Otwarcie kawiarni i restauracji – kolejność wykonywania działań

otwarcie kawiarni

Po którymś z kolei pytaniu jak otworzyć restaurację postanowiłem opisać proces otwarcia kawiarni / restauracji na blogu. Przed Wami harmonogram otwarcia lokalu gastronomicznego.

1. Sny o milionach

Gdy w Twojej głowie narodzi się pomysł aby otworzyć knajpę, najchętniej zrobiłbyś wszystko w 24h. Z każdą inicjatywą jest tak, że na początku zaangażowanie i zapał są największe. Wykorzystaj je dobrze i zrób badanie rynku. Twoje wyobrażenia o kawiarni mogą znacząco różnić się od tego, czego oczekują mieszkańcy.

Najważniejszą sprawą przy otwarciu kawiarni lub restauracji są… pieniądze. Jeśli masz odpowiedni zapas gotówki to bardzo dobrze. Jeśli nie masz i dopiero kombinujesz skąd by tu wziąć pieniądze na biznes, to masz do wyboru:

  1. Dotację z UE (do 40.000zł) – przeczytaj artykuł
  2. Dotację z Urzędu Pracy (do 25.000zł) – sprawdź jak pozyskać
  3. Kredyt na otwarcie firmy (do 350.000zł)

W przypadku kredytu możesz rozważyć wzięcie jedynej na rynku dotacji zwrotnej dla osób  rozpoczynających działalność gospodarczą z IDEA Banku. Jeśli chcesz uzyskać więcej informacji to wypełnij wniosek online (wystarczy, że podasz e-mail, nr telefonu i Twój NIP) i czekaj na telefon od przedstawiciela banku. Wypytaj go o wszystko, to nic nie kosztuje.

Drugą najważniejszą zasadą przy otwieraniu działalności jest znalezienie potrzeby, która nie jest zaspokojona. Czyli budowanie restauracji pod oczekiwania klientów. Tymczasem wiele osób (też tak miałem!) robi zupełnie coś odwrotnego – zakłada lokal (tworzy produkt), na który nie ma zapotrzebowania. Lub jest tak niszowy, że się nie opłaca. Nie popełnij tego błędu.

2. Co Ty wiesz o prowadzeniu knajpy?

Rozpoczynanie interesu w branży o której nie ma się zielonego pojęcia to standard. Jeśli chcesz przetrwać, nie możesz być jak większość. O ile masz wiedzę, pracowałeś wcześniej w gastro, to nie ma problemu. W każdym innym wypadku idź na szkolenie menedżer gastronomii albo przyjmij się gdzieś jako pomoc kuchenna. Nawet za darmo. Kup kilka z 13 książek, które manager restauracji musi przeczytać i załóż konto na portalu gastronomicznym. Zdobycie know-how to kolejna najistotniejsza sprawa.

3. Namierz hurtownie gastronomiczne

Wiesz co chcesz oferować w swojej knajpie, więc szukaj dostawców i proś o oferty handlowe. Uderz do hurtowni gastronomicznych i bezpośrednio do producentów. Kontaktuj się z co najmniej dwoma firmami konkurencyjnymi w danej dziedzinie. Jak zaoszczędzić przy takiej współpracy opisałem w artykule 11 sposobów na zmniejszenie kosztów w firmie. Dane jakie uzyskasz będą konieczne do napisania dobrego biznesplanu.

4. Napisz biznesplan restauracji / kawiarni

Gdy będziesz już widział, jaki lokal chcesz otworzyć, zajmij się marketingiem. Nazwa, logo, wystrój, menu – wszystkie teoretyczne zagadnienia zamień w tekst i grafikę. Pomyśl, lub jeśli otwierasz kawiarnię w kilka osób, to zróbcie burzę mózgów.

Następnie przygotuj biznesplan. Ma on odpowiedzieć na pytania: kto, co jak i za ile. Musisz zawrzeć w nim wszystkie koszty i przewidywane przychody. Polecam zwykłego Excela, abyś mógł w dowolnej chwili edytować i zmieniać plik. Polecam przeczytać artykuł o tym jak oszacować wielkość sprzedaży, co przyda Ci się podczas pisania biznesplanu.

5. Stwórz harmonogram otwarcia lokalu

Gdy marzenia stają się już namacalne, stwórz harmonogram. Kup sobie notatnik albo zrób zapiski w smartfonie. Twój harmonogram ma zacząć się od znalezienia lokalu a zakończyć na otwarciu wymarzonej knajpy, restauracji czy co tam zamierzasz. Kolejne podpunkty mojej wyliczanki pozwolą Ci napisać swój plan.



Gdy otwierałem knajpę, pewna starsza osoba dała mi złotą radę: “każdego dnia musisz zrobić coś”. Tego się trzymaj. Przyjdą gorsze dni, być może załamanie, odezwie się leń, choroba… To wszystko nie może Cię pokonać! Każdego dnia musisz zrobić coś, aby posunąć się do przodu.

6. Znajdź idealny lokal pod restaurację

Znalezienie idealnego miejsca pod lokal to megaważna sprawa. Jak każda z resztą:) Poszperaj w internecie po portalach ogłoszeniowych, wybierz się na spacer pooglądać “lokale do wynajęcia”, popytaj wśród znajomych kto plajtuje. 

Najlepsze lokale znajdują się na parterze, przy głównych traktach i mają duże witryny. Takich szukaj w pierwszej kolejności. Jeśli nie skończyłeś technikum budowlanego ani nie jesteś złotą rączką, to na oględziny zabieraj kogoś ze sobą. Cenę za lokal zawsze negocjuj. Poproś o obniżenie czynszu na czas remontu.

Przed podpisaniem umowy koniecznie musisz się upewnić, czy lokal nadaje się do prowadzenia gastronomii! Możesz w tym celu zaprosić na wizytację specjalistę ds. HACCP. Na co zwrócić uwagę przy wynajmowaniu lokalu pod gastronomię przeczytasz w tym artykule.

Najkorzystniej wynająć lokal od właściciela z pominięciem agentów nieruchomości i opłacania prowizji. Niekiedy jednak trudno go znaleźć, a agenci rzecz jasna nie zdradzą Ci tej informacji. Z pomocą przychodzą księgi wieczyste nieruchomości, w których znajdują się dane właścicieli.

Księgę wieczystą nieruchomości możesz przejrzeć na stronie Ministerstwa Finansów – link. Aby ją znaleźć musisz znać numer księgi. Zdobędziesz go udając się do Wydziału Geodezji w Starostwie Powiatowym. Za opłatą uzyskasz tam wyrys z mapki z numerem działki. Możesz też wpisać adres interesującej Cię nieruchomości na portalu Znajdzksiege.pl i w ten sposób zdobyć nr księgi. Usługa jest płatna 29 złotych, właściciel pisze że ma dane 80% ksiąg.

Na sam koniec pamiętaj o napisaniu umowy najmu tak, aby zabezpieczyć swoje interesy. Napisałem o tym osobny artykuł.

7. Załóż firmę!

Przed otwarciem firmy możesz myśleć o własnej kawiarni przez całe życie, ale po otwarciu musisz działać szybko. ZUS nie będzie czekał aż zaczniesz zarabiać. Gdy będziesz już miał upatrzona miejscówkę na lokal, umów termin podpisania umowy “na za 3 dni”, a przez ten czas załatw formalności. Zapoznasz się z nimi w artykule Jak założyć firmę, w którym opisałem założenie działalności gospodarczej krok po kroku.

Następnie musisz wybrać formę opodatkowania i postarać się o REGON. Przeczytaj artykuł na temat podatków w gastronomii i podejmij właściwe decyzje. Poszukaj dobrej księgowej (jednoosobowe firmy są rozliczane już od 100zł/m-c). Potem zostanie jeszcze odwiedzić ZUS.

Zaraz po otwarciu firmy załóż konto firmowe w banku. Zapoznaj się z unikatową ofertą FIRMA TO JA w Idea Banku lub przejrzyj listę najlepszych kont firmowych, złóż wniosek online i zaczekaj na kuriera, który przybędzie z umową.

W ten sam sposób możesz sprawdzić najlepszą ofertę na telefon dla firmy. Przejrzyj ranking sieci komórkowych i wybierz najlepszą. Warto skorzystać z rankingu kont firmowych i abonamentów, aby nie tracić czasu na chodzenie po bankach i operatorach.

Gdy planowałem otwarcie knajpy, w moim mieście były 2-3 dobre lokale. Widziałem lukę i chciałem ją zapełnić. Od tego momentu, do otrzymania dotacji minie 14 miesięcy. W tym czasie w mieście powstało 6 nowych, dobrych lokali. Niech to będzie dla Ciebie nauczką.

8.Zbuduj strategię promocji lokalu

Masz firmę, podpisz umowę na lokal i od razu weź się za reklamę. Zacznij od przeczytania artykułu o promocji lokalu gastronomicznego, gdzie znajdziesz triki i know-how. Tutaj wspomnę tylko o najważniejszym. Szyld nad drzwiami to podstawa – zamawiasz go przed remontem! Ma wisieć przez cały czas trwania prac. Dodatkowo możesz powiesić baner z tekstem typu “Tu powstaje prawdziwie włoska knajpa w mieście, wkrótce otwarcie!”. Nie lekceważyć tego.

9. BHP, GMP, GHP, HACCP i inne

Przed remontem musisz zaprosić do siebie firmę, która wyczaruje Ci dokumenty wymagane przez Sanepid do odbioru lokalu. I da cenne wskazówki co do zagospodarowania knajpy. Firmę specjalizującą się w tych sprawach w Twojej miejscowości znajdziesz w bazie firm gastronomicznych na Managero.pl. Jeśli nie będzie tam Twojego miasta, to napisz na kontakt(@)managero.pl.

Najlepiej zaprosić dwie firmy, gdyż jedna może chcieć Cię naciągnąć na niepotrzebne szkolenia BHP czy zrobienie HACCP, gdy na przykład potrzebujesz tylko GMP/GHP. Więcej w tym temacie przeczytasz w artykule HACCP w gastronomii – 50 pytań i odpowiedzi.

Musisz też znaleźć projektanta, który naszkicuje Ci projekt technologiczny – o ile wcześniej nie było tam gastronomii. Teoretycznie możesz to zrobić samemu. Teoretycznie możesz taki dokument wyciągnąć od właściciela budynku. Teoretycznie Sanepid może w ogóle o to nie prosić (gdy np. wcześniej była już tam knajpa). Projektanta również znajdziesz we wspomnianej bazie firm.


Na tym etapie niegłupim pomysłem jest udanie się do Twojego Sanepidu, namierzenie inspektora odpowiedzialnego za Twój rejon i podpytanie o wszystko. Chcesz mieć spokój i nie żal Ci paru kafli? Jeśli jakimś cudem nie zaproponują Ci tego sami, to popytaj o “polecane firmy i osoby”. Skorzystaj.

Jeśli w Twoim lokalu była wcześniej prowadzona działalność gastro, to umów się na kawę z poprzednim wynajmującym. Może ma Ci coś do odsprzedania ze sprzętów? Nie wiadomo, ale na pewno jest w posiadaniu dokumentów dla Sanepidu. Te również są w cenie;)

10. Opracuj wyposażenie gastronomii

Wiedząc już, co będziesz musiał zakupić, znając przyszłe menu i wystrój, zrób listę wyposażenia koniecznego do zakupu. Pomoże Ci w tym artykuł o wyposażeniu knajpy za 27tys złotych, gdzie dokładnie opisałem moje zakupy, a także artykuł Jaki ekspres do kawy kupić?, w którym znajdziesz listę i porady dotyczące zakupu ekspresu do kawiarni.

Ciekawym rozwiązaniem dla osób nie posiadających wystarczającej gotówki na start jest leasing urządzeń gastronomicznych. Jest to dobra alternatywa dla kredytów, których banki nie chcą udzielać początkującym przedsiębiorcom. Leasing otrzyma praktycznie każdy, wiąże się to również z oszczędnościami: czynsz w leasingu stanowi w całości koszt uzyskania przychodu a VAT można odliczyć w 100%. Minusem jest to, że leasing musi trwać 2 minimum lata.

Po więcej informacji odsyłam do doradcy. Wystarczy wypełnić wniosek online (imię i nazwisko, nr telefonu i e-mail) i czekać na zgłoszenie konsultanta.

11. Remont lokalu pod restaurację / kawiarnię

Gdy już wiesz co, gdzie i jak ma być rozstawione, to zaczynasz remont. Sporo osób decyduje się na samodzielną pracę. Przy okazji można się bawić i integrować załogę:) Poważniejsze akcje możesz oczywiście zlecić firmie budowlanej. Gdy pył powoli zacznie opadać, zabierz się za kupowanie wyposażenia.

12. Odbiór lokalu przez Sanepid

Remont zbliża się ku końcowi? Pora na ocenę prac. Zleć badanie wody i badania pracowników, a następnie idź do PSSE i zgłoś lokal do odbioru. Jeśli chcesz, żeby wszystko się udało, to dokładnie przeczytaj mój artykuł o kontroli Sanepidu. I zastosuj się!

13. Złóż zamówienie w hurtowni gastronomicznej

Między kuciem, szpachlowaniem i malowaniem masz czas na zakupy gratów i towaru. W trzecim punkcie obcykałeś sobie dostawców, teraz tylko zamawiasz towar.

14. Zdobądź koncesję na alkohol

Brak alkoholu w knajpie to jak brak kawy w kawiarni. Więc jeśli nie chcesz być wyjątkiem, to musisz zacząć starać się o pozwolenie. Przed wizytą Pani z Sanepidu zadzwoń do Urzędu Miasta i zapytaj co trzeba zrobić, żeby dostać koncesję. Jakie są koncesje, ile się płaci i co ja musiałem zrobić, przeczytasz w artykule o znamiennym tytule Od proboszcza do prezydenta. Każde miasto ma inne zasady więc zadzwoń do Urzędu. Podstawowy wymóg do otrzymania koncesji to oczywiście odbiór lokalu przez Sanepid.

15. Praca w gastronomii – selekcja

Gdy koncesja w drodze, pora na zatrudnienie pracowników. Oczywiście jeśli nie dacie sobie rady sami. Dlatego gdybyś kogoś szukał, to zapoznaj się z artykułem o tym, kto powinien stać za barem – część 1 i część 2. A jeśli masz firmę od co najmniej pół roku, to polecam zaopatrzyć się w stażystę. Aby znaleźć specjalistów, wejdź na portal Managero.pl i nadaj ogłoszenie o naborze pracowników.

16. Muzyka – z ZAIKS czy bez?

O ile nie zakładasz knajpy dla głuchoniemych, to będzie Ci potrzebne radio albo inny sprzęt grający. A jak już mowa o sprzęcie grającym, to nieodłącznym elementem tychże są opłaty. Po 1 – abonament radiowo-telewizyjny.  Po 2 – ZAiKS, STOART, SPAV i inni dobrodzieje. Oba typy opłat można ominąć kupując płytę z muzyką Creative Commons i nie kupując telewizora ani radia. Specjalnie dla Ciebie napisałem spory artykuł jak ominąć ZAIKS. Polecam :)

17. Zabezpiecz się na przyszłość

Mądry Polak po szkodzie jak mówi znane powiedzenie. I faktem jest, że ludzie zaczynają się ubezpieczać dopiero wówczas, gdy spotka ich coś złego. A w lokalu może Cię spotkać kilka niemiłych wydarzeń: kradzież, zalanie, spalenie, bójki… Musisz być ubezpieczony na takie sytuacje i nie bać się o dobytek. Jedną z najtańszych opcji na rynku jest ubezpieczenie w AXA. Wypełnij wniosek online (imię i nazwisko i nr telefonu) i zaczekaj na kontakt od konsultanta. Wypytaj go o wszystko.

18. Show must go on!

Po otrzymaniu koncesji, skompletowaniu towarów i załogi, rozprowadzeniu ulotek (i innych działaniach reklamowych!!!), możesz z hukiem otwierać karczmę! Oczywiście po uprzednim wysłaniu mi zaproszenia na otwarcie;) Większość wniosków i wzorów dokumentów potrzebnych podczas otwierania lokalu znajdziesz TUTAJ.

Pomoc przy otwarciu lokalu

Jeśli oczekujesz profesjonalnej pomocy przy otwarciu lokalu, to zgłoś się przez poniższy link. Współpracuję z najlepszymi fachowcami z całej Polski.

TAK, chcę skorzystać z profesjonalnej pomocy

Luk
Polub Luka

Luk

Był szeregowym pracownikiem gastronomii, specjalistą ds. marketingu i właścicielem klubokawiarni. Dzieli się wiedzą i doświadczeniem z tymi, którzy otwierają lokal gastronomiczny. Pomaga młodym osobom rozpoczynającym karierę zawodową. Więcej ->
Luk
Polub Luka
Otwarcie kawiarni i restauracji – kolejność wykonywania działań
21 votes, 5.00 avg. rating (95% score)
  • Lena

    Dziękuję za ten artykuł Luk. Pozwolił mi pozbierać myśli :)

  • Kiedyś nam się marzyła własna restauracja, czy kawiarnia. W sumie cały czas z tyłu głowy ten pomysł gdzieś nam świta, ale w innych koncepcjach co chwilę. Niemniej wpis przydatny, dzięki!

    • Luk

      Siostry wszystko przed Wami :)

  • Becia

    Dzięki za przydatny artykuł. Luk pytanko: znalazłam lokal, chcę podpisać umowę i tak: gdzie się udać, żeby sprawdzić czy mi ten lokal przejdzie pod małą gastronomię? najperw do urzędu po wypisy i wyrysy czy do sanepidu, chcę żeby mi to ktoś najpierw zobaczył a zaczynam się już gubić, bo odsyłają mnie od Ajnasza do Kajfasza, pliss help…

    • Luk

      Najlepiej do firmy zajmującej się HACCP :)

  • Magdalena Kowalska

    spadł mi Pan z nieba :) od dwóch lat jestem managerem sali bankietowej, chcialabym w przyszłym roku otworzyć swoją. Podobno bardzo ciezko jest dostać dofinasowanie na lokal gastronomiczny, a w sumie to moja jedyna szansa. Mam nadzieje,że mi się uda. Pana blog jest bardzo przydatny.

    • Luk

      Dziękuję i życzę powodzenia. A co do dofinansowania, to na gastronomię jest taka sama szansa, jak na sklep czy zakład fryzjerski. Choć wysokość dofinansowania jest niewielka, biorąc pod uwagę koszty wejścia w biznes gastronomiczny.

  • janek

    LUK otwieram lokal gdzie wczesniej tez byla gastronomia nie lepiej bedzie odebrac sanepid przed remontem “na stary lokal” a potem wyremontowac ? (uklad i przeznaczenie pomieszczen nie ulegnie zmianie, tylko bar bedzie stal w innym miejscu)

    • Luk

      Teoretycznie możesz tak zrobić. W praktyce zalecane byłoby po zmianie miejsca baru starać się o jeszcze jedną kontrolę, ponieważ droga czysta i brudna mogą się zmienić.

      • janek

        Droga czysta i brudna pozostaną bez zmian. Zastanawiam się bardziej nad tym ze w miejscu nowego baru będzie np. nowy zlew, płyta indukcyjna (grzane piwo) to nie stanowi duzego problemu ?

        • Luk

          Płyta nie stanowi problemu. A przez nowy zlew mam rozumieć, że to następca starego, czy zupełnie nowy – kolejny do kolekcji? :) W każdym razie w dokumentacji GMP/GHP musisz mieć wypisane wszystkie urządzenia wraz z ich instrukcjami obsługi.
          Reasumując, zawsze łatwiej i prościej jest zaprosić Sanepid do odbioru dotychczasowego lokalu i zapytać o warunki rozbudowy “w przyszłym terminie”.

        • janek

          Zlew zupełnie nowy. Bar zostanie przeniesiony w inne miejsce czyli obecny zlew zostanie zlikwidowany a nowy bedzie usytuowany w nowym miejscu. Przy nowym barze beda tez lodówki, których teraz w ogole nie ma w lokalu.

  • Luk

    Bardzo mi miło :)

  • Luk

    Cześć, piszesz że targetem będą uczniowie LO. Rozumiem, że zrobiłaś sondę wśród uczniów i wiesz, że zdrowa żywność jest w kręgu ich zainteresowań? Kawa ok, słodycze ok. Ale jabłka i banany to są teraz w sklepikach szkolnych. Nie ma za to pączków, coli i innego śmieciowego jedzenia. Jak ograniczyć koszty pisałem tutaj: http://www.niepoddawajsie.pl/jak-obnizyc-koszty-prowadzenia-firmy-10-prostych-tipsow/ a z kim wejść w układy, to najlepiej z uczniami ;) i z producentami rzecz jasna.

  • Alina

    Hej. Czy te haccp mozna zrobić samemu? czy to musi firma zrobić? Czy jezeli rozwale jedna scianke w lokalu to musze wziac projektanta ktory zmieni mi projekt? czy architekt powinien dogadac sie z rzeczoznawca? jak to sensownie zgrać? Jestem sama, dam sobie rade z otwarciem kawiarni w pojedynke? oczywiscie zamierzam zatrudnic kogos na stanowisku baristy ale czy dam rade sama pozałatwiać wszystkie sprawy związane z otwarciem firmy czy będzie cięzko?

    • Luk

      Oczywiście, że można zrobić HACCP samemu. Tak samo jak i biznesplan można samemu napisać. A co do wyburzania ścian to lepiej najpierw skontaktować się z architektem, który to musi zaklepać. Rzeczoznawca musi zaklepać projekt. Człowiek nie jest alfą i omegą, na prawdę warto skorzystać z usług fachowców. Znajdziesz ich między innymi tutaj: http://www.managero.pl

  • M

    O ile nie zakładasz knajpy dla głuchoniemych???? To już jest dyskryminacja, brak taktu, nietolerancja… Głusi mają swój język, nie są niemi… Nie słyszą muzyki ale czują drgania. Chamsko napisane! Żal!

    • Luk

      W imię tolerancji (??) chcesz mi wmawiać, że niemi nie są niemi? Napisz jeszcze, że niewidomi tak na prawdę widzą, bo mają psa przewodnika albo laskę, która widzi za nich :) Pomyliła Ci się po prostu “mowa” z “językiem”. Niemi mają swój język – migowy. Ale jakby to nietaktownie nie brzmiało – nie mówią. Pozdr

  • Aleksandra Zaremba

    Luku pomocy! Przejmuję kawiarnię po poprzednim właścicielu, chce zrobić mały remont ale nie zmieniam zakresu usług. Czy z racji tego ze ma on koncesje na alkohol i wszystkie pozwolenia kontrole pojdą jakos szybciej? Czy muszę robic wszystko tak jakbym zaczynala od poczatku?

    • Luk

      Cześć, koncesja jest na firmę tak samo jak odbiór sanepidu. Na pewno pójdzie łatwiej i szybciej ale trzeba te procedury przejść po kolei. Powodzenia!

  • kozianin1

    czy uruchamiając telewizor w barze typu kebab wystarczy placić abonament radiowo telewizyjny czy ZAiKS i tak mnie dopadnie ?

  • Janek

    Jakie powinienem podjąć działania uwarunkowane przepisami prawa w zakresie bezpieczeństwa procesów produkcyjnych oraz ochrony konsumenta?

  • Rubia Chica

    Świetny artykuł i cały blog! Dzięki Tobie dowiedziałam się wielu rzeczy, o których nie miałam pojęcia.
    Mam kilka pytań do Ciebie:
    – Czy jeśli w mojej restauracji zrezygnuję z muzyki, a zdecyduję się na korzystanie z TV, wystarczy, że będę opłacała abonament radiowo-telewizyjny i płaciła co miesiąc operatorowi?
    – W lokalu, w którym mam zamiar otworzyć swoją restaurację mieściła się wcześniej inna knajpa, więc jest już dostosowany pod gastronomię i był “odbierany” przez Sanepid. Czy mimo wszystko muszę zlecać badanie wody i “zaprosić” ich do siebie ponownie, nawet jeśli nie dokonuję żadnych zmian?

    • Luk

      Cześć, tv też podchodzi pod ZAiKS jeśli o to Ci chodzi. Odbiór jest zawsze na firmę, nigdy na lokal. Projekt oczywiście sobie zostaw i dołącz do dokumentów.

      • Rubia Chica

        Ale bez sensu… Nawet jeśli włączone byłyby tylko mecze i ew. od czasu do czasu jakiś program tv (nie na stacji muzycznej)?

        • Luk

          Tak, polecam zapoznać się z cennikiem ZAiKSu i zobaczyć za co biorą pieniądze.

  • Kinga Jurkiewicz

    Przed otwarciem kawiarni warto też skorzystać z szkoleń jakie proponuje PanKawka. Pieniądze jakie trzeba włożyć w taki biznes są spore a samo prowadzenie takiego lokalu, nie takie łatwe jak się wydaje. Bardzo łatwo można wszystko stracić.