkowe

Politycy postanowili walczyć z oszustwami na VAT, zwanymi też karuzelami podatkowymi. Natknąłem się na prześmieszny plakat w Urzędzie Skarbowym, który głosił: “sprawdź z kim współpracujesz, bo też możesz zostać przestępcą”. I tak jest w rzeczywistości. Znane są przypadki upadku firm tylko dlatego, że kiedyś tam kupiły lub sprzedały coś firmie, która okazała się oszustwem. Od teraz każdy przedsiębiorca, zanim podejmie współpracę z kontrahentem musiałby go sprawdzić. Jak i gdzie? Tego już skarbówka nie podaje. Znane są oczywiście rejestry dłużników, jak np. baza BIG, gdzie możesz sprawdzić swojego kontrahenta. Ale czy to wystarczy?

Jak przyspieszyć rejestrację VAT

Aby zostać czynnym vatowcem musisz:

  1. wypełnić i złożyć w Urzędzie Skarbowym formularz VAT-R,
  2. przejść pozytywnie weryfikację Twojego biura przez inspektora US,
  3. zaczekać na wpis na listę vat-owców czynnych.

Kiedy złożyć formularz VAT-R?

Polecam zrobić to w ten sam dzień, w którym założyłeś działalność lub uzyskałeś potwierdzenie z KRS o zarejestrowaniu spółki. Im szybciej tym, lepiej.


Jak przyspieszyć wizytację inspektorów US?

Przy składaniu wniosku, pan w okienku nie był w stanie powiedzieć kiedy ktoś odwiedzi moje biuro ani czy się ze mną skontaktuje przed przybyciem. W praktyce mogłem więc być akurat poza biurem i co wówczas?

Po tygodniu oczekiwania na inspektora zacząłem tracić cierpliwość. Postanowiłem zadzwonić do mojego Urzędu Skarbowego z… prośbą o kontrolę. Po czterech przekierowaniach udało mi się porozmawiać z działem kontroli. Umówiłem się na wizytację jeszcze tego samego dnia. Czy jakbym zadzwonił wcześniej, to kontrolerzy przyszliby szybciej? A gdybym w ogóle nie zadzwonił?

Jak wygląda kontrola firmy przy VAT-R?

Przyszły do biura dwie Panie z formularzem i zadały kilkanaście pytań. Pytania dotyczyły m.in. tego, jak często będziemy użytkować biuro, czy będziemy w nim przyjmować kontrahentów, czy będziemy mieć oznaczenie miejsca prowadzenia firmy (tabliczka na drzwiach, przed budynkiem) itp. Na koniec poprosiły o kopię umowy najmu. Trwało to może z 20 minut.

Gdzie sprawdzić czy jest się czynnym VAT-owcem?

Panie z US były u mnie w piątek, więc myślałem że w poniedziałek, ewentualnie we wtorek pojawimy się w systemie. Na tej stronie sprawdzałem status (wystarczy wpisać NIP). Gdy w piątek (7 dni po wizytacji) nie byliśmy oznaczeni jako vatowcy, zacząłem ponownie tracić cierpliwość.

Jak przyspieszyć wpisanie na listę czynnych vat-owców?

Po 7 dniach od kontroli zadzwoniłem do skarbówki z pytaniem, kiedy możemy spodziewać się wpisania firmy na listę czynnych vat-owców. Pani po drugiej stronie odpowiedziała, że mają na to miesiąc, ale że może to potrwać krócej. I tak minęło kolejnych 7 dni, czyli już 14 od wizyty Pań w biurze. Interesowało mnie czy wszystko jest w porządku. Wiecie, podczas wizyty nasze biuro mogło nie spodobać się paniom i mogły uznać że nie nadajemy się do VAT ;) Tylko to chciałem wiedzieć. Zwłaszcza, że przy oględzinach nie usłyszałem ani wszystko w porządku ani oj to nie przejdzie. Jest to dosyć istotne, ponieważ prawo nie zabraniało mi wystawiać faktur (co też czyniłem).

Część moich kontrahentów, którzy nie chcieli zaświadczenia że jestem czynnym VAT-owcem mogłaby nie odzyskać zapłaconego VAT-u. Zadzwoniłem więc ponownie do urzędu, a jako że za każdym razem mówiłem nazwę spółki, więc Pani już mnie kojarzyła. W słowach szczerości oznajmiła, że wprowadzenie notatki z oględzin nie trwa tak szybko (14 dni = szybko). Skierowała mnie do innego działu, ale tamtejszy telefon nie odpowiadał (pomyślałem, że może właśnie masowo wprowadzają notatki i nie mają czasu odebrać ;) We wtorek z samego rana poszedłem do urzędu, aby zapytać o naszą sprawę. Okazało się, że od poniedziałku popołudnia widniejemy w systemie.

Nie mogę powiedzieć na 100%, czy to mój sposób upominania się okazał się skuteczny, czy po prostu tyle czasu trwała standardowa procedura. Jestem jednak pewny, że następnym razem postąpiłbym tak samo i nie czekał bezczynnie. Kilkanaście miesięcy temu miałem podobny problem z otrzymaniem odpisu stowarzyszenia z KRS. Telefony z prośbą o pilne załatwienie sprawy pomogły.

Ile kosztuje rejestracja VAT?

Rejestracja do VAT jest darmowa, ale tylko wówczas, gdy nie chcemy dostać potwierdzenia. Potwierdzenie jest jednak bardzo często potrzebne, aby udowodnić kontrahentom że jest się czynnym vatowcem. Co dziwne, bo działa przecież system elektroniczny online, gdzie firma sama sprawdzić czy podmiot jest vatowcem, czy nie. Nie mniej ja również potrzebowałem takiego dokumentu z pieczątką urzędnika. Jak już wspomniałem wcześniej, zapomniałem we wniosku zaznaczyć, że chcę otrzymać potwierdzenie. W toku przemyśleń co począć z tym fantem, przypomniało mi się, że prowadząc kiedyś jednoosobową działalność gospodarczą wnioskowałem o zaświadczenie i na pewno nie kosztowało ono 170 złotych…

Jak zmniejszyć koszt potwierdzenia zarejestrowania do VAT o 90%?

Zaznacz kwadracik “nie” we wniosku VAT-R w pozycji 64, gdzie mowa o chęci uzyskania potwierdzenia zarejestrowania jako podatnika VAT. Po zarejestrowaniu, gdy już wiesz, że jesteś vatowcem, zawnioskuj o zaświadczenie o byciu czynnym vatowcem. Formularz dostaniesz w swoim urzędzie w okienku “zaświadczenia”.

Gdy udałem się do fiskusa aby dostać zaświadczenie o byciu czynnym płatnikiem VAT, pani w okienku powiedziała, że przecież nie chciałem potwierdzenia i że musiałbym zapłacić 170zł. Wytłumaczyłem, że nie chcę potwierdzenia, tylko zaświadczenie, które kosztuje 17 zł (opłata skarbowa) i można je otrzymać w każdej chwili :) Skierowała mnie do okienka obok. Na zaświadczenie czekałem 24h, oszczędzając 153 złote.

Przeczytaj też:

Luk
Polub Luka

Luk

Wolnościowiec, bloger. Absolwent Uniwersytetu Ekonomicznego w Katowicach. Właściciel kilku portali internetowych. Pomaga młodym osobom rozpoczynającym karierę zawodową. Więcej ->
Luk
Polub Luka
VAT czynny – ile trwa rejestracja i jak zaoszczędzić 153 zł
9 votes, 5.00 avg. rating (90% score)
  • Patryk Kłopocki

    Niby chcieli zrobić ułatwienia dla przedsiębiorców, a niestety nie ma żadnych ułatwień, a same utrudnienia :( Obecne przepisy związane z podatkiem VAT są złe. Zamiast ułatwić, to utrudniają ludziom zakładanie i prowadzenie firm :( Już nie mówiąc o składkach ZUS, które są duże :( W Niemczech lepiej prowadzić firmę niż w Polsce, bo tam szybko można założyć firmę i nie ma aż takich utrudnień, jak tutaj.
    Pozdrawiam,
    Patryk

    • Luk

      W Czechach jeszcze łatwiej i taniej :) W Polsce najkorzystniej prowadzić spółkę z o.o. lub fundację, ale to temat na inny wpis.

  • Izydorrr

    Genialne :) Polak potrafi hehe

  • Luk

    Zależy jaką datę wpisałeś w pozycji 38. Ja wpisałem dzień następny po dniu złożenia deklaracji.

    • Ja właśnie jestem w tej samej sytuacji. Pod koniec maja złożyłem VAT-R, ale działalność prowadzę od 2 lat. Datę wpisałem od 1 czerwca 2017 (kilka dni po złożeniu VAT-R). Musiałem już wystawić fakturę VAT (2 czerwca), inaczej bym nie miał co jeść. Rozumiem, ze jeśli nie dostanę odmowy, to raczej nie muszę się martwić?

  • Kulek

    Świetne rady, już nie długo na pewno skorzystam :), a jak wygląda sytuacja z funkcjonowaniem restauracji jeszcze przed kontrolą i rejestracją? Czy mogę “normalnie funkcjonować” tzn. nabijać na kasę fiskalną? Przy otwarciu będzie zależeć mi na czasie, więc każdy dzień jest dla mnie istotny :)